Se la tua linea di lavoro richiede di entrare in contatto con i clienti tramite telefono, è probabile che ti ritrovi a lasciare molti messaggi vocali. Ma cosa dovresti dire esattamente dopo il segnale acustico? Può essere snervante cercare di richiamare tutte le informazioni rilevanti di cui hai bisogno per trasmettere, e di conseguenza i dettagli importanti vengono tralasciati. Lascia i messaggi sventati e improvvisati inventando un sistema per lasciare i messaggi vocali. Eseguendo una rapida lista di controllo nella tua testa, puoi assicurarti di aver fornito tutte le informazioni necessarie per trasmettere al destinatario e migliorare le tue possibilità di essere richiamato.
Passi
Parte 1 di 3: identificarsi
Passaggio 1. Usa il giusto tono di voce
Non appena inizi a registrare il tuo messaggio, parla con una voce chiara e udibile. Non borbottare o parlare troppo velocemente. Fai del tuo meglio per sembrare interessato ed energico per attirare l'attenzione del tuo ascoltatore. Anche se il destinatario non può vederti, il tuo tono generale verrà trasmesso al telefono, quindi assicurati di trasmettere quello giusto.
- Enuncia tutto ciò che dici. Una cattiva ricezione può distorcere la tua voce e farti tagliare fuori. Anche una normale voce parlante può diventare confusa al telefono.
- La qualità della tua voce dovrebbe riflettere adeguatamente il modo della chiamata. Ad esempio, va bene sembrare eccitato quando lasci un messaggio vocale per congratularti con tuo nipote per il suo diploma di scuola superiore. Se stai offrendo le condoglianze a un amico in lutto, tuttavia, dovresti mantenere un tono solenne e rispettoso.
Passaggio 2. Menziona il tuo nome
Per prima cosa dai il tuo nome al destinatario. In questo modo, la persona che chiami saprà subito chi sei. Un semplice "questo è (il tuo nome)" andrà bene nella maggior parte delle situazioni, o un più introduttivo "il mio nome è (nome completo)" se la persona che stai chiamando non ti ha mai incontrato prima. Amici e parenti ti riconosceranno senza bisogno di ulteriore identificazione. Se si tratta di una chiamata professionale, avranno un nome da associare alla voce e al messaggio, che aiuterà ad aprire una linea di comunicazione più personale.
- Questo passaggio sembra scontato, ma spesso viene dimenticato dai chiamanti quando vengono messi sul posto.
- Se hai un titolo di lavoro o una descrizione di te stesso che potrebbe rivelarsi utile per il destinatario in una chiamata di follow-up, elencalo dopo il tuo nome, ad esempio "Mi chiamo Dr. Holdsworth, radiologo senior presso il Sacred Heart Medical Center," o "questa è Gloria Carpenter, sono la madre di Chloe della scuola."
Passaggio 3. Lascia il tuo numero di telefono
Recita il tuo numero di telefono subito dopo il tuo nome. La maggior parte dei chiamanti attende fino alla fine del messaggio vocale per fornire le proprie informazioni di contatto, ma se il destinatario non le rileva la prima volta, sarà costretto a riascoltare l'intero messaggio. Ricorda di parlare lentamente ed enunciare quando lasci il tuo numero di telefono in modo che sia comprensibile.
- Un modo semplice per offrire il tuo numero di telefono all'inizio del messaggio è dire qualcosa come "questo è (il tuo nome), il mio numero è (il tuo numero di telefono)" o "il mio nome è (nome) chiamando da (numero).”
- Nonostante la prevalenza delle funzionalità di identificazione del chiamante, è sempre consigliabile lasciare il tuo numero di telefono nel caso in cui la persona che stai chiamando non abbia il tuo numero salvato o stai richiedendo di richiamare la tua chiamata su un interno diverso.
Passaggio 4. Effettuare una connessione
Quando si ascoltano messaggi vocali o messaggi di lavoro provenienti da mittenti sconosciuti, le persone inizieranno a diventare sospettose o disinteressate se non sanno chi sei o perché stai chiamando. Mettili a loro agio menzionando un amico o un riferimento in comune che ti ha fornito il loro numero. Ancora una volta, questo rende la chiamata più personale. La segreteria ti sembrerà meno invasiva e avrai maggiori probabilità di ricevere una risposta.
- Prova a fare una breve introduzione che indichi l'ascoltatore, ad esempio "Ho ricevuto il tuo numero da Pat, che dice che sei interessato a vendere la tua barca".
- Anche se non stai effettuando una chiamata di lavoro, stabilire una connessione può aiutare a far sentire il tuo destinatario più a suo agio. "Questo è Bob, il tuo vicino di casa dall'altra parte della strada" è più simpatico di "Questo è Robert Henderson".
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Parte 1 Quiz
Se stai lasciando un messaggio per un amico o un parente, come dovresti presentarti?
Con solo il tuo nome.
Esattamente! Se stai chiamando qualcuno che ti conosce bene, sarà in grado di identificarti solo dal tuo nome. Lasciare il tuo nome completo per un familiare o un amico sembrerà rigido e imbarazzante. Continua a leggere per un'altra domanda del quiz.
