Iniziare un'e-mail con il saluto giusto può essere complicato. Quando invii un'e-mail professionale o scrivi a qualcuno che non conosci bene, la soluzione migliore di solito è scegliere un saluto semplice e versatile come "Ciao" prima di rivolgersi alla persona con il suo cognome. Se stai scrivendo a un amico, un familiare o qualcun altro con cui hai una relazione più casuale, puoi semplicemente fare riferimento a loro per nome.
Passi
Metodo 1 di 4: scelta di un saluto adatto
Passaggio 1. Dì "Ciao" per iniziare la tua email con una nota amichevole
Un semplice "Ciao" seguito dal nome della persona funzionerà perfettamente per la maggior parte delle e-mail. È rilassato e personale senza sentirsi eccessivamente formale o casual. E poiché è così breve e diretto, non distrarrà il tuo lettore o sembrerà fuori posto.
Puoi anche usare "Ciao" quando ti rivolgi a più destinatari contemporaneamente, come in "Ciao a tutti"
Consiglio:
"Ciao" è un ottimo saluto senza fronzoli per tutti gli usi, sia che la tua e-mail sia destinata a un amico, un supervisore o uno sconosciuto.
Passaggio 2. Apri con "Caro" per messaggi più formali
"Caro" è un saluto versatile: è più appropriato di "Ciao", ma ha ancora un suono caldo e piacevolmente vecchio stile. Questo lo rende un modo perfetto per invitare la corrispondenza sia con i propri cari che con le persone che non conosci molto bene.
Questo saluto può essere utilizzato anche per amici e familiari
Passo 1.
- La parola "Caro" porta con sé anche una nota di correttezza e rispetto che i saluti meno formali non portano.
- Uno svantaggio di questo dispositivo di apertura è che potrebbe essere considerato un po' troppo formale per alcuni, soprattutto in un ambiente aziendale.
Passaggio 2. Utilizza un saluto anonimo se non conosci il nome del destinatario
“Saluti” e “A chi può interessare” sono due dei saluti anonimi più comuni e inoffensivi. Sono una scommessa sicura per quelle volte in cui non sei sicuro di chi leggerà il tuo messaggio.
- Potresti anche provare qualcosa di ambiguo come "Gentile signore o signora", anche se potrebbe sembrare un po' soffocante in tutte le e-mail tranne quelle più formali.
- I saluti anonimi sono più spesso utilizzati quando si scrive a gruppi, come aziende e organizzazioni, piuttosto che a individui.
Passaggio 3. Inserisci il nome della persona da solo se vuoi andare dritto al punto
Se sei perplesso su quale saluto usare o preferisci che il tuo messaggio sia al centro dell'attenzione, è perfettamente corretto indicare il nome del destinatario e lasciarlo lì. Basta aggiungere una virgola, saltare una riga e dire quello che vuoi dire.
- "SM. Thompson" non suona più o meno formale di "Ciao Ms. Thompson" e ti consente di aggirare l'indecisione di scegliere il saluto più appropriato.
- Usare il nome della persona come un saluto in sé può essere utile anche nella corrispondenza di follow-up quando non vuoi necessariamente scegliere un nuovo saluto ogni volta.
Metodo 2 di 4: rivolgersi al destinatario
Passaggio 1. Chiama la persona per nome se la conosci bene
Questa regola è piuttosto semplice: se sei per nome con qualcuno, va bene usare il suo nome. In caso contrario, è una buona idea attenersi al loro cognome per evitare di essere presuntuosi e potenzialmente derubarli nel modo sbagliato.f
Quando scrivi a un conoscente noto, puoi iniziare con il suo nome da solo o allegare un saluto più casuale come introduzione (ad es. "Ehi Jackie")
Avvertimento:
Non fare mai riferimento a qualcuno che non hai incontrato con il suo nome a meno che non ti dica espressamente che va bene farlo. Semplicemente non è educato!
Passaggio 2. Fare riferimento ai contatti professionali e sconosciuti per cognome
Scegli un saluto appropriato (ricorda, "Ciao", "Caro" e "Saluti" sono tutti utili per una varietà di situazioni), quindi aggiungi il cognome della persona. La maggior parte delle e-mail che invii inizierà probabilmente con il cognome del destinatario, soprattutto se riguardano il lavoro.
- Se la persona a cui stai inviando l'email è una donna, scegli il prefisso "Ms". invece di "signora". a meno che tu non sappia per certo che è sposata.
