Un'e-mail di conferma consente a un'altra persona di sapere che hai ricevuto un messaggio o una richiesta, anche se non sei in grado di dare subito una risposta completa. Sebbene non sia necessario inviare una conferma per ogni e-mail personale che ricevi, dovresti rispondere in un ambiente professionale o aziendale quando sei indirizzato direttamente. Se hai solo bisogno di dire all'altra persona che hai ricevuto la sua email, invia una breve conferma per farglielo sapere. Se la persona ha richiesto un servizio o ordinato un prodotto, fornisci maggiori informazioni su quando aspettarsi una risposta o su come risolvere eventuali problemi.
Passi
Metodo 1 di 2: conferma di aver ricevuto un'e-mail
Passaggio 1. Rispondi se sei elencato nella riga A: o nominato nel messaggio
Controlla la parte superiore dell'e-mail per vedere se il mittente ha elencato il tuo indirizzo e-mail nella riga "A:". Se non sei elencato lì, scansiona il corpo dell'e-mail per vedere se il tuo nome appare da qualche parte lì. Se vedi il tuo nome, assicurati di inviare un riconoscimento poiché sei stato indirizzato direttamente.
Se il tuo indirizzo e-mail è elencato solo nella riga "CC" dell'e-mail ma non sei menzionato nel corpo, non è necessario inviare un riconoscimento poiché il messaggio è stato probabilmente inviato a un grande gruppo di persone
Avvertimento:
Evita di riconoscere i messaggi di spam poiché potrebbero continuare a inviarti e-mail se rispondi.
Passaggio 2. Indirizza il mittente per nome nel saluto
Inizia il tuo saluto nella parte superiore della tua email in modo che l'altra persona lo veda immediatamente quando lo apre. Usa un saluto formale, come "Ciao" o "Caro", seguito dal loro nome. Se stai rispondendo a un superiore o a qualcuno che non conosci, usa il titolo seguito dal cognome. Se conosci bene l'altra persona, puoi usare il suo nome.
Ad esempio, potresti dire "Ciao signora Davis" o "Caro Jonathan" come saluto
Passaggio 3. Menziona brevemente che hai letto l'e-mail
Usa solo poche frasi per il tuo riconoscimento in modo che non sembri troppo prolisso. Ringrazia la persona per aver inviato l'e-mail o fagli sapere che hai ricevuto il suo messaggio. Se ci sono dettagli specifici, ripetili nelle frasi di apertura per mostrare che sei stato letto attraverso il loro messaggio.
- Ad esempio, potresti scrivere qualcosa come "Grazie per avermi inviato un messaggio sulla riunione della prossima settimana" o "Ho ricevuto e letto la tua email in merito al nostro nuovo potenziale cliente".
- Se non hai avuto il tempo di leggere l'e-mail, puoi dire qualcosa come "Grazie per avermi contattato. Ho ricevuto il tuo messaggio e lo leggerò non appena possibile".
Passaggio 4. Fornire un tempo stimato per una risposta se l'e-mail contiene una richiesta o una domanda
Se hai il tempo di rispondere immediatamente in modo completo, fallo il prima possibile per dimostrare che sei affidabile e affidabile. Altrimenti, fornisci un lasso di tempo in cui l'altra persona può aspettarsi un altro messaggio da te in modo che non pensino che la stai ignorando. Fai attenzione a non promettere troppo su quanto tempo puoi rispondere se pensi che potrebbe volerci più tempo.
- Ad esempio, potresti dire "Potrò fornirti tali informazioni entro 2 giorni" oppure "Ti ricontatterò più tardi oggi per discutere ulteriormente il problema".
- Se non sai quanto tempo ci vorrà per rispondere, usa "Ti ricontatterò il prima possibile per qualsiasi domanda o commento".
- Se non c'è una richiesta o un problema che devi affrontare nell'e-mail, non devi rispondere con un lasso di tempo.
Passaggio 5. Termina l'e-mail con una chiusura e il tuo nome prima di inviarla
Usa una chiusura formale nella tua e-mail, come "Migliore" o "Grazie ancora", per aiutare il messaggio a sembrare più professionale. Scrivi il tuo nome dopo la chiusura per concludere il tuo messaggio. Assicurati che tutto sia scritto correttamente prima di fare clic sul pulsante Invia.