Con solo il tuo cognome.
Riprova! A meno che non usi il tuo cognome con i tuoi amici, è strano presentarti in quel modo in un messaggio vocale. E molti dei tuoi familiari probabilmente hanno lo stesso cognome, quindi questo non li aiuterà a identificarti. Indovina ancora!
Con il tuo nome completo.
Non proprio! Dovresti lasciare il tuo nome completo se stai lasciando un messaggio vocale per qualcuno che non hai mai incontrato. Ma un familiare o un amico non avrà bisogno del tuo nome completo per identificarti. Indovina ancora!
In realtà, non hai bisogno di dare il tuo nome a qualcuno che ti conosce bene.
Non necessariamente! Ricorda che parlare al telefono distorce la tua voce. Pertanto, anche le persone che ti conoscono bene potrebbero non riconoscere la tua voce al telefono. Scegli un'altra risposta!
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Parte 2 di 3: Dichiarare la tua attività
Passaggio 1. Pensa a cosa dirai in anticipo
Abbi un'idea chiara di cosa dirai prima di iniziare a lasciare un messaggio vocale. Questo non dovrebbe essere un grosso problema se stai chiamando con un'intenzione specifica, ma sentire il segnale acustico dall'altra parte e sapere che vengono registrati può far sì che molti chiamanti traggano uno spazio vuoto. Suddividi le informazioni in punti elenco e colpisci ciascuno prima di riagganciare.
- Per i messaggi vocali particolarmente urgenti o importanti, prendi in considerazione la possibilità di scrivere un copione approssimativo in anticipo.
- Se ti ritrovi a spaziare, concentrati solo su come ottenere il tuo nome, il numero di richiamata e il motivo della chiamata in poche parole.
- Immagine che stai inviando un messaggio vocale per seguire un interesse romantico per l'appuntamento di ieri sera. Delineare mentalmente il tuo messaggio prima di registrarlo può fare la differenza tra sembrare freddo, calmo e raccolto e un relitto nervoso e balbettante.
Passaggio 2. Mantieni il tuo messaggio breve
Limita il tuo messaggio vocale a 20-30 secondi. Raramente ci sarà un'occasione in cui un messaggio vocale dovrà essere più lungo. Non vuoi annoiare il destinatario con un'introduzione o una storia troppo lunga e tortuosa. Rimani conciso e al punto. Un breve messaggio può effettivamente generare curiosità e persuadere una persona a richiamare quando altrimenti non avrebbe potuto.
- D'altra parte, se lasci un messaggio vocale troppo corto, il destinatario potrebbe pensare che non sia importante e cancellarlo senza nemmeno ascoltarlo. Ciò è particolarmente probabile se chiami da un numero non in elenco.
- Il punto di lasciare un messaggio vocale è costringere qualcuno a richiamarti, non a scaricare tutte le informazioni che avresti condiviso con loro durante la chiamata.
Passaggio 3. Apri con le informazioni più importanti
Vai al sodo ed espliciti il motivo della tua chiamata. Se stai solo toccando la base, dillo; se hai un'offerta di vendita, o stai seguendo una transazione o confermando un appuntamento, informa il destinatario. Il tuo ascoltatore perderà rapidamente interesse e potrebbe eliminare il messaggio se non lo informi in anticipo del tuo scopo.
- Hai solo poco tempo per esprimere il tuo punto di vista. Se giri intorno al cespuglio, il tuo ascoltatore potrebbe rinunciare al messaggio prima di arrivare a qualsiasi informazione cruciale.
- È molto meglio dare notizie difficili come "papà è in ospedale" a bruciapelo e usare il resto del messaggio per consolare e spiegare, piuttosto che girare intorno all'argomento e far preoccupare chi ti ascolta.
Passaggio 4. Sii personale e organico
Resisti alla tentazione di scivolare in una "voce telefonica" ampollosa e dal suono generico. Sii educato, sii te stesso e parla in modo naturale. Le persone possono capire quando qualcuno sta cercando di vendergli qualcosa o se ne sta andando in un certo modo, e saranno molto più propensi a darti l'ora del giorno se sentono che ti stai avvicinando a loro su un piano di parità.
Sembrare che stai leggendo da un copione darà al tuo ascoltatore l'impressione che siano solo un'altra chiamata che devi fare
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Parte 2 Quiz
Quante informazioni dovresti dare durante la tua segreteria?
Il meno possibile, ad esempio il tuo nome e numero.
No! Non cercare di essere misterioso sulla segreteria telefonica, soprattutto se chiami da un numero non in elenco. Se sei troppo criptico, la persona che stai chiamando potrebbe semplicemente eliminare la tua segreteria come non importante. Scegli un'altra risposta!
Quanto basta per spiegare perché dovrebbero richiamarti.
Corretta! Sii conciso, ma dai alla persona che stai chiamando informazioni sufficienti per sapere perché hai chiamato. È più probabile che ti richiamino se non sei né troppo riservato né troppo loquace. Continua a leggere per un'altra domanda del quiz.
Tutte le informazioni che avresti dato se avessero risposto al telefono.
