Creare un'e-mail efficace che solleciti contributi richiede un tono che crei entusiasmo per la tua organizzazione. L'utilizzo della posta elettronica come mezzo per la raccolta fondi è in aumento perché il costo è inferiore alle sollecitazioni postali o telefoniche e la comunicazione è immediata. Esistono modi per creare e-mail coinvolgenti e fruibili in modo da ottenere i risultati desiderati: molte donazioni.
Passi
Email di esempio
Esempio di email per la donazione della scuola
Esempio di email di donazione aziendale
Esempio di email di donazione di beneficenza
Parte 1 di 3: strutturare la tua email
Passaggio 1. Scrivi un titolo forte
Un titolo è la prima riga di un'e-mail e funziona come un titolo. Solo il 15% circa delle e-mail viene aperto, quindi scrivere un ottimo titolo è estremamente importante per mantenere l'attenzione di quel 15% e convincerli a continuare a leggere. In effetti, nella maggior parte degli account di posta elettronica, è possibile leggere la prima riga di un'e-mail nel campo accanto all'oggetto, quindi i titoli non sono solo un motivo per continuare a leggere un'e-mail, ma sono anche un motivo per aprirne una.
- Usa verbi e nomi attivi per attirare l'attenzione, così come grassetto, centratura e un carattere più grande.
- Rendi il titolo breve e preciso, rendendo chiaro fin dall'inizio lo scopo della tua email. Invita il lettore a pensare che leggere questa email sarà utile, tempestivo e molto rilevante per la sua vita.
- Rispondi alla domanda che il lettore vuole sapere: cosa c'è dentro per me?
- L'oggetto può stuzzicare il lettore, essere un invito all'azione, essere un argomento di attualità o riguardare un luogo o un evento locale se la tua organizzazione è strettamente basata sulla comunità.
- Un buon esempio di titolo è "New York City Challenges State Natural Gas Regulations in Court"
Passaggio 2. Racconta tutto nel primo paragrafo
Arriva subito al punto. I lettori non vogliono chiedersi quale sia la tua e-mail a metà, motivo per cui potrebbero eliminare l'e-mail senza fare alcuna donazione. Sii molto chiaro in questo paragrafo su cosa vuoi che faccia il lettore e perché stai inviando questa email.
- In questo primo paragrafo, dovresti chiedere al lettore la loro donazione. Anche se di persona potresti voler dire loro gentilmente che vuoi soldi, le e-mail richiedono la tua "chiesta" proprio all'inizio. Rendi questa richiesta facile da vedere, ad esempio in grassetto o in caratteri più grandi.
- Nella tua "chiedi", dì ai lettori cosa faranno i loro soldi. Se una piccola quantità farà qualcosa se non tutto, diglielo. Ad esempio, se $ 50 daranno da mangiare a 100 bambini, potresti ricevere più risposte che dire che hai bisogno di $ 1.000 per costruire una capanna.
- Digli che va bene dire di no. Le statistiche mostrano che più persone danno quando si sentono libere di fare la scelta sul dare, piuttosto che sentirsi sotto pressione per farlo.
- Spiega e descrivi la tua causa in questo primo paragrafo in modo che sia chiaro che vuoi i soldi per fare qualcosa, non solo per ottenere soldi per avere soldi.
Passaggio 3. Usa saggiamente i tuoi microcontenuti
I microcontenuti sono tutte le brevi frasi e sottotitoli che decorano un'e-mail. Vuoi utilizzare i tuoi microcontenuti per evidenziare i tuoi punti principali in modo che i lettori a cui piace scorrere l'e-mail prima di leggere si sentano obbligati a leggere il testo.
- I microcontenuti includono intestazioni, sottotitoli, la riga dell'oggetto e collegamenti e pulsanti.
- Usa verbi attivi, avverbi descrittivi e nomi. Il tuo obiettivo è convincerli a leggere il testo vero e proprio.
- Una buona intestazione potrebbe assomigliare a questa: "Dona $ 50 per salvare un delfino"
- Rendili in grassetto o con un testo più grande in modo che risaltino. Tendono ad apparire all'inizio dei paragrafi o delle nuove sezioni.
