Questo articolo spiega come creare un foglio elettronico di indirizzi in LibreOffice Calc da utilizzare in una stampa unione di LibreOffice Writer. Dopo aver creato il foglio di calcolo e averlo salvato nel formato corretto, dovrai collegarlo a Writer prima di poter iniziare a etichettare i campi nel documento. Fortunatamente, LibreOffice Writer viene fornito con uno strumento per la creazione rapida di database che rende il processo un gioco da ragazzi.
Passi
Parte 1 di 3: creazione del foglio di calcolo
Passaggio 1. Apri LibreOffice Calc
Lo troverai nel menu Start di Windows o nella cartella Applicazioni del tuo Mac. Calc è un'app per fogli di calcolo molto simile a Microsoft Excel e Fogli Google.
Passaggio 2. Etichetta le intestazioni delle colonne
Ti consigliamo di utilizzare titoli di intestazione pertinenti come Nome, Indirizzo, Stato e CAP, ecc. Queste etichette dovrebbero andare in celle separate nella prima riga del foglio di calcolo.
- Può essere utile etichettare ogni colonna per la minor quantità di informazioni possibile. Ad esempio, invece di una singola colonna denominata Indirizzo, puoi utilizzare StreetAddress, State e Zip. Invece di una colonna per Nome, potresti fare Nome e Cognome.
- Le colonne di intestazione effettive dovrebbero essere personalizzate in base alle tue esigenze.
Passo 3. Riempi le colonne con i dati da unire
Ogni riga deve contenere i dati per un contatto. Dopo aver inserito il primo contatto nella prima riga disponibile, inserire il contatto successivo nella riga successiva e così via.
Non è necessario utilizzare alcuna formattazione o stile speciale (come il grassetto) poiché i dati verranno formattati dal documento di stampa unione
Passaggio 4. Salva il file come nel formato di file ODF
Il formato del file ODF termina con l'estensione del file. ODS, che può sembrare un po' strano, ma è corretto. Per salvare il foglio di calcolo:
- Clicca il File menu in alto a sinistra e selezionare Salva come.
- Naviga fino alla cartella in cui vuoi salvare il file. Dovrai ricordare questa posizione.
- Selezionare Foglio di calcolo ODF (*.ods) dal menu a discesa "Salva come" o "Formato".
- Clic Salva. A questo punto, non esitare a chiudere l'app Calc.
Parte 2 di 3: Collegamento del foglio di calcolo
Passaggio 1. Apri Libre Writer
Lo troverai nel menu Start di Windows o nella cartella Applicazioni del tuo Mac.
Non preoccuparti ancora di redigere la tua lettera o documento: per ora stai solo collegando gli indirizzi a Writer
Passaggio 2. Aprire la Creazione guidata origine dati indirizzo
Questo strumento semplifica la creazione di un database dal foglio di calcolo. Per fare questo:
- Clicca il File menù in alto a sinistra.
- Clic maghi sul menu.
- Clic Indirizzo origine dati.
Passaggio 3. Selezionare "Altra origine dati esterna" e fare clic su Avanti
È l'ultima opzione.
Passaggio 4. Fare clic sul pulsante Impostazioni
Verrà visualizzata la finestra "Crea origine dati indirizzo".
Passaggio 5. Selezionare "Foglio di calcolo" e fare clic su Avanti
Questo dice a Writer che stai lavorando con il formato del foglio di calcolo.
Passaggio 6. Seleziona il foglio di calcolo che hai creato e fai clic su Avanti
Per fare ciò, fare clic su Navigare, vai al foglio di calcolo contenente gli indirizzi (che termina con l'estensione del file. ODS) e fai doppio clic sul foglio di calcolo per selezionarlo.
Per verificare di aver selezionato un foglio di lavoro utilizzabile, fai clic su Connessione di prova pulsante nell'angolo in basso a destra. Dovresti vedere un messaggio che dice che la connessione è stata stabilita con successo. Se vedi un errore, potresti aver selezionato il file sbagliato o averlo salvato nel formato sbagliato.
