L'archiviazione è l'archiviazione o la conservazione delle informazioni. Le organizzazioni convertono i documenti cartacei in digitali ogni giorno, per aumentare la durata dei documenti. Ciò, unito all'immensa quantità di dati generati oggi dai computer, significa che l'archiviazione dei documenti aumenterà di importanza. Se sai come archiviare i documenti, puoi liberare spazio in modo che il tuo computer gestisca i documenti correnti in modo più efficiente.
Passi
Passaggio 1. Archivia i documenti in un file zip
Particolarmente utili con file importanti, ma raramente necessari, i file zip riducono lo spazio occupato dai documenti sul disco rigido.
- Evidenzia semplicemente i file che desideri convertire in un formato zip.
- Fare clic con il tasto destro del mouse e quindi scegliere "Invia a".
- Vuoi inviare i file a una "cartella compressa (zippata)".
- Verifica che i file siano effettivamente presenti facendo doppio clic sulla cartella zip. Se lo sono, puoi eliminare i file originali.
Passaggio 2. Migrare i documenti su un supporto di archiviazione separato
Le scelte più comuni per l'archiviazione digitale sono unità a nastro esterne, dischi rigidi esterni o chiavette USB.
Passaggio 3. Eseguire il backup dei documenti su CD o DVD se si dispone di un masterizzatore CD o DVD
I backup sono un altro modo di archiviare, anche se probabilmente conosci questo metodo con un altro nome: masterizzare un disco. Ad esempio, Windows utilizza un Live File System e un formato Mastered (migliore per la compatibilità in altri dispositivi) per copiare file su CD o DVD.
- Inserisci un CD o un DVD scrivibile nel masterizzatore CD o DVD del tuo computer per Live File System.
- Quando viene visualizzata la finestra di dialogo, fai clic su "Masterizza file su disco dati".
- Assegna un nome al disco, quindi fai clic su "Avanti".
- Attendi che appaia una cartella vuota per il disco. Ciò significa che il disco è formattato e pronto per copiare i file.
- Apri la cartella con i documenti che desideri archiviare e trascina i file nella cartella del disco vuota.
- Per il formato Mastered, inserisci un CD o DVD scrivibile nel masterizzatore CD o DVD di un computer.
- Quando viene visualizzata la finestra di dialogo, fai clic su "Masterizza file su disco dati".
- Assegna un nome al disco e fai clic su "Mostra opzioni di formattazione".
- Scegli "Masterizzato" e fai clic su "Avanti".
- Attendi che appaia una cartella vuota per il disco. Ciò significa che il disco è formattato e pronto per copiare i file.
- Apri la cartella con i documenti che desideri archiviare e trascina questi file nella cartella del disco vuota.
Passaggio 4. Invia i documenti all'archiviazione fuori sede
- Oltre a fungere da posizione per i file archiviati, le posizioni di archiviazione fuori sede sicure proteggono i dati da disastri come incendi e guasti del disco rigido.
- Con così tante aziende che offrono questo servizio, è necessario contattare direttamente un'azienda per informazioni specifiche su come operano e quali garanzie sono incluse nell'archiviazione dei documenti fuori sede.
Passaggio 5. Utilizzare il software per l'archiviazione digitale
- Uno dei metodi più conosciuti per preservare l'aspetto di un documento è la creazione di un file PDF. Offerto da Adobe, questo software, noto come Adobe Acrobat, semplifica la conversione di documenti in formato PDF da vari programmi software. Ci sono anche diversi programmi gratuiti che creeranno questi file.
- Il fatto che le specifiche siano pubbliche significa che le versioni future del software Adobe saranno in grado di leggere le versioni precedenti dei documenti.
- Inoltre, i lettori PDF sono facilmente disponibili come download gratuito dal sito Web di Adobe.
Passaggio 6. Rimani aggiornato con la tecnologia per archiviare i documenti
Con il rapido sviluppo della tecnologia, ciò che è attuale oggi potrebbe essere obsoleto domani. Questo può essere un problema durante la migrazione di file archiviati su un nuovo sistema.
Suggerimenti
- Cataloga i file archiviati in modo che tu o altre persone possiate trovare i file necessari nel tempo. Questo può essere semplice come nominare file o cartelle con il nome del contenuto e le date racchiuse nei file. Ad esempio, se stai archiviando documenti aziendali, potresti denominare una cartella "File aziendali 1° trimestre 1997". Nei sistemi più grandi, gli archivi utilizzano molto probabilmente i metadati per scopi di catalogazione.
- Un altro motivo per archiviare i file è che a volte ci sono requisiti legali che richiedono il salvataggio delle informazioni.
Avvertenze
- I dati multimediali sono spesso collegati a hardware o software specifici e potrebbero non essere accessibili al di fuori dei sistemi proprietari.
- Un pericolo è il rischio di corruzione dei file. Assicurati di utilizzare un sistema ben collaudato per eseguire il backup delle tue informazioni.
- Non disporre di un sistema per l'archiviazione dei documenti può portare alla perdita involontaria di file, soprattutto se vengono eliminati per errore.