- Scrivi semplici sottotitoli. Puoi avere o meno sottotitoli, ma è utile includerli quando ritieni che un titolo sia troppo corto. Segui gli stessi principi: breve, attuabile, audace.
Passaggio 4. Racconta una storia
Raccontare una storia con la tua email è più coinvolgente per i lettori. Il corpo della tua email conterrà questa storia. Ricorda che le storie hanno un inizio, una parte centrale e una fine. Potresti voler usare una storia carica di emozioni per costringere i lettori a unirsi finanziariamente alla tua causa, una che è effettivamente avvenuta all'interno della tua organizzazione o come risultato della tua attività.
Passaggio 5. Scrivi brevi paragrafi del corpo
Crea il corpo della tua email in paragrafi brevi e precisi. Questo perché i lettori sono stanchi per l'enorme quantità di e-mail che ricevono. Limitare la lunghezza della tua email ti fa risaltare.
- Inserisci solo uno o due punti principali.
- Sii molto conciso, indipendentemente dal numero di modifiche e revisioni che l'e-mail deve subire per raggiungere questo obiettivo.
- Non includere la cronologia del motivo per cui stai chiedendo soldi. Gli usi che dai nel paragrafo di apertura e la tua storia nei paragrafi del corpo sono sufficienti per spiegare perché hai bisogno di soldi.
Passaggio 6. Fornire collegamenti e pulsanti, ma rimanere in contatto
Potrebbe essere allettante aggiungere tonnellate di link alla tua email, ma questo può diventare una distrazione e far deragliare facilmente il lettore dal tuo messaggio principale - per ottenere una donazione. Un modo semplice per fornire informazioni al lettore curioso senza aggiungere molti link che distraggono è avere tutte le informazioni rilevanti sul tuo sito web, quindi includere un link solo al tuo sito web. Ad esempio, se ci sono ricerche che dimostrano che le tue affermazioni sono vere, invece di collegarti direttamente a uno studio lungo e complicato in cui il lettore si perde, inserisci un link a quello studio sul tuo sito web (e assicurati che l'opzione per donare sia ben visibile sul tuo sito web).
Passaggio 7. Aggiungi le immagini con attenzione
Potresti voler aggiungere una o due immagini per enfatizzare il tuo punto, ma questo non è necessario. In effetti, i colori e le immagini possono far sembrare le e-mail come spam. Prova a inserire immagini solo in alto o in basso e limita il loro uso a quando ritieni che un'immagine sia assolutamente necessaria per comunicare il tuo punto o suscitare simpatia.
- Un'immagine utile potrebbe essere un soggetto della tua beneficenza che sperimenta gli effetti delle donazioni, come una bambina povera che riceve per la prima volta vestiti nuovi.
- L'inserimento del tuo logo in una posizione discreta, come un angolo in basso, può essere un'eccezione a questa regola, in quanto fornisce un riconoscimento istantaneo del lettore.
Passaggio 8. Scrivi un passaggio/invito all'azione successivo diretto
La parte finale di un'e-mail è l'invito all'azione e farla risaltare consente ai lettori di scansionarla prima di leggere tutti i motivi per cui dovrebbero donare. Questo serve a informare i lettori perché stai inviando loro un'e-mail in modo che rimangano coinvolti. Sii chiaro su come effettuare la donazione.
- Se un lettore non sa perché sta leggendo un'e-mail, è molto più probabile che la scarti.
- Assicurati che questa "domanda" finale si distingua dal resto dell'e-mail e sii molto chiaro su ciò che stai chiedendo. Fai in modo che abbia il suo paragrafo, sia in grassetto o con un carattere più grande/diverso e contenga un link o un pulsante di donazione dai colori vivaci.
- Se i lettori devono fare clic sul pulsante o sul collegamento, digli di farlo. Se devono rispondere all'e-mail per ulteriori istruzioni, digli di farlo senza mezzi termini: "Fai clic sul pulsante per salvare una scimmia in questo momento!" o "Premi il pulsante di risposta in questo momento e digita la frase "informazioni sulla donazione" nel corpo".