Passaggio 7. Fare clic sul pulsante Fine
Ora che hai collegato il foglio di calcolo, puoi iniziare a importare i dati.
Passaggio 8. Fare clic su Avanti per continuare
Fare non fai clic sul pulsante "Assegnazione sul campo", poiché non funzionerà per il tuo foglio di lavoro.
Passaggio 9. Denominare il file del database (. ODB)
Dai un'occhiata al nome del file nel campo "location": il file si chiama "Addresses.odb" per impostazione predefinita. Puoi mantenere quel nome se lo desideri, o cambiarlo con qualcos'altro, ricordati solo di mantenere il. ODB alla fine del nome del file.
- Se la casella "Incorpora questa definizione di rubrica nel documento corrente" è selezionata, deselezionala ora.
- Il campo "Nome della rubrica" è il modo in cui questo elenco di indirizzi apparirà in altre app di LibreOffice. Sentiti libero di cambiarlo se lo desideri.
Passaggio 10. Fare clic su Fine
Il tuo foglio di calcolo è ora connesso a LibreOffice Writer e pronto per essere utilizzato nella tua stampa unione.
Il database rimarrà disponibile per l'uso anche in future lettere o documenti
Parte 3 di 3: creazione del documento di stampa unione
Passo 1. Apri un nuovo documento in LibreOffice Writer
Se hai già creato la tua lettera, il foglio di etichette o il modello di busta, aprilo ora.
Passaggio 2. Aprire il pannello Origini dati
Per fare ciò, fare clic su Visualizzazione menu in alto, quindi selezionare Origine dei dati. Vedrai i valori del foglio di calcolo dell'indirizzo nel pannello nella parte superiore del documento. Il pannello rimarrà lì per semplificarti le cose.
Passaggio 3. Formatta il documento come desideri che appaia
Ad esempio, se stai scrivendo una lettera tipo, componi la lettera come desideri che appaia.
Passaggio 4. Trascina le intestazioni delle colonne di dati nelle posizioni corrispondenti
Le intestazioni delle colonne di dati sono le etichette grigie sopra i dati dell'indirizzo in quel pannello superiore. Ad esempio, se stai componendo una lettera e desideri che inizi con "Caro (nome), " digiti la parola Caro, trascina il Nome di battesimo l'intestazione della colonna in cui digitare un nome, quindi digitare una virgola.
Quando trascini un'intestazione di colonna nella posizione desiderata, verrà visualizzata con parentesi triangolari su entrambi i lati (es:)
Passaggio 5. Salva il tuo documento
Per assicurarti che non succeda nulla al tuo duro lavoro, fai clic su File menu e selezionare Salva come. Il file dovrebbe essere salvato con l'estensione del file. ODT, quindi seleziona Documento di testo ODF (*.odt) dal menu "Salva come" o "Formato".
Passaggio 6. Stampa il documento
I passaggi per eseguire questa operazione variano a seconda di ciò che stai stampando.
- Se stai stampando una lettera tipo, fai clic su File menu e selezionare Stampa. Ti verrà chiesto se vuoi stampare un modulo letter-select sì quando richiesto. Se non vuoi stampare lettere per tutte le persone nell'elenco indirizzi, tieni premuto il tasto Ctrl (PC) o Comando (Mac) mentre si fa clic su quelli che si desidera stampare. Clic ok, quindi stampare come desiderato.
- Se crei etichette, vai a File > Nuovo > etichette, seleziona il database, la tabella e i campi. In basso, seleziona il tipo di carta per etichette su cui stai stampando (ad es. Avery A4) e altre preferenze per la creazione di etichette aggiuntive, quindi fai clic su Salva. Da lì in poi Opzioni scheda, fare clic su Sincronizza i contenuti, poi Nuovo documento per creare il tuo foglio di etichette. È quindi possibile stampare quel documento secondo necessità selezionando File > Stampa.
