Questo articolo spiega come eseguire una stampa unione in Microsoft Office o OpenOffice.org. La stampa unione è una funzionalità super conveniente che ti consente di personalizzare automaticamente un documento per ogni destinatario a cui viene inviato. In questo modo non è necessario modificare individualmente il documento per ciascun destinatario. È un enorme risparmio di tempo ed è davvero facile da fare! I passaggi seguenti ti guideranno attraverso l'intero processo passo dopo passo.
Passi
Metodo 1 di 3: Preparazione
Passaggio 1. Crea un file di dati
Può essere un file di foglio di calcolo, un file di database o anche un documento di testo con la formattazione corretta. I file di fogli di calcolo sono più comunemente usati; questa guida presuppone che tu stia utilizzando un foglio di calcolo.
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Il tuo file di dati dovrebbe avere tutte le informazioni che dovranno cambiare da copia a copia. Ad esempio, se stai scrivendo una lettera, il tuo file di dati conterrà i nomi e possibilmente gli indirizzi di tutti coloro a cui intendi inviare la lettera.
Inserisci un elemento di informazione in ogni cella lungo una riga, in modo che ogni tipo di informazione (nome, cognome, titolo onorifico e così via) sia nella propria colonna
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Crea nomi di colonna sensati. La stampa unione legge i dati in colonne. Presupporrà che la prima voce in ogni colonna di informazioni sia il nome generale per quel tipo di informazioni, quindi usa nomi che abbiano senso per te.
Ad esempio, inizia una colonna di nomi digitando "firstname", quindi inserisci tutti i nomi sotto di essa. Quando ti viene chiesto quale campo inserire nella tua lettera, vedrai "nome" come opzione e ricorderai cosa è contenuto in quella colonna
- Gli utenti di Microsoft Office che utilizzano anche Outlook per la posta elettronica possono invece utilizzare la rubrica di Outlook come file di dati, se lo desiderano.
Passaggio 2. Salva il file di dati
Salvalo da qualche parte dove puoi trovarlo facilmente e chiamalo con un nome che ricorderai facilmente.
Passaggio 3. Scrivi il tuo documento principale
Questo è il documento in cui inserirai le informazioni. Ad esempio, se stai scrivendo una lettera tipo, il documento principale è la lettera. Qualsiasi elemento compilato dalla stampa unione per te (come i nomi) dovrebbe essere lasciato vuoto per ora.
Metodo 2 di 3: Stampa unione in MS Office
Passaggio 1. Aprire il riquadro attività Stampa unione
Dal documento principale, fai clic sul riquadro per aprirlo. Se non lo vedi, apri il menu Strumenti e seleziona Stampa unione dall'elenco.
Passaggio 2. Rispondi alle domande di MS Office
Lo strumento di stampa unione di Office ha alcuni passaggi progettati per semplificarti la vita unendo i tuoi file in modo più intelligente e accurato.
- Inizia dicendogli che tipo di documento stai scrivendo. Fare clic sulla soluzione migliore, quindi su Avanti.
- Digli quale "documento di partenza" (documento principale) vuoi usare. Se hai seguito questi passaggi, dovresti essere in grado di selezionare "usa questo documento". Fare clic su Avanti.
Passaggio 3. Scegli il file da unire
Questo è il file di dati che hai creato in precedenza. Seleziona il pulsante di opzione appropriato e fai clic su Avanti per cercare il file e collegarlo al documento principale.
Se preferisci utilizzare la rubrica di Outlook, fai clic su tale opzione
Passaggio 4. Scegli quali dati utilizzare
Office ti consente di selezionare o deselezionare righe di informazioni a tuo piacimento. Ciò consente di scegliere quali elementi di informazioni nel file di dati si desidera unire nel documento principale, rendendo il file di dati più utile nel tempo poiché lo si utilizza per varie cose diverse. Quando sei soddisfatto, fai clic su Avanti.
I dati possono essere ordinati facendo clic sulle intestazioni di ciascuna colonna. Questo può essere utile se hai bisogno di cercare rapidamente molte informazioni
Passaggio 5. Inserisci i campi dati
Nella pagina successiva del riquadro attività, ti verrà chiesto di scrivere il tuo documento, se non lo hai già fatto, e ti verrà presentata una serie di opzioni per l'inserimento dei dati dal file nel documento.
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Inserisci un campo dati posizionando il cursore nel punto in cui andrà il campo, quindi facendo clic sul pulsante appropriato nel riquadro attività per inserirlo lì.
È possibile eliminare i campi dati smarriti o duplicati premendo il tasto Canc, come una normale lettera o numero
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Le opzioni preimpostate cambiano leggermente in base al tipo di documento che hai detto a Office che stavi scrivendo. Office fa del suo meglio per inserire le informazioni appropriate in base ai dati forniti. Ad esempio, se stai scrivendo una lettera commerciale, potresti vedere un'opzione per inserire un blocco di indirizzi, che include il nome, il cognome e l'indirizzo completo di ciascun destinatario, organizzati ordinatamente su poche righe.