- Ha più senso per i lettori essere in grado di fare clic su un collegamento in quel momento e probabilmente in questo modo otterrai più donazioni, quindi prova a fornire un collegamento o un pulsante alla tua organizzazione.
- Crea un sito web o una pagina di donazione online in modo che i lettori possano contribuire online. Questo è ciò che i lettori si aspettano comunque da un'e-mail di donazione.
Passaggio 9. Sii breve
Se la tua email è lunga, non è facile da scansionare. Mantenere paragrafi e titoli brevi assicurerà che la tua e-mail riceva una scansione corretta prima che il lettore decida di continuare a leggere o meno.
Parte 2 di 3: tenere a mente il pubblico
Passaggio 1. Mantieni il tono più casual di una lettera
Una lettera formale inviata per posta da un'organizzazione a un individuo è spesso formale e distante a causa della modalità di comunicazione. Tuttavia, un'e-mail, come un blog, ha un tono meno formale.
- Usa la seconda persona "tu" quando ti rivolgi al lettore.
- Usa espressioni familiari per aiutare il lettore a relazionarsi con te, come "È costato un braccio e una gamba" o "Era al ginocchio per una cavalletta".
- Usa un linguaggio diretto, onesto e aperto quando ti rivolgi al lettore in modo che si sentano connessi e ti vedano come autentico.
Passaggio 2. Rendi le parole facili da leggere
Usa i caratteri di base e ottimizza l'aspetto visivo dell'e-mail. Non provare a utilizzare un carattere corsivo di fantasia: andrà bene solo un carattere serif di base. E non utilizzare due caratteri diversi per le intestazioni e il testo. Semplicemente mettendo in grassetto o rendendo un testo più grande di altri enfatizzerà bene i punti.
La tua email dovrebbe anche essere facile da leggere da un punto di vista linguistico - la tua scrittura dovrebbe essere a un livello di lettura dell'ottavo anno. Non diventare troppo prolisso o complicato. La tua scrittura dovrebbe essere chiara, priva di errori (nessun errore di grammatica o ortografia) e facile da leggere
Passaggio 3. Registrati per un servizio di posta elettronica
Se vuoi assicurarti che le tue e-mail vengano aperte o determinare che tipo di persone leggono le tue e-mail più di altre, non devi aspettare risposte o donazioni. Se ti iscrivi a un servizio di posta elettronica come MailChimp, puoi misurare un intero elenco di metriche diverse ogni volta che invii un'e-mail per adattare le tue e-mail ai tuoi lettori effettivi.
- Puoi rivedere metriche come le percentuali di clic, le percentuali di apertura e leggere i rapporti.
- I tassi di apertura sono particolarmente utili per determinare quali righe dell'oggetto sono popolari, aumentando il numero di persone che leggono le tue e-mail.
- Un altro motivo per cui un servizio di posta elettronica è utile è che se invii regolarmente e-mail di massa chiedendo donazioni, il tuo provider di posta elettronica potrebbe diventare sospettoso, persino tagliandoti come sospetto spammer. Ci vuole anche molto tempo per compilare elenchi, suddividere l'elenco di destinatari per soddisfare i requisiti del tuo account di posta elettronica (la maggior parte dei provider di posta elettronica imposta un limite di circa 50 destinatari per e-mail), rispondere alle persone e gestire le e-mail che tornare da indirizzi email inattivi.
Passaggio 4. Assicurati che la tua lista si preoccupi della tua causa
Rivedi regolarmente la tua lista di e-mail per assicurarti di inviarla alle persone che hanno maggiori probabilità di leggerla, in particolare assicurandoti che le persone che hanno espresso interesse siano presenti. Le tue metriche miglioreranno in questo modo e perderai meno tempo.
Passaggio 5. Personalizza segmentando
Usa un tono diverso con diversi gruppi di donatori. Ad esempio, se hai un gruppo di persone che rispondono regolarmente alle tue e-mail, invia loro un'e-mail con un tono personale. Compila un altro elenco di lettori che conosci di solito non aprono le tue e-mail con un tono meno formale. E ricevi un'e-mail con un tono esplicativo per le e-mail per la prima volta.