- Ad esempio, potresti scrivere "Meglio, Beth" o "Grazie ancora, Travis".
- Puoi anche fornire un numero di telefono o un indirizzo email alternativo dopo il tuo nome se vuoi dare all'altra persona un modo diverso di contattarti.
Passaggio 6. Follow-up con un'e-mail di risposta completa il prima possibile
Se l'e-mail originale conteneva una richiesta o una domanda, prenditi il tempo necessario per scrivere una risposta completa quando puoi. Affronta tutte le preoccupazioni o le domande nel messaggio per intero per dimostrare che hai impiegato del tempo per considerare il loro messaggio. Mantieni un tono educato e positivo durante tutto il messaggio per mantenere un buon repertorio con loro.
Se hai bisogno di più tempo, ad esempio se stai aspettando un rapporto o un documento, prova a inviare un'e-mail di follow-up con un aggiornamento e un nuovo lasso di tempo in modo che l'altra persona non pensi che te ne sei dimenticato
Metodo 2 di 2: risposta a servizi e ordini aziendali
Passaggio 1. Inserisci il nome della persona a cui stai contattando nella parte superiore dell'e-mail
Inizia con un saluto formale, come "Ciao" o "Caro", per mantenere un tono professionale nel tuo messaggio. Se non conosci bene la persona, usa il titolo seguito dal cognome per rimanere formale. Se hai più familiarità con la persona o se fornisce il suo nome, puoi rivolgerti a lei con quello.
Ad esempio, puoi scrivere "Caro signor Christensan" o "Ciao Dana" come saluto
Passaggio 2. Ringrazia la persona e menziona il prodotto o il servizio richiesto
Esprimi genuina gratitudine verso la persona nella frase di apertura della tua email. Nella stessa frase, riformula il prodotto che la persona ha ordinato o quali problemi o preoccupazioni hanno menzionato nella corrispondenza precedente. In questo modo, la persona riconoscerà che hai impiegato del tempo per leggere o elaborare i suoi messaggi precedenti.
Ad esempio, potresti dire "Grazie per aver ordinato le 2 scatole di cioccolatini dal nostro negozio" o "Apprezziamo che tu ci abbia contattato in merito all'apertura di lavoro per cui hai fatto domanda"
Passaggio 3. Dai alla persona un lasso di tempo su quando aspettarsi una risposta o una consegna
Menziona nella frase successiva quanto tempo impiegherà l'altra persona a sentirti in modo che non sentano che ti sei dimenticato di loro. Assicurati che il periodo di tempo che fornisci sia accurato e onesto, altrimenti potrebbero arrabbiarsi se non ti risponderanno.
Ad esempio, potresti dire "Puoi aspettare il tuo pacco in 3 giorni lavorativi" o "Per favore concedi 1-2 giorni lavorativi per consentirci di rispondere"
Variazione:
Se non sai quanto tempo ci vorrà per rispondere, dì qualcosa come "Ti contatteremo il prima possibile per rispondere alle tue preoccupazioni".
Passaggio 4. Fornire suggerimenti in caso di problemi che non è possibile risolvere tramite e-mail
Se non riesci a risolvere direttamente il loro problema, prova a consigliare altre opzioni che potrebbero essere più utili. Mantieni un tono educato e comprensivo durante tutto il messaggio in modo che non sembri negativo o non sembri falso. Cerca di fornire quanti più dettagli possibili alla persona in modo che possa fare i passi successivi per risolvere i suoi problemi.
Ad esempio, potresti dire: "Mi dispiace sapere che c'è un problema con il trasferimento di denaro sul tuo conto corrente. Prova a consultare le nostre FAQ per vedere se il tuo problema è stato risolto. Altrimenti, potresti dover visitare la tua banca e parlare con il tuo account manager per confermare le tue transazioni
Passaggio 5. Lascia le informazioni di contatto nella parte inferiore dell'e-mail
Termina la tua email con una chiusura formale, come "Migliore" o "Grazie ancora", in modo da terminare il messaggio con una nota positiva. Assicurati di includere il tuo nome dopo la chiusura. Se vuoi dare all'altra persona la possibilità di contattarti, puoi anche lasciare un numero di telefono, un indirizzo email alternativo o un sito web dopo il tuo nome.
