Questo articolo spiega come creare un database utilizzando i dati di un foglio di calcolo di Microsoft Excel importando i dati direttamente in Access, il software di gestione di database di Microsoft, o esportando i dati di Excel in un formato compatibile con la maggior parte dei software di database. Microsoft Access fa parte del pacchetto software Microsoft Office ed è disponibile solo per Windows.
Passi
Metodo 1 di 2: utilizzo di Microsoft Access
Passaggio 1. Aprire Microsoft Access
È l'app rossa con un UN. In questo modo si apre la pagina del modello di Access.
Access è progettato per l'uso con Excel e viene fornito in bundle con Excel in Microsoft Office Professional ed è disponibile solo per Windows
Passaggio 2. Fare clic su Database vuoto
Questa opzione si trova nella parte superiore sinistra della finestra.
Se desideri utilizzare un modello diverso per il database di Access, seleziona invece il modello desiderato
Passaggio 3. Fare clic su Crea quando richiesto
Questa opzione si trova nell'angolo in basso a destra della finestra a comparsa. Il tuo database di Access si aprirà.
Passaggio 4. Fare clic sulla scheda Dati esterni
Si trova nella barra dei menu nella parte superiore della finestra di Access.
Passaggio 5. Fare clic su Importazioni salvate
Lo troverai all'estrema sinistra del Dati esterni barra degli strumenti. Apparirà un menu a tendina.
Passaggio 6. Selezionare File
È nel menu a discesa. Selezionando questa opzione viene visualizzato un menu a comparsa.
Passaggio 7. Fare clic su Excel
Questa opzione si trova nel menu a comparsa. Facendo clic su di esso viene visualizzata la finestra di importazione.
Passaggio 8. Fare clic su Sfoglia
Si trova nella parte in alto a destra della finestra.
Passaggio 9. Seleziona un foglio di calcolo Excel
Vai alla cartella in cui si trova il foglio di calcolo Excel, quindi fai clic sul foglio di calcolo Excel che desideri aprire.
Passaggio 10. Fare clic su Apri
Si trova nell'angolo in basso a destra della finestra.
Passaggio 11. Specificare come trasferire i dati
Fare clic sul pulsante di opzione a sinistra di uno dei seguenti:
- Importa i dati di origine in una nuova tabella nel database corrente - Scegli questa opzione se hai creato un nuovo database senza tabelle o se desideri aggiungere una nuova tabella a un database esistente. Creando una nuova tabella è possibile modificare le informazioni in Access.
- Aggiungi una copia dei record alla tabella - Scegliere questa opzione se si utilizza un database esistente e si desidera aggiungere i dati a una delle tabelle del database. Aggiungendo una tabella esistente, è possibile modificare le informazioni in Access.
- Collegamento all'origine dati creando una tabella collegata - Scegli questa opzione per creare un collegamento ipertestuale nel database, che aprirà il database Excel in Excel. Con questo metodo, non è possibile modificare le informazioni in Access.
Passaggio 12. Fare clic su OK
Lo troverai nella parte inferiore della finestra.
Passaggio 13. Selezionare un foglio
Nella parte superiore della finestra, fai clic sul nome del foglio che desideri importare dal documento Excel selezionato.
- Per impostazione predefinita, Excel crea cartelle di lavoro con tre fogli di calcolo etichettati "Foglio 1", "Foglio 2" e "Foglio 3". Puoi trasferire un solo foglio alla volta; se hai informazioni su tutti e tre i fogli, devi completare il trasferimento con un foglio e poi tornare alla scheda "Dati esterni" e ripetere tutti i passaggi per ogni foglio rimanente.
- Puoi eliminare, aggiungere e modificare i nomi di questi fogli in Excel e tutte le modifiche apportate verranno visualizzate nel database di Access.
Passaggio 14. Fare clic su Avanti
Si trova nell'angolo in basso a destra della finestra.
Passaggio 15. Abilita le intestazioni di colonna
Seleziona la casella "La prima riga contiene intestazioni di colonna" se il foglio Excel ha le proprie intestazioni di colonna nella riga superiore (ad es. UN riga).