Con un provider di servizi di posta elettronica, puoi anche personalizzare singole e-mail con i nomi dei tuoi destinatari, ad esempio "Caro Henry"
Passaggio 6. Includi dati a supporto della tua raccolta fondi
Per mantenere il tuo pubblico coinvolto, potresti voler fornire loro dati incoraggianti che mostrino come hanno funzionato o funzioneranno i loro soldi. Queste informazioni possono essere inserite nel paragrafo di apertura o nell'invito all'azione o in entrambi. Alle persone piace donare quando sanno che stanno già facendo cose buone.
Passaggio 7. Dire grazie dopo aver ricevuto una donazione
Non dimenticare di inviare un ringraziamento personale ai donatori dopo aver ricevuto una donazione. Questo è un atto semplice che può garantire una donazione ripetuta in futuro. Vuoi inviare questa email il più rapidamente possibile; guardalo come una specie di ricevuta.
Se ricevi una grande quantità di donatori ogni mese, potresti prendere in considerazione la creazione di un modello in modo da poterlo incollare in una bozza di posta elettronica e personalizzarlo rapidamente
Parte 3 di 3: creazione di un elenco di e-mail
Passaggio 1. Non acquistare una mailing list
La vendita e l'acquisto di un elenco di indirizzi e-mail di potenziali donatori è illegale secondo il CAN SPAM Act del 2003. Ci sono aziende che ti permetteranno di "affittare" un elenco per un uso una tantum, ma questo può essere molto costoso, poiché probabilmente dovrà acquistare migliaia di indirizzi e-mail per vedere anche piccoli ritorni. Probabilmente è meglio investire quei soldi in qualcos'altro e cercare modi più solidi per costruire la tua lista di email.
Passaggio 2. Raccogli i nomi agli eventi
Ogni volta che la tua organizzazione non profit ospita o è coinvolta in un evento, assicurati di fornire un modo per consentire alle persone di iscriversi alla tua lista di e-mail. Metti fuori una penna, un blocco per appunti e alcuni fogli di carta con spazio per le parti interessate per scrivere il loro nome e indirizzo e-mail. Assicurati che il documento indichi che si stanno iscrivendo alla tua lista di e-mail.
Prova una lotteria o un concorso per ottenere più nomi. Durante l'evento, prova a organizzare una lotteria o un concorso per coloro che si iscrivono alla tua mailing list
Passaggio 3. Usa i social network
Assicurati che la tua organizzazione non profit abbia una forte presenza sui social media, da Twitter a Facebook a Instagram. È facile raggiungere le persone attraverso i social media e, se disponi di contenuti accattivanti, le persone potrebbero iniziare a condividere i tuoi post o le richieste di donazioni. Chiedi ai tuoi follower di iscriversi alla tua lista e-mail in modo che non perdano mai un annuncio importante.
Passaggio 4. Rendilo facile
Il tuo sito web dovrebbe offrire ai visitatori l'opportunità di iscriversi alla tua mailing list. Non deve essere appariscente, ma dovrebbe essere facile da trovare e registrarsi.
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Suggerimenti
- Rivedi le precedenti lettere di raccolta fondi o i messaggi e-mail. Usa un fraseggio e uno stile simili se le lettere sono efficaci. Molte organizzazioni usano le loro precedenti lettere di raccolta fondi come modelli per quelle nuove.
- Incorpora il tuo logo nella tua lettera e-mail per un riconoscimento immediato. I lettori spesso associano organizzazioni o società ai loro loghi.
- Utilizza un provider di servizi di posta elettronica per creare e-mail visivamente più accattivanti e per generare metriche che miglioreranno le tue e-mail future. MailChimp è buono.
- Assicurati che la tua email sia etichettata in bianco prima di inviarla. Se utilizzi una piattaforma di raccolta fondi online come Fundraise.com, lo farà automaticamente per te.