- Fare un punto sull'uso del cognome del destinatario stabilisce un tono cortese e rispettoso per la corrispondenza da seguire.
Passaggio 3. Usa un termine come "Tutti" quando saluti più di un destinatario
I grandi gruppi possono contenere molti tipi diversi di persone e non devi fare supposizioni sul loro sesso o sul livello di familiarità. Dal momento che termini come "Ragazzi" e "Signore e signori" potrebbero essere interpretati come restrittivi di genere, è meglio lasciar perdere a favore di qualcosa di più inclusivo.
- Assicurati di evitare saluti eccessivamente casuali come "gente" o "voi tutti".
- Eliminare il pronome collettivo sbagliato potrebbe far sentire uno dei tuoi lettori emarginato o ignorato del tutto.
Passaggio 4. Menziona il titolo o la posizione della persona se è rilevante per il tuo messaggio
In circostanze normali, potrebbe sembrare strano iniziare un'e-mail con "Saluti rappresentante capo del servizio clienti". Se la posizione della persona è direttamente correlata al motivo per cui scrivi, tuttavia, può essere un buon modo per prepararla a una domanda, richiesta o reclamo.
- Indirizzando un'e-mail al "Direttore delle comunicazioni" anziché a "Mr. Everett” farà sapere al destinatario che la questione in questione riguarda l'adempimento dei propri doveri individuali.
- Allo stesso modo, quando entri in contatto con il leader di un'organizzazione, potresti interrompere le cose con un saluto come "Caro organizzatore sindacale di Salt Lake City".
Metodo 3 di 4: evitare errori comuni di saluto
Passaggio 1. Ricorda di includere sempre un saluto
La regola numero uno per scrivere un saluto via e-mail è assicurarsi che ce ne sia uno lì. Può essere fastidioso aprire un'e-mail e trovarsi di fronte a un blocco di testo senza presentazioni o convenevoli personali, e bastano pochi secondi per digitare alcune parole per riassumere l'intento della tua comunicazione.
Un'e-mail senza un saluto sarà vista da molti come incompleta. Di conseguenza, potrebbe riflettersi male su di te o sulla tua capacità di comunicare in modo efficace
Consiglio:
Non pensarci troppo: se non sei sicuro di cos'altro mettere, opta per un semplice "Ciao" e incanala il tuo potere cerebrale nel comporre il resto della tua email.
Passaggio 2. Evita "Ehi" a meno che tu non sia vicino alla persona a cui stai scrivendo
"Hey" è casuale quanto basta. Per questo motivo, è un modo accettabile per inviare un'e-mail al tuo migliore amico o a un collega dello stesso livello, ma non a un livello superiore o a qualcuno con cui stai comunicando per la prima volta.
- Sebbene possano sembrare innocui, saluti eccessivamente informali come "Ehi" potrebbero inavvertitamente segnalare una mancanza di rispetto per il destinatario.
- Altre modalità di indirizzo rilassate, come "Che succede" o "Yo", non dovrebbero mai essere utilizzate nelle e-mail. Questi saluti sono meglio riservati per gli scambi di messaggi di testo.
Passaggio 3. Prestare attenzione quando si utilizzano i saluti specifici del tempo come "Buon pomeriggio
Fare riferimento all'ora in cui scrivi può dare alla tua email un aspetto più personalizzato e permetterti di relazionarti meglio con il tuo destinatario. Tuttavia, dovresti farlo solo quando sei certo che si trovino nello stesso fuso orario. Se non lo sei, potresti finire per sembrare incapace o sconsiderato.
- Dire "Buongiorno" a qualcuno che vive dall'altra parte del mondo potrebbe causare confusione, soprattutto se la tua email contiene informazioni sensibili al fattore tempo.
- Se hai deciso di utilizzare uno di questi saluti, non ti farà male prendersi un momento per vedere a che ora (e data!) è nel luogo in cui il destinatario leggerà il tuo messaggio.
Passaggio 4. Mantieni la punteggiatura semplice e appropriata
Il modo migliore per formattare qualsiasi saluto è digitare il tuo saluto preferito e il nome del destinatario, quindi inserire una virgola per aiutare i loro occhi a passare al corpo dell'e-mail. Potresti pensare che un'esclamazione sia più espressiva, ma c'è la possibilità che possa essere letta come giovanile o poco professionale.
- In alcuni casi, potresti anche terminare il tuo saluto con due punti o un trattino per un effetto rispettivamente più formale o informale.
- Trasmettere troppa eccitazione potrebbe persino infastidire la persona a cui stai scrivendo se non condivide il tuo entusiasmo.
