Se devi lasciare l'ufficio per un po' o hai intenzione di andare in vacanza, potresti voler far sapere alle persone che ti inviano e-mail che sei via. Se disponi di un account Exchange, Outlook viene fornito con la funzionalità integrata. Se non disponi di un account Exchange, puoi comunque rispondere automaticamente alle email creando alcune regole. Segui questa guida per impostare le tue risposte automatiche, indipendentemente dal fatto che tu disponga o meno di un account Exchange.
Passi
Metodo 1 di 4: Outlook 2010/2013
Passaggio 1. Attiva le risposte automatiche
Seleziona una cartella Exchange. Seleziona la cartella dal tuo archivio messaggi. Devi avere una cartella Exchange selezionata per vedere l'opzione Risposte automatiche. Aprire il menu Risposte automatiche (fuori sede). Puoi trovarlo facendo clic sulla scheda File e quindi selezionando la scheda Informazioni.
Passaggio 2. Configura le tue risposte
Nel menu Risposte automatiche, seleziona la casella Invia risposte automatiche. È possibile regolare l'ora in cui l'assistente è attivo selezionando la casella e impostando l'intervallo di data e ora.
Passaggio 3. Scrivi le tue risposte
Per le email inviate dal tuo server di scambio, usa la scheda Dentro la mia organizzazione. Per le risposte alle e-mail ricevute da chiunque altro, utilizza la scheda Fuori dalla mia organizzazione. Una volta che sei soddisfatto delle tue risposte, fai clic su OK.
Passaggio 4. Disabilita le risposte automatiche
Se imposti un intervallo di date per le risposte automatiche, l'assistente terminerà automaticamente al termine dell'intervallo di date. Se non hai impostato un intervallo, continuerà finché non apri il menu Risposte automatiche e selezioni "Non inviare risposte automatiche".
Metodo 2 di 4: Outlook 2007
Passaggio 1. Attivare l'Assistente di Office
Fare clic sulla scheda Strumenti. Nel menu Strumenti, seleziona Assistente fuori sede. Seleziona la casella "Invia risposte automatiche fuori sede". È possibile regolare l'ora in cui l'assistente è attivo selezionando la casella e impostando l'intervallo di tempo e data.
Passaggio 2. Scrivi le tue risposte
Per le email inviate dal tuo server di scambio, usa la scheda Dentro la mia organizzazione. Per le risposte alle e-mail ricevute da chiunque altro, utilizza la scheda Fuori dalla mia organizzazione. Una volta che sei soddisfatto delle tue risposte, fai clic su OK.
Passaggio 3. Disattiva Assistente fuori sede
Se imposti un intervallo di date per le risposte automatiche, l'assistente terminerà automaticamente al termine dell'intervallo di date. Se non hai impostato un intervallo, continuerà finché non apri il menu Risposte automatiche e selezioni "Non inviare risposte automatiche Fuori sede".
Metodo 3 di 4: Outlook 2003
Passaggio 1. Attivare l'Assistente di Office
Nel menu Strumenti, seleziona Assistente fuori sede. Seleziona la casella "Sono attualmente fuori ufficio".
Passaggio 2. Scrivi le tue risposte
Nella casella denominata "Risposta automatica solo una volta a ciascun mittente con il seguente testo:" inserisci la risposta con cui desideri rispondere.
Passaggio 3. Aggiungi regole
Puoi aggiungere regole all'assistente, ad esempio inoltrare messaggi da determinati mittenti a un altro destinatario. Fare clic sul pulsante Aggiungi regola… per configurare una regola personalizzata. Ad esempio, potresti creare una regola che inoltri la posta da un cliente specifico al tuo associato in modo che le email importanti non vengano perse mentre sei via.
Passaggio 4. Disabilita Assistente fuori sede
L'Assistente fuori sede continuerà finché non si apre il menu Risposte automatiche e si seleziona "Non inviare risposte automatiche Fuori sede".
Metodo 4 di 4: inviare una risposta automatica senza un account Exchange
Passaggio 1. Crea il tuo modello
Senza un account Exchange, le opzioni di risposta automatica non sono disponibili. È ancora possibile impostare una risposta automatica utilizzando un modello e alcune regole. Inizia creando una nuova email. Questo sarà il modello per la tua risposta automatica.
