Se lavori da un po', probabilmente sai quanto siano importanti le email. Poiché non c'è modo di trasmettere il tono o il linguaggio del corpo su Internet, è facile interpretare erroneamente il messaggio di qualcuno quando lo vedi su uno schermo. Continua a leggere per scoprire come scrivere e-mail chiare, concise ed efficaci in un ambiente professionale.
Passi
Metodo 1 di 10: scrivi e-mail quando puoi concentrarti
Passaggio 1. Se sei distratto, la tua email potrebbe non essere così ben organizzata
Quando hai un'e-mail da scrivere, prova a sederti senza interruzioni quando non stai pensando a un milione di altre cose. La tua scrittura sarà più chiara e sarai in grado di concentrarti sulla grammatica, sul tono e sul messaggio generale.
- Questo è particolarmente importante se la tua email viene inviata a più persone.
- Scrivi e-mail in una stanza tranquilla e metti via il telefono e altre distrazioni.
Metodo 2 di 10: imposta il tono con le prime parole
Passaggio 1. La tua frase di apertura può avere un grande impatto
Se desideri che il tuo tono sia leggero e casual, apri con qualcosa come "Ciao Jessica! Spero tu abbia avuto un buon fine settimana." Se vuoi mantenerlo un po' più professionale, dì qualcosa come "Ciao David".
Cerca di evitare qualsiasi cosa troppo soffocante, come "Caro Robert". Sembra un po' impersonale
Metodo 3 di 10: mantieni le tue email brevi
Passaggio 1. I messaggi prolissi tendono a confondere il destinatario
Cerca di essere breve e conciso, se possibile. Mantieni le frasi brevi e non aggiungere troppi dettagli: se ti ritrovi a scrivere più di 1 o 2 paragrafi, dovresti probabilmente fornire le informazioni alle persone tramite chat video o di persona.
- Cerca di arrivare rapidamente al punto ed evita di scrivere un sacco di convenevoli.
- Le persone tendono a leggere le e-mail in brevi raffiche. Se aggiungi troppe informazioni, è probabile che alcune di esse andranno perse.
- Mantieni le tue e-mail brevi, ma cerca di evitare frasi brusche o risposte di una sola parola. Possono sembrare un po' maleducati, soprattutto davanti allo schermo di un computer.
Metodo 4 di 10: indica chiaramente ciò di cui hai bisogno
Passaggio 1. Se stai richiedendo qualcosa, assicurati che sia comprensibile
Non parlare in giro di ciò di cui hai bisogno in modo chiaro e diretto, quindi non ci sono fraintendimenti. Se c'è una sequenza temporale, assicurati di includerla anche tu. Assicurati di mantenere il tuo tono leggero, però. Ad esempio:
- "Ho bisogno di quel rapporto mensile sui progressi nella mia casella di posta entro lunedì sera."
- "Se potessi inviarmi quel modulo di feedback della squadra entro la fine della settimana, sarebbe fantastico."
Metodo 5 di 10: organizza i tuoi pensieri con i paragrafi
Passaggio 1. Aiuterà le persone a leggere facilmente le informazioni
Quando passi a un nuovo argomento, separalo con un nuovo paragrafo in modo che la tua email sia scremabile. Aiuterà il tuo lettore a scansionare rapidamente il messaggio per trovare le parti più rilevanti per lui.
Usa parole come "anche", "successivo" e "finalmente" per iniziare i paragrafi
Metodo 6 di 10: aggiungi una riga dell'oggetto specifica
Passaggio 1. Fai sapere alle persone di cosa tratta esattamente l'e-mail
Assicurati che il tuo soggetto sia specifico; ad esempio, invece di scrivere "Rapporto", prova qualcosa come "Rapporto di pianificazione mensile: giugno 2021". I tuoi colleghi saranno più propensi ad aprirlo e leggerlo se sanno che è importante e rilevante per loro.
Questo aiuta anche a tenere le tue e-mail fuori dalla cartella spam
Metodo 7 di 10: correzione di bozze per errori di battitura
Passaggio 1. Gli errori possono davvero eliminare il tuo messaggio
Sebbene la maggior parte dei correttori ortografici catturi le parole errate, non saranno in grado di rilevare la scelta della parola sbagliata o il nome errato di qualcuno. Dovresti anche leggere attentamente la punteggiatura mancante o gli errori grammaticali, poiché questi possono far pensare al lettore che non ti interessi. Dedica dai 2 ai 3 minuti a leggere la tua email prima di inviarla per assicurarti che non ci siano errori palesemente evidenti.
In un ambiente professionale, è molto importante scrivere correttamente il nome di qualcuno. Prenditi un minuto per ricontrollare di averlo subito prima di inviarlo per evitare qualsiasi imbarazzo in futuro
Metodo 8 di 10: rileggi le tue e-mail per il tono
Passaggio 1. Pensa a come i tuoi destinatari leggeranno il tuo messaggio
Qualcosa come "Parliamo dopo" potrebbe sembrarti innocente, ma il tuo collega che lo legge potrebbe pensare di essere nei guai o che tu sia arrabbiato. Cambialo in qualcosa come "Hai tempo per parlare più tardi delle imminenti modifiche al rapporto?" per essere un po' più chiaro.
- Non usare mai tutte le maiuscole nelle tue e-mail! Scrivere una frase in maiuscolo è di solito visto come urlare a qualcuno attraverso lo schermo di un computer.
- Invece di qualcosa come "Invia le modifiche entro domani mattina". prova qualcosa del tipo: "Dato che la scadenza è domani pomeriggio, avrò bisogno delle tue modifiche entro domani mattina. Fammi sapere se quella linea temporale funziona per te."
Metodo 9 di 10: Pausa prima di rispondere a un'e-mail provocatoria
Passaggio 1. Se ricevi un'e-mail che ti fa arrabbiare, prenditi un secondo per respirare
Invece di creare una risposta tagliente, conta fino a 10 (o 1.000) finché non ti senti calmo. Quindi, rileggi l'e-mail per vedere se è davvero offensiva o meno. È probabile che tu abbia frainteso un po' il messaggio, e in realtà non è così male.
Se senti ancora il bisogno di creare una risposta arrabbiata, attendi 24 ore prima di inviarla. Quindi, rivedi la tua risposta dopo un giorno per vedere se vuoi ancora inviarla o meno
Metodo 10 di 10: dai alle persone il beneficio del dubbio
Passaggio 1. È difficile trasmettere un tono positivo in un'e-mail
Se leggi qualcosa che ti ha mandato un collega e ti senti subito offeso, fai un passo indietro e rileggi quello che hanno scritto. Prova a chiederti se c'è un altro modo in cui il tono può essere interpretato: questa email è davvero maleducata o sono solo schietti?
Ad esempio, qualcuno potrebbe scrivere: "Ho bisogno di quel rapporto entro stasera". A prima vista, questo sembra un po' freddo e privo di emozioni. Tuttavia, non è necessariamente scortese, è solo fattuale e breve
Suggerimenti
Le e-mail sono spesso considerate non urgenti. Se hai bisogno di una risposta subito, prova a parlare con il tuo collega di persona o tramite chat video
Avvertenze
- Anche se emoji ed emoticon indicano il tono, non usarli per un'e-mail professionale.
- Non inviare e-mail offensive o provocatorie, soprattutto a una persona che non conosci molto bene.
