È importante creare un messaggio vocale ideale. Può dare ai chiamanti una prima impressione di te, quindi lasciare un saluto educato e professionale è importante, soprattutto se un potenziale datore di lavoro ti sta chiamando. Sbarazzati di quel vecchio messaggio vocale scherzoso che infastidisce tua madre e registra un saluto informativo e amichevole che ti faccia fare bella figura.
Passi
Parte 1 di 3: pianificare ciò che vuoi dire
Passaggio 1. Scrivi un elenco di informazioni che desideri includere nel messaggio di saluto della segreteria
Scrivere un elenco di punti da includere può sembrare arduo, ma quando la tua segreteria telefonica potrebbe potenzialmente essere la prima impressione che qualcuno ha di te, è meglio se non viene fornito con un mucchio di "Um, uh", rumori e pause imbarazzanti.
- Vuoi che la tua segreteria contenga alcune informazioni di base in modo educato che aiutino il chiamante a sapere che sei tu e informazioni da lasciare in modo da poter richiamare il prima possibile.
- Includi il tuo nome (e l'azienda se si tratta di un messaggio vocale aziendale), una dichiarazione che permetta al chiamante di sapere che ti scusi per aver perso la chiamata e le informazioni che desideri dal chiamante come nome, numero e un breve messaggio relativo allo scopo della chiamata.
Passaggio 2. Scrivi uno script per il tuo saluto
Vuoi creare uno script da cui puoi leggere mentre registri la tua segreteria telefonica. Avendo qualcosa da leggere, puoi rilassarti e sembrare educato e sicuro di te.
- Inizia con un educato "Ciao". Informa il chiamante di chi sei e scusati per aver perso la chiamata.
- Termina il tuo script chiedendo al chiamante di lasciare un nome e un numero di contatto con un breve messaggio. Informa il chiamante che sarai ricontattato il prima possibile. Se lo desideri, puoi anche concludere con un amichevole "Buona giornata".
Passaggio 3. Leggi il tuo script
Vuoi assicurarti che suoni professionale e amichevole mentre trasmetti un messaggio chiaro. Pensa al tipo di persone che potrebbero lasciarti messaggi vocali e assicurati che i tuoi siano simpatici e informativi.
- Assicurati che il tuo script includa le informazioni dal tuo elenco. Evita i saluti comuni e piatti come "La tua chiamata è molto importante per me". Se la chiamata è importante, farai lo sforzo di restituirla il prima possibile.
- Se stai configurando una segreteria telefonica per lavoro, anche se è sul tuo cellulare, considera di dare ai chiamanti modi alternativi per raggiungerti. Fornisci un indirizzo e-mail o l'indirizzo del tuo sito Web in cui è possibile trovare ulteriori informazioni.
- Una volta che hai letto la tua segreteria ad alta voce e ritieni che fornisca informazioni pertinenti in modo amichevole e professionale, sei pronto per registrare.
Parte 2 di 3: registrazione della tua segreteria telefonica
Passaggio 1. Limitare il rumore di fondo
Vuoi che la tua voce sia nitida e chiara, quindi assicurati che non ci siano rumori in sottofondo come una radio, una TV o persone che parlano.
- Il posto migliore per registrare la tua segreteria telefonica è in una stanza tranquilla, lontana da rumori eccessivi.
- Anche le stanze più piccole funzioneranno meglio in quanto non ci sarà tanto suono ambientale quanto in uno spazio ampio e aperto.
Passaggio 2. Accedere alla funzione di configurazione della segreteria telefonica sul telefono
A seconda dell'operatore e del telefono, esistono diversi modi per registrare un nuovo annuncio.
- Se sei su un iPhone e hai iOS 8 o versioni successive, puoi accedere all'app "Telefono" e premere il pulsante "Segreteria telefonica". Questo ti porterà a una schermata che mostra i tuoi messaggi vocali e nell'angolo in alto a sinistra ci sarà un'opzione per "Saluto", fai clic su di esso e da lì puoi ascoltare o modificare il tuo saluto.
- Gli utenti Android possono tenere premuto il tasto 1 nel dialer finché il telefono non si connette al servizio di segreteria. Inserisci il tuo PIN quando richiesto o configura la tua casella vocale per la prima volta, quindi segui le istruzioni per registrare un nuovo messaggio di saluto. Alcuni dispositivi Android potrebbero essere dotati di un'app Voicemail, a seconda del tuo operatore.
- Prova a comporre il tuo numero di telefono se hai difficoltà ad accedere al tuo servizio di segreteria.