- Scegli un soggetto che spieghi succintamente la situazione. Ad esempio “Fuori sede fino a”. Potresti anche scrivere le parole "risposta automatica" nell'Oggetto per far sapere immediatamente al destinatario che la risposta è automatizzata.
- Scrivi un breve messaggio. Nel corpo dell'e-mail, scrivi un messaggio generale che può essere applicato a chiunque lo riceva. Fai sapere al destinatario come contattarti o chi altro contattare.
Passaggio 2. Salva il tuo modello
Quando sei soddisfatto del messaggio, fai clic su Salva con nome… Nel menu a discesa "Salva come", seleziona Modello di Outlook. Questo salverà il file come un modello che viene caricato in Outlook.
Passaggio 3. Creare le regole
Per far funzionare correttamente la risposta automatica, sarà necessario definire alcune regole per automatizzare il processo. In Office 2003/2007, fare clic sul menu Strumenti e selezionare Regole e avvisi. In Office 2010/2013, fare clic sulla scheda File, selezionare Informazioni e quindi fare clic su Regole e avvisi. Si aprirà il menu Regole posta elettronica.
- Fare clic sul pulsante Nuova regola. Ti verrà chiesto di selezionare un modello. Nella sezione "Inizia da una regola vuota", seleziona "Controlla i messaggi quando arrivano". Fare clic su Avanti.
- Definisci a quali messaggi verrà data risposta. Se vuoi rispondere a tutti i messaggi che ricevi nella tua casella di posta, seleziona la casella "dove si trova il mio nome nella casella A". Puoi restringere il campo designando invii specifici o e-mail con parole specifiche nell'oggetto o nel corpo. Fare clic su Avanti dopo aver effettuato le selezioni
- Carica il tuo modello. Seleziona la casella "Rispondi utilizzando un modello specifico" nella finestra successiva per caricare il messaggio che hai creato in precedenza. Fare clic sul collegamento nella descrizione della casella per "un modello specifico". Si aprirà una finestra di dialogo che ti chiederà dove cercare i modelli. Seleziona "Modelli utente nel file system". Apri il messaggio che hai creato in precedenza.
- Imposta le tue eccezioni. Una volta caricato il modello, puoi definire le istanze in cui non desideri che la risposta venga inviata, ad esempio a un destinatario specifico o per tipi specifici di messaggi. Fare clic su Avanti dopo aver effettuato le selezioni.
- Dai un nome alla tua regola. Prima di poter finire, dovrai impostare un nome per la tua regola. Utilizza qualcosa che sia facile da ricordare in modo da poter disabilitare rapidamente la regola in futuro. Seleziona la casella "Attiva questa regola" per attivare la regola, quindi fai clic su Fine.
Passaggio 4. Disabilitare la regola
Quando sei tornato in ufficio, puoi disabilitare la regola aprendo nuovamente il menu Regole e avvisi. Seleziona la regola Fuori sede che hai creato dall'elenco delle regole attive, quindi fai clic sul pulsante Elimina.
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Suggerimenti
- L'organizzazione è generalmente definita come la tua azienda e include persone che hanno un account Exchange Server sul tuo sistema di posta elettronica.
- Il menu Strumenti viene visualizzato nella finestra principale di Outlook. La finestra principale è la stessa finestra che appare all'avvio di Outlook e include i menu File, Modifica, Visualizza, Vai, Strumenti, Azioni e Guida. Non è presente il menu Strumenti nelle finestre in cui si creano o si visualizzano elementi come messaggi di posta elettronica, contatti o attività.
- Quando la casella di controllo Rispondi automaticamente a persone esterne alla mia organizzazione è selezionata, la scheda Fuori dalla mia organizzazione viene visualizzata (Attivo) accanto al nome della scheda.
- Il contatto deve esistere nella cartella Contatti di Exchange Server. Se il contatto esiste solo in una cartella che fa parte di un file delle cartelle personali (.pst), il messaggio di risposta automatica non verrà inviato.
