L'Assistente fuori sede in Microsoft Outlook ti consente di impostare una risposta automatica che viene inviata alle persone che ti inviano un'e-mail quando non sei disponibile o non sei in ufficio. La funzionalità Fuori sede è disponibile solo per gli utenti con un account Microsoft Exchange; tuttavia, gli utenti privati con account non di Exchange possono creare un modello fuori sede e creare una regola per fare in modo che Outlook invii automaticamente la risposta. Se non sei sicuro di quale account possiedi, sappi che gli account Exchange sono più comunemente account aziendali o scolastici. Questo articolo ti mostrerà come impostare una risposta fuori sede in Outlook con un account Exchange e non Exchange.
Passi
Metodo 1 di 4: utilizzo di Outlook 2019-2010 e Outlook per Office 365
Passaggio 1. Avvia Microsoft Outlook sul tuo personal computer
Troverai questa applicazione nel menu Start.
Passaggio 2. Fare clic su Informazioni nella scheda File
Lo vedrai nella barra multifunzione sopra la Posta in arrivo, insieme a Home, Invia/Ricevi, Cartella, Visualizza e Gruppi.
Passaggio 3. Fare clic su Risposte automatiche (fuori sede)
Si aprirà la finestra di dialogo Risposte automatiche.
Se questa opzione non è disponibile, è possibile che tu stia utilizzando un account non di Exchange. Segui il metodo in questo articolo per abilitare le risposte automatiche per gli account non di scambio
Passaggio 4. Fare clic per selezionare la casella accanto a "Invia risposte automatiche
” Quando fai clic sulla casella, si riempirà di un segno di spunta per indicare che è stata abilitata.
Se desideri specificare un'ora, fai clic per selezionare la casella accanto a "Invia solo durante questo intervallo di tempo", quindi seleziona un'ora di inizio e un'ora di fine. Ad esempio, se prevedi di andare in vacanza per due settimane, seleziona l'intervallo di date durante il quale sarai in vacanza in modo che la risposta automatica sia attiva solo mentre sei fuori
Passaggio 5. Fare clic sulla scheda All'interno della mia organizzazione
Lo vedrai sopra la grande casella di testo vuota.
Passaggio 6. Digita la risposta automatica che desideri venga inviata alle persone che ti inviano un'email dal tuo ufficio o azienda
Passaggio 7. Fare clic sulla scheda Fuori dalla mia organizzazione
Lo vedrai sopra la grande casella di testo vuota.
Passaggio 8. Digita la risposta automatica che desideri venga inviata alle persone che ti inviano email dall'esterno dell'organizzazione
C'è un menu a discesa per il tipo di carattere e la dimensione del carattere, nonché i pulsanti per formattare il testo nel messaggio
Passaggio 9. Fare clic su OK
Le persone che ti inviano un'email mentre sei fuori ufficio riceveranno le risposte automatiche che hai creato. Se non hai selezionato un intervallo di tempo, la risposta automatica verrà inviata fino alla disattivazione della funzione.
Metodo 2 di 4: utilizzo di Outlook 2007
Passaggio 1. Avvia Microsoft Outlook sul tuo personal computer
Lo troverai nel menu Start.
Passaggio 2. Fare clic su Assistente fuori sede nella scheda Strumenti
Troverai la scheda Strumenti nel menu in alto a sinistra della finestra del programma. Si aprirà la finestra di dialogo Regole fuori sede.
Se questa opzione non è disponibile, potresti utilizzare un account non di Exchange. Segui il metodo in questo articolo per abilitare le risposte automatiche per gli account non di scambio
Passaggio 3. Fare clic per selezionare il cerchio accanto a "Invia risposte automatiche fuori sede
”
Se desideri specificare un'ora, fai clic per selezionare la casella accanto a "Invia solo durante questo intervallo di tempo", quindi seleziona un'ora di inizio e un'ora di fine. Ad esempio, se prevedi di andare in vacanza per due settimane, seleziona l'intervallo di date durante il quale sarai in vacanza in modo che la risposta automatica sia attiva solo mentre sei fuori
Passaggio 4. Fare clic sulla scheda All'interno della mia organizzazione
Lo vedrai sopra la grande casella di testo vuota.
Passaggio 5. Digita la risposta automatica che desideri venga inviata alle persone che ti inviano un'email dal tuo ufficio o azienda
Passaggio 6. Fare clic sulla scheda Fuori dalla mia organizzazione
Lo vedrai sopra la grande casella di testo vuota.