Deseleziona la casella se desideri che Access crei le intestazioni di colonna
Passaggio 16. Fare clic su Avanti
Passaggio 17. Modifica le colonne e i campi del foglio di calcolo, se necessario
Se desideri importare tutti i campi dal foglio di calcolo senza modifiche, salta questo passaggio:
- Per modificare un campo, fare clic sull'intestazione della colonna che si desidera modificare, quindi modificare il nome del campo, il tipo di dati e/o se è indicizzato o meno.
- Se non desideri importare un campo, seleziona la casella "Non importare campo (ignora)".
Passaggio 18. Fare clic su Avanti
Passaggio 19. Impostare la chiave primaria per il database
Per ottenere i migliori risultati, lascia qui l'impostazione predefinita così com'è per consentire ad Access di impostare la chiave.
Puoi anche impostare la tua chiave selezionando "Scegli la mia chiave primaria" e inserendola nel campo accanto a tale opzione, oppure puoi selezionare "Nessuna chiave primaria" (non consigliato)
Passaggio 20. Fare clic su Avanti
Passaggio 21. Aggiungi un nome
Digita un nome per il foglio nel campo "Importa nella tabella".
Salta questo passaggio per lasciare il database impostato sul nome predefinito
Passaggio 22. Fare clic su Fine
Questa opzione si trova nella parte inferiore destra della finestra.
Passaggio 23. Fare clic su Chiudi
Si trova nell'angolo in basso a destra della finestra. Questo chiuderà la finestra di importazione e creerà il tuo database.
Puoi prima selezionare la casella "Salva passaggi di importazione" se vuoi assicurarti che Access ricordi le tue impostazioni per questo database
Metodo 2 di 2: utilizzo di software di database di terze parti
Passaggio 1. Apri il tuo documento Excel
Fare doppio clic sul documento Excel che si desidera convertire in un database.
Se non hai ancora creato il tuo documento, apri Excel, fai clic su Cartella di lavoro vuotae creare il documento prima di procedere.
Passaggio 2. Fare clic su File
Si trova nella barra dei menu che si trova nella parte superiore della finestra di Excel (Windows) o nella parte superiore dello schermo (Mac).
Passaggio 3. Fare clic su Salva con nome
Troverai questa opzione nel File menù.
Passaggio 4. Fare doppio clic su Questo PC
È al centro della pagina.
Salta questo passaggio su un Mac
Passaggio 5. Selezionare un formato di file
Fare clic sulla casella a discesa "Salva come" (Windows) o "Formato file" (Mac), quindi selezionare una delle seguenti opzioni:
- Se stai utilizzando un'applicazione di database basata su computer, fai clic su a . CSV (valori separati da virgola).
-
Se stai utilizzando un'applicazione di database basata sul Web, fai clic su . XML formato.
Se il tuo documento Excel non contiene dati XML, non potrai scegliere XML
Passaggio 6. Fare clic su Salva
È in fondo alla finestra. Questo salverà il tuo documento usando le tue preferenze selezionate.
Passaggio 7. Creare un nuovo database nell'applicazione database
Questo processo varia a seconda dell'applicazione che stai utilizzando, ma di solito apri l'applicazione, fai clic su Nuovo (o File > Nuovo) e segui le istruzioni sullo schermo.
Passaggio 8. Individua il pulsante Importa…
Si trova spesso facendo clic su File opzione, ma l'applicazione del database può variare.
Passaggio 9. Seleziona il tuo file Excel
Individua e fai doppio clic sul file esportato da Excel.
Passaggio 10. Seguire le istruzioni dell'app del database per importare i dati
Passaggio 11. Salvare il database
Di solito puoi aprire il menu "Salva" premendo Ctrl+S (Windows) o Command+S (Mac).
Suggerimenti
- Esistono diversi siti Web di database online gratuiti che puoi utilizzare per creare un database, anche se dovrai registrarti per un account con la maggior parte di questi servizi.
- Se non disponi di un software di database completamente funzionante, potresti anche aver bisogno di un programma separato per aprire i file di database su PC o Mac.