Passaggio 5. Assicurati di scrivere correttamente il nome del destinatario
Ricontrolla l'ortografia del nome della persona come appare su un'e-mail precedente o su un documento originale prima di premere "invia". Un errore di ortografia innocente non è la fine della parola, ma fare lo stesso errore più di una volta dice che non ti interessa abbastanza per farlo bene.
- Se ti imbatti in un nome particolarmente impegnativo o insolito, vedi se riesci a copiarlo e incollarlo direttamente nella tua email da una fonte esterna.
- Corri il rischio di alienare il tuo lettore scrivendo il loro nome nel modo sbagliato in modo incoerente.
Metodo 4 di 4: Creare la linea di apertura della tua email
Passaggio 1. Indica subito lo scopo della tua email
Usa la tua prima frase per dire al destinatario esattamente perché stai scrivendo. In questo modo, non verranno lasciati appesi. Questo di solito è semplice come distillare ciò di cui parlerai nel corpo del tuo messaggio in un'idea centrale e trasformarlo in una breve introduzione.
- Un valido punto di partenza per la tua email potrebbe essere "Sto scrivendo per chiedere informazioni su…" o "Volevo conoscere la tua opinione su…"
- Non annoiare il destinatario con un preambolo prolisso o informazioni non necessarie. Non c'è bisogno di girare intorno al cespuglio, basta saltarci dentro.
Passaggio 2. Ringrazia il destinatario se stai scrivendo una risposta
Quando rispondi a qualcuno in merito a un messaggio che ti hanno inviato, è consuetudine dedicare un momento per ringraziare. Essere ringraziati per qualcosa può essere molto gratificante e una piccola espressione di gratitudine ti aiuterà ad assicurarti che la tua corrispondenza inizi con il piede giusto.
- Durante la formulazione della prima frase, assicurati di riconoscere o riassumere lo scopo dell'e-mail originale, ad esempio "Grazie per aver contattato Acme Corporation in merito alla tua recente esperienza" o "Grazie per aver risposto così rapidamente".
- Se la tua corrispondenza non è correlata agli affari, potresti iniziare con qualcosa come "Grazie per averci contattato. È passato tanto tempo dall'ultima volta che ci siamo parlati!»
Passaggio 3. Saluta i contatti stretti con una nota più personale
Se conosci abbastanza bene il tuo destinatario, potresti scegliere di adottare un approccio più sentimentale controllandolo o chiedendo aggiornamenti sulla sua vita. I saluti personali hanno un'atmosfera intima e servono a stabilire una dinamica amichevole e sincera.
- Puoi usare una linea guida come "Congratulazioni per il nuovo bambino!" o "Sono appena stato a Brooklyn e mi ha riportato alla mente un sacco di bei ricordi" per ricordare a un parente o a un amico in ufficio che sono nei tuoi pensieri.
- Assicurati che qualsiasi commento personale o domanda che includi sia appropriato data la tua relazione con il destinatario. Chiedere: "Ti piace il tuo nuovo appartamento?" potrebbe spaventare qualcuno che hai incontrato solo una o due volte.
Passaggio 4. Lavora con un po 'di umorismo come un rompighiaccio che attira l'attenzione
Sebbene l'umorismo sia spesso scoraggiato nel mondo professionale, può fornire un momento di gradito sollievo dalla natura grigia della comunicazione pratica quotidiana se usato con giudizio. La maggior parte delle persone è abituata a scremare e-mail secche e precise, quindi i saluti divertenti possono avere l'effetto di agganciare il tuo lettore e renderlo più coinvolto.
"Se vuoi alleggerire un po' le cose, prova con una frase di apertura del tipo: "È già venerdì?" o: "So quanto ami sentirmi come prima cosa al mattino"
Avvertimento:
Una battuta arguta o un po' di stupido gioco di parole può essere utile per ravvivare le e-mail professionali incolori, ma solo quando la situazione lo richiede.
Suggerimenti
- Nonostante sia breve, il saluto è una delle parti più importanti di un'e-mail aziendale. In sostanza, dà al tuo destinatario la prima impressione di te e del tuo comportamento professionale.
- I nomi dati o preferiti della maggior parte delle persone possono essere trovati nelle informazioni sul mittente o nel loro stesso indirizzo e-mail.
- Se ti capita di apprendere il nome di un destinatario anonimo dopo la tua email iniziale, assicurati di includerlo nei messaggi successivi per riconoscere la modifica e toccare una corda più personale.