Non esattamente! I messaggi vocali non sostituiscono le conversazioni complete. Se parli per più di 20 o 30 secondi, è probabile che la persona che hai chiamato si annoi o si infastidisca e probabilmente non ti richiamerà. Scegli un'altra risposta!
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Parte 3 di 3: firmare
Passaggio 1. Poni una domanda o una richiesta specifica
Al termine del messaggio, sii specifico sul motivo per cui desideri che il destinatario ti richiami. Poni loro una domanda precisa o fai una richiesta che li motiverà a prendere il telefono. Se si sentono confusi o incerti sulle tue intenzioni dopo aver ascoltato la tua segreteria, non ha fatto il suo lavoro.
- Prova frasi come "fammi sapere come ti è piaciuta la ricetta che ti ho inviato" o "sono interessato a conoscere le tue idee su questa proposta".
- Le persone sono più motivate a mettersi in contatto quando le hai individuate con una richiesta piuttosto che se dici semplicemente "richiamami".
Passaggio 2. Ripeti il tuo nome e le informazioni di contatto
Concludi il tuo messaggio dando ancora una volta all'ascoltatore il tuo nome e numero di telefono. Ripeti il tuo numero di telefono due volte in modo che non ci siano possibilità che sbaglino una cifra o non riescano a scriverla. Assicurati di includere anche tutti i dettagli che potrebbero essere utili quando il destinatario risponde alla tua chiamata, ad esempio quando sarai o non sarai disponibile e il momento migliore della giornata per chiamare.
- Scrivere il tuo numero di telefono più di due volte alla fine di una chiamata è eccessivo e potrebbe anche essere interpretato come maleducato.
- Potresti anche voler scrivere il tuo cognome se il chiamante non ti ha mai incontrato prima.
- Non dovrai preoccuparti di questo passaggio se il tuo messaggio è casuale per un amico o un parente.
Passaggio 3. Evita finali prolissi
Quando è il momento di riagganciare, non indugiare o prolungare il messaggio inutilmente. A meno che non si tratti di una chiamata personale a una persona cara, non è necessario augurare a qualcuno una giornata meravigliosa. L'attenzione del destinatario si eroderà più a lungo la segreteria telefonica va avanti, quindi cerca di non perdere la concentrazione alla fine. Ringraziali per il loro tempo e lascia a loro la fase successiva della comunicazione.
- Le chiusure amichevoli come "Non vedo l'ora di sentirti" sono più calde e quindi più efficaci di quelle generiche e commerciali come "buona giornata".
- Non ricapitolare o riassumere il tuo messaggio alla fine. Se il destinatario ha bisogno di ascoltare di nuovo un determinato dettaglio, può riprodurlo in seguito.
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Parte 3 Quiz
Quante volte dovresti dire il tuo numero di telefono alla fine di un messaggio vocale?
Nessuno, ammesso che tu l'abbia detto all'inizio del messaggio.
Non proprio! Sì, dovresti dare il tuo numero all'inizio della segreteria. Ma anche in questo caso, c'è la possibilità che la persona lo abbia perso la prima volta, quindi è bene ripeterlo alla fine del messaggio. Clicca su un'altra risposta per trovare quella giusta…
Una volta
Chiudere! Dire il tuo numero una volta alla fine del messaggio è decisamente meglio che non dirlo affatto. Ma, idealmente, dovresti ripeterlo più di una volta per assicurarti che la persona lo capisca. Scegli un'altra risposta!
Due volte
Sì! Alla fine del messaggio, ripeti il numero due volte. È il numero ideale per assicurarti che la persona lo ascolti correttamente senza sembrare invadente o maleducato. Continua a leggere per un'altra domanda del quiz.
Tre volte
Quasi! Non è necessario indicare il numero tre volte alla fine di un messaggio vocale. La persona che stai chiamando riceverà il tuo numero con meno ripetizioni di questo. E peggio, ripeterlo tre volte o più potrebbe sembrare scortese. Prova un'altra risposta…
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Suggerimenti
- Pensa alle volte in cui hai ricevuto messaggi in segreteria che ti hanno fatto pensare "cosa vuole questa persona?" Lascia il tipo di messaggio vocale che desideri ricevere.
- Fornisci il tuo indirizzo email o altro metodo di contatto oltre al tuo numero di telefono quando è rilevante per la tua interazione con il destinatario.
- Sorriso! Arriva, anche al telefono.
- Ricordati di menzionare la data se condividi informazioni sensibili al fattore tempo.
- Se stai chiamando per un argomento delicato, limita le informazioni che includi nella segreteria nel caso vengano ascoltate da altri.
- In caso di emergenza o disastro naturale, usa il tuo messaggio vocale in uscita per far sapere alle persone che stai bene.
Avvertenze
- Se stai cercando di farti richiamare da qualcuno, non richiamare i tentativi di chiamata falliti passati. Questo potrebbe farti sembrare infastidito e si sentiranno meno a loro agio quando avranno a che fare con te.
- In circostanze professionali, dovresti sempre lasciare un messaggio vocale se la persona che stai chiamando non risponde. Vedere più chiamate perse senza messaggi in segreteria mina l'importanza della tua attività.
