Hai scritto un'e-mail fantastica, ma quando arriva il momento di scrivere le dichiarazioni di chiusura non sai cosa dire. È del tutto normale. Trovare un modo chiaro e conciso per terminare un'e-mail può essere frustrante, ma non impossibile. Tutto quello che devi fare è aggiungere un breve riepilogo dei tuoi punti, offrire una chiusura amichevole e firmare con la parola o la frase giusta.
Passi
Metodo 1 di 3: conclusione di un'e-mail formale
Passaggio 1. Riafferma il tuo scopo per la scrittura
Questo non è necessario per e-mail brevi o risposte rapide alla domanda di qualcuno. Se hai scritto una lunga e-mail, o se hai a che fare con più argomenti o preoccupazioni, aggiungi una breve frase conclusiva per riassumere le tue informazioni o la tua richiesta.
Se, ad esempio, ti stai candidando per un lavoro, puoi includere informazioni relative alle tue credenziali e alla tua esperienza. Puoi quindi riassumere la tua email scrivendo: "In base al mio background e alla mia esperienza, credo che sarei un ottimo candidato per questa posizione"
Passaggio 2. Aggiungi una linea conclusiva
In una frase, concludi la tua email con un'espressione di gratitudine o una richiesta di contatto. Se stai contattando qualcun altro, puoi scrivere "Grazie per il tuo tempo" o "Non vedo l'ora di incontrarti". Se stai rispondendo a qualcuno, puoi chiudere con "Non esitare a contattarmi se hai ulteriori domande".
La chiusura esatta che dovresti usare dipende dall'oggetto della tua email. Ricorda solo di mantenere la tua conclusione breve, educata e pertinente alla tua email
Passaggio 3. Scegli la tua firma
L'approvazione è sempre prevista al termine di un'e-mail formale. Quando concludi un'e-mail formale, scegli una conclusione educata e rispettosa. Prova una chiusura come "Saluti", "Cordiali saluti", "Grazie" o "I migliori auguri".
- Evita di usare abbreviazioni o abbreviazioni. È sempre meglio scrivere le parole complete in una firma formale.
- Cerca di evitare chiusure troppo ravvicinate o formali. Le firme come "Love" sono troppo personali per un'e-mail formale, mentre "Respectfully Yours" è appropriato solo quando si rivolge a funzionari governativi.
Passaggio 4. Digita il tuo nome completo
Quando termini un'e-mail formale, vuoi sempre utilizzare il tuo nome e cognome. Non sai quante persone di nome John o Lisa conosce il destinatario. L'aggiunta del tuo cognome li aiuta a ricordarti più velocemente e in modo più chiaro.
Metodo 2 di 3: terminare un'e-mail informale
Passaggio 1. Fornire un motivo per terminare l'e-mail
Concludi delicatamente la tua email dando una breve osservazione di chiusura prima di firmare. Dovrebbe essere amichevole e non deve contenere molti dettagli. Una frase come "Comunque, ho bisogno di colpire i libri!" è un ottimo commento conclusivo.
Passaggio 2. Mantieni aperta la linea di comunicazione
Aggiungi una breve dichiarazione per far sapere al destinatario che desideri ricevere una risposta da loro. Scrivere "Fammi sapere se hai bisogno di qualcos'altro" o "Non vedo l'ora di sapere cosa hai combinato" è amichevole e informale.
Passaggio 3. Disconnettersi
Terminare un'e-mail informale può essere molto più casuale di un'e-mail formale. A seconda del destinatario, le firme possono includere:
- Amore
- Saluti
- Ci vediamo
- Il vostro
- Ciao
Passaggio 4. Firma con il tuo nome
Con un'e-mail informale, in genere non è necessario firmare per intero il proprio nome. Il destinatario sa già chi sei. È perfettamente accettabile firmare solo con il tuo nome.
Se stai scrivendo a qualcuno vicino a te, puoi anche usare un soprannome. Se amici o familiari ti chiamano con un soprannome, può essere divertente e amichevole usarlo quando ti disconnetti
Metodo 3 di 3: utilizzo di un blocco firma
Passaggio 1. Decidi se è necessaria una firma
Se stai inviando un'e-mail personale, non è necessaria una firma. Un blocco della firma include informazioni tra cui il tuo titolo, le tue informazioni di contatto e le informazioni sulla tua azienda o organizzazione. Non preoccuparti di includere queste informazioni se stai inviando un'e-mail informale o personale. Invece, firma solo con il tuo nome.
- Spesso, la tua azienda o organizzazione richiederà una firma e ti faranno sapere quali informazioni richiedono. Chiedi alla tua azienda se ha un blocco di firme standardizzato che vuole che tu usi.
- Se la tua azienda non fornisce un blocco di firma standard, puoi anche copiare un blocco da qualcun altro nella tua organizzazione e sostituire i suoi dettagli di contatto con i tuoi.
Passaggio 2. Aggiungi le tue informazioni
Il tuo blocco della firma dovrebbe includere alcune cose di base. Dovrebbe contenere almeno il tuo nome e cognome, il tuo titolo, il tuo numero di telefono e il tuo indirizzo email. Puoi anche scegliere di includere il logo della tua azienda o organizzazione, il sito web e i link ai social media come LinkedIn, YouTube e Facebook.
- Se la tua azienda o organizzazione non ha un formato di firma standard, segui questo flusso di base: inserisci prima il tuo nome, seguito dal tuo titolo nella riga successiva. Quindi, aggiungi la tua e-mail e il numero di telefono e inserisci per ultime le informazioni sulla tua azienda o sul gruppo.
- Cerca di mantenere la tua firma breve e semplice. Usa tre o quattro righe di testo. Aggiungi un logo invece di digitare il nome della tua azienda e usa una serie di icone di social network invece di digitare gli URL.
- Fai attenzione a includere troppe informazioni sui social media. I link dovrebbero andare alle informazioni sui social media della tua azienda. Se la tua azienda non ha account sui social media, generalmente non è appropriato collegarsi ai tuoi account a meno che non ti venga espressamente richiesto di farlo.
Passaggio 3. Salva la tua firma per un uso ripetuto
La maggior parte dei client di posta elettronica, inclusi Gmail e Outlook, ti consente di salvare la tua firma in modo da poterla aggiungere con un clic invece di digitarla. Controlla sotto le tue impostazioni e-mail per impostare la tua firma.