- Alcune delle opzioni preimpostate apriranno finestre aggiuntive in cui inserire le informazioni appropriate. Questi sono tutti più o meno semplici e facili da capire.
- Se stai utilizzando un preset e non sembra essere in grado di trovare le informazioni corrette, fai clic sul pulsante "Match Fields" per insegnare al programma quale dei tuoi nomi di campo corrisponde ai suoi nomi standard. Ad esempio, puoi mostrargli che dovrebbe utilizzare la categoria "Cognome" nel tuo file di dati per inserire i dati "Cognome" in un blocco di indirizzi.
- Per utilizzare i tuoi campi, fai clic su "Altre opzioni". Sarai in grado di vedere i nomi che hai dato a ciascuna colonna e usarli al loro posto.
Passaggio 6. Controlla le tue lettere
La stampa unione non visualizzerà le informazioni specifiche nei campi applicati al documento principale finché non lo stampate, ma Office offre una funzione di anteprima che consente di controllare e assicurarsi che le informazioni vengano visualizzate correttamente in base a come è stato posizionato il campi nel documento. Sentiti libero di usarlo finché non sei soddisfatto che tutto sia in ordine.
Passaggio 7. Termina l'unione
La schermata finale del riquadro attività di stampa unione ti informa che tutto è a posto ed è pronto per stampare i tuoi documenti. Apparirà una serie di informazioni per documento stampato e il programma stamperà tante copie quante sono le serie di informazioni.
Se desideri apportare modifiche individuali a lettere specifiche, puoi farlo anche da questa schermata del riquadro attività facendo prima clic su "modifica singole lettere"
Metodo 3 di 3: Stampa unione in OpenOffice.org
Passaggio 1. Creare un database
In OpenOffice.org, è sempre necessario un file di database per una stampa unione; tuttavia, puoi comunque creare prima i tuoi dati in un foglio di calcolo.
- Dal tuo documento principale, apri il menu File e scegli di creare un nuovo file di database.
- Nella finestra che appare, seleziona l'opzione "connetti a un database esistente". Dal menu a discesa, seleziona "foglio di calcolo", quindi fai clic su Avanti.
- Nella schermata successiva, indirizza OpenOffice.org al file del foglio di calcolo che desideri utilizzare. Puoi scegliere se proteggere con password o meno il database selezionando la casella sotto il percorso del file. Fai clic su Avanti quando sei pronto.
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In questa schermata, scegli se registrare il database per un accesso più facile in seguito e decidi se vuoi o meno aprire il file del database per modificarlo in questo momento. (Probabilmente non sarà necessario se hai appena creato il file del foglio di calcolo.) Fai clic su Fine per salvare il database.
Assicurati di dare al database un nome che puoi ricordare facilmente
Passaggio 2. Inserisci i tuoi campi
Ora che hai collegato le tue informazioni a un database che OpenOffice.org può comprendere, è semplice utilizzare quel database per la fusione della posta, purché tu sappia dove cercare.
- Dal menu Inserisci, seleziona "campi", quindi "altro…" dal sottomenu. In alternativa, puoi digitare control-F2.
- Nella finestra che appare, fai clic sulla scheda "database".
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Fare clic sul pulsante Sfoglia nella parte in basso a destra della finestra e trovare il file di database appena creato.
Una volta selezionato il database, apparirà nell'elenco intitolato "selezione database" sul lato destro della finestra
- Dall'elenco "tipo" sul lato sinistro della finestra, seleziona "campi stampa unione".
- Fai clic sul + accanto al tuo database e sotto di esso dovrebbe apparire un file di foglio di calcolo. Fare clic sul + accanto a Quelloe vedrai i nomi dei campi che hai scelto quando hai creato il foglio di lavoro.
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Seleziona il campo che desideri inserire e fai clic su Inserisci per posizionare il campo nel documento principale.
- Ricorda di posizionare il cursore dove vuoi che venga inserito il tuo campo prima di inserire, altrimenti dovrai tagliare e incollare per spostarlo nella posizione giusta.
- Come in Office, i campi di testo vengono trattati come caratteri alfanumerici nel documento principale. Puoi spostarli con la barra spaziatrice ed eliminarli con il tasto Canc.
Passaggio 3. Termina l'unione
Controlla due volte ogni campo per il corretto posizionamento. Quando sei pronto, stampa il documento principale. La stampa unione stamperà una copia per ogni set di voci nel file unito al documento.
Suggerimenti
- I programmi di elaborazione testi dispongono spesso di modelli che è possibile utilizzare per creare documenti primari.
- Assicurati di suddividere i campi nei termini più specifici possibili. Ad esempio, potresti utilizzare il titolo di cortesia (Mr., Mrs., Miss), nome e cognome per il nome. Sono tre campi per i nomi, quindi usa tre colonne separate con un tipo di campo in ogni colonna.