Passaggio 7. Digita la risposta automatica che desideri venga inviata alle persone che ti inviano email dall'esterno dell'organizzazione
C'è un menu a discesa per il tipo di carattere e la dimensione del carattere, nonché i pulsanti per formattare il testo nel messaggio
Passaggio 8. Fare clic su OK
Le persone che ti inviano un'email mentre sei fuori ufficio riceveranno le risposte automatiche che hai creato. Se non hai selezionato un intervallo di tempo, la risposta automatica verrà inviata fino alla disattivazione della funzione.
Metodo 3 di 4: utilizzo di Outlook 2003
Passaggio 1. Avvia Microsoft Outlook sul tuo personal computer
Troverai questo programma nel menu Start.
Passaggio 2. Fare clic su Assistente fuori sede nella scheda Strumenti
Troverai la scheda Strumenti nel menu in alto a sinistra della finestra del programma. Si aprirà la finestra di dialogo Regole fuori sede.
Se questa opzione non è disponibile, è possibile che tu stia utilizzando un account non di Exchange. Segui il metodo in questo articolo per abilitare le risposte automatiche per gli account non di scambio
Passaggio 3. Fare clic per selezionare il cerchio accanto a "Sono attualmente fuori sede
”
Passaggio 4. Digitare un messaggio nella casella di testo
Le persone che ti inviano un'email riceveranno la tua risposta solo una volta fino al tuo ritorno in ufficio.
Passaggio 5. Fare clic su OK
Tutte le parti che ti inviano un'email riceveranno la tua risposta Fuori sede a tempo indeterminato o finché non selezioni "Sono attualmente in ufficio".
Metodo 4 di 4: utilizzo di account non di scambio
Passaggio 1. Avvia Microsoft Outlook sul tuo personal computer
Lo troverai nel menu Start.
Passaggio 2. Fare clic su Nuova email nella scheda Home
Vedrai la scheda nella barra multifunzione sopra la Posta in arrivo, insieme a File, Invia/Ricevi, Cartella, Visualizza e Gruppi. Si aprirà un'e-mail vuota.
Passaggio 3. Modifica l'e-mail del modello fuori sede
Lascia le righe A… e CC… vuote.
- Digita un oggetto per l'email, ad esempio "Fuori sede", in modo che le persone sappiano che stanno ricevendo una risposta automatica da parte tua.
- Digita la risposta che desideri venga inviata automaticamente a coloro che ti inviano un'email nel corpo del messaggio di posta elettronica. Questo messaggio verrà utilizzato come modello "fuori sede".
Passaggio 4. Fare clic sulla scheda File e fare clic su Salva con nome
Si aprirà la finestra di dialogo "Salva con nome".
Passaggio 5. Fare clic su Modello di Outlook dal menu a discesa "Salva come tipo"
Passaggio 6. Digitare un nome per il modello di messaggio, quindi fare clic su Salva
Questo modello ora può essere utilizzato ogni volta che non sei disponibile via e-mail sul tuo account Outlook personale.
Passaggio 7. Fare clic sulla scheda File e fare clic su Gestisci regole e avvisi
Per fare in modo che il tuo modello venga inviato automaticamente agli utenti mentre non sei disponibile, devi creare una regola che indichi a Outlook di rispondere automaticamente alle email utilizzando questo modello.
Passaggio 8. Fare clic su Nuova regola
Lo vedrai nella scheda Regole email. Verrà visualizzata una finestra di dialogo Creazione guidata regola per guidarti nella creazione di una regola.
Passaggio 9. Fare clic per selezionare "Applica regole ai messaggi che ricevo
” Lo vedrai sotto l'intestazione "Inizia da una regola vuota".
Clic Prossimo due volte per procedere con la creazione della regola. Farete clic Prossimo in una pagina con opzioni, ma vuoi lasciare vuote le caselle per i passaggi 1 e 2 affinché la regola funzioni.
Passaggio 10. Fare clic sulla casella accanto a "rispondi utilizzando un modello specifico
” Lo vedrai sotto l'intestazione "Cosa vuoi fare con il messaggio?"
Passaggio 11. Fare clic sul collegamento "un modello specifico" nel passaggio 2
Apparirà una casella.
Passaggio 12. Selezionare "Modelli utente nel file system" dal menu a discesa "Cerca in"
Fare doppio clic per selezionare il modello creato in precedenza da utilizzare come risposta automatica fuori sede
Passaggio 13. Fare clic su Avanti
Verrai indirizzato all'ultimo passaggio della procedura guidata per le regole in cui puoi denominare la regola, impostare eccezioni e rivederla.
Digita un nome per la regola di risposta automatica che hai creato
Passaggio 14. Fare clic su Fine
Tutti gli utenti che ti inviano un'email ora riceveranno la risposta automatica che hai creato utilizzando il modello.
