L'archiviazione e l'archiviazione automatica sono funzionalità di Microsoft Outlook 2007 che consentono di spostare i vecchi elementi in una posizione di archivio a intervalli pianificati. Per impostazione predefinita, Outlook 2007 archivia automaticamente gli elementi ogni 14 giorni, ma puoi scegliere di archiviare gli elementi manualmente o personalizzare l'archiviazione automatica per archiviare gli elementi secondo la pianificazione specificata.
Passi
Metodo 1 di 2: Archiviazione manuale dei file
Passaggio 1. Fare clic su "File" nella parte superiore della sessione di Outlook 2007 e selezionare "Archivia
” Questo aprirà la finestra di dialogo Archivio.
Passaggio 2. Seleziona il pulsante di opzione accanto a "Archivia questa cartella e tutte le sottocartelle
”
Passaggio 3. Fare clic sul menu a discesa accanto a "Archivia elementi più vecchi di" e selezionare la data desiderata
Tutti gli elementi più vecchi della data selezionata verranno archiviati.
Passaggio 4. Fare clic su "Sfoglia", quindi selezionare dove si desidera che la cartella Archivio venga archiviata sul computer
Passaggio 5. Fare clic su "OK
” Tutti gli elementi in Outlook precedenti alla data specificata verranno ora archiviati.
Metodo 2 di 2: personalizzazione dell'archiviazione automatica
Passaggio 1. Fare clic su "Strumenti" nella parte superiore della sessione di Outlook 2007 e selezionare "Opzioni
” Questo aprirà la finestra di dialogo Opzioni.
Passaggio 2. Fare clic sulla scheda "Altro", quindi fare clic su "Archiviazione automatica
”
Passaggio 3. Metti un segno di spunta accanto a "Esegui archiviazione automatica ogni", quindi seleziona la frequenza con cui desideri che gli elementi vengano archiviati automaticamente dal menu a discesa
Per impostazione predefinita, Outlook 2007 esegue la scansione degli elementi meno recenti ogni 14 giorni.
Passaggio 4. Metti i segni di spunta accanto a una o più delle seguenti opzioni in base alle tue preferenze personali:
- Richiedi prima dell'esecuzione dell'archiviazione automatica: questa funzione visualizza un messaggio di promemoria prima dell'archiviazione automatica degli elementi e offre la possibilità di annullare quella particolare sessione di archiviazione automatica.
- Elimina elementi scaduti: questa funzionalità consente a Outlook di eliminare automaticamente gli elementi quando i relativi periodi di invecchiamento sono scaduti.
- Archivia o elimina vecchi elementi: questa opzione consente di archiviare o eliminare elementi selezionati una volta scaduti i periodi di invecchiamento.
- Mostra cartella archivio nell'elenco cartelle: se abilitata, questa funzione visualizza la cartella Archivio nel riquadro di navigazione sinistro di Outlook in modo da poter accedere facilmente agli elementi archiviati.
- Elimina gli elementi più vecchi di: questa impostazione consente di selezionare quando si desidera archiviare gli elementi in base all'età. Puoi scegliere di archiviare tutti gli elementi di età compresa tra un giorno e 60 mesi.
- Sposta vecchi elementi in: questa funzione consente di selezionare una posizione sul computer in cui si desidera archiviare gli elementi archiviati.
- Elimina definitivamente gli elementi: se abilitata, questa opzione elimina automaticamente gli elementi più vecchi senza archiviarli.
Passaggio 5. Fare clic su "OK
” Le tue nuove impostazioni di Archiviazione automatica verranno ora salvate e abilitate.