Passaggio 3. Leggi il tuo script
Sei pronto per registrare, sei in un posto tranquillo e confortevole e hai il tuo copione in mano. Basta leggere il tuo meraviglioso script quando ti viene chiesto di registrare.
- Cerca di non usare una voce completamente monotona. Vuoi parlare con un tono colloquiale amichevole.
- Se hai difficoltà ad aggiungere un po' di espressione alla tua voce o a parlare in modo chiaro, prova a fare pratica con il tuo saluto di fronte a un amico per ottenere un feedback e sentirti più a tuo agio.
Passaggio 4. Visualizza l'anteprima della registrazione
Dopo aver registrato il saluto della segreteria, hai la possibilità di visualizzarlo in anteprima prima di salvarlo. Ascolta la tua segreteria telefonica per assicurarti di aver parlato in modo chiaro ed educato e di aver incluso tutte le informazioni importanti.
- Ricorda, vuoi includere il tuo nome o il nome della tua famiglia.
- Informa il chiamante che ti scusi per aver perso la chiamata e che la richiamerai il prima possibile.
- Fornire una breve serie di istruzioni sulle informazioni che si desidera che il chiamante fornisca in modo da poter essere informati quando si richiama la chiamata.
Passaggio 5. Fatti chiamare da un amico
Chiedi a qualcuno di cui ti fidi di ascoltare il messaggio di saluto della segreteria e di darti un feedback.
Fare in modo che un amico chiami il telefono e ascolti il saluto della segreteria telefonica è un ottimo modo per vedere se hai registrato correttamente un saluto amichevole e corretto che i chiamanti effettivi possono ascoltare e capire
Parte 3 di 3: risoluzione dei problemi
Passaggio 1. Prova a riavviare il telefono se la segreteria telefonica non funziona
Il riavvio del telefono è una soluzione rapida per molti problemi comuni della segreteria telefonica. Se non riesci a connetterti al tuo servizio di segreteria telefonica o riscontri altri problemi con la segreteria, prova a riavviare il telefono prima di proseguire.
Passaggio 2. Verificare che la segreteria telefonica sia configurata sul telefono
Se stai utilizzando un nuovo telefono o hai appena cambiato la scheda SIM, dovrai configurare la segreteria telefonica per il tuo account prima di poter registrare il nuovo messaggio di saluto. Esistono diversi modi per accedere alle funzioni di segreteria telefonica, a seconda del servizio e del dispositivo:
- Tenere premuto 1 sul dialer del telefono. Funziona sulla maggior parte dei dispositivi e dei servizi.
- Tocca il pulsante Segreteria telefonica sul dialer del tuo iPhone.
- Componi *86 (Verizon) o 123 (T-Mobile).
- Componi il tuo numero dal telefono. Per molti servizi, questo chiamerà la tua segreteria telefonica.
Passaggio 3. Assicurati che il tuo piano includa la segreteria
Sebbene la maggior parte dei piani includa i servizi di segreteria di base in questi giorni, è ancora possibile che tu abbia un piano che non dispone di una funzione di segreteria telefonica. Controlla il tuo estratto conto mensile o contatta il tuo operatore se non sei sicuro.
Passaggio 4. Contatta il tuo operatore telefonico se hai dimenticato la password della segreteria o non riesci a far funzionare la segreteria
Se in precedenza avevi configurato la segreteria ma non ricordi la password, dovrai contattare il servizio clienti del tuo operatore telefonico. Un rappresentante del servizio sarà in grado di reimpostare la password della segreteria per te. Il servizio clienti dovrebbe anche essere in grado di aiutarti per qualsiasi altro problema che potresti riscontrare con la segreteria telefonica.
Suggerimenti
- Se necessario, registrare nuovamente il saluto. Prenditi il tuo tempo e non avere fretta.
- Puoi anche considerare un saluto multilingue se tu o qualcuno disponibile parla quella lingua. La seconda lingua può seguire il saluto inglese.
- Quando registri il saluto della segreteria telefonica, alzati in piedi e cammina anche un po'.
- Mantieni la tua registrazione breve e dolce.
- Se stai registrando un messaggio di saluto vocale per un'azienda, dì chi è nella tua azienda e il nome dell'azienda. Puoi anche includere metodi alternativi per raggiungerti.
- Se stai registrando un messaggio vocale di saluto temporaneo perché sarai assente, non far sapere ai chiamanti dove stai andando o che non sei a casa.
