Questo articolo spiega come automatizzare il reporting dei dati in Microsoft Excel. Per i dati esterni, questo wikiHow ti insegnerà come interrogare e creare report da qualsiasi fonte di dati esterna (MySQL, Postgres, Oracle, ecc.) dall'interno del tuo foglio di lavoro utilizzando i plugin di Excel che collegano il tuo foglio di lavoro a fonti di dati esterne.
Per i dati già archiviati in un foglio di lavoro Excel, utilizzeremo le macro per creare report ed esportarli in una varietà di tipi di file con la semplice pressione di un tasto. Fortunatamente, Excel è dotato di un registratore di passi integrato, il che significa che non dovrai codificare le macro da solo.
Passi
Metodo 1 di 2: per i dati già in Excel
Passaggio 1. Se i dati su cui è necessario creare un rapporto sono già archiviati, aggiornati e gestiti in Excel, è possibile automatizzare i flussi di lavoro dei rapporti utilizzando le macro
Le macro sono una funzione integrata che consente di automatizzare attività complesse e ripetitive.
Passaggio 2. Apri Excel
Fare doppio clic (o fare clic se si utilizza un Mac) sull'icona dell'app Excel, che assomiglia a una "X" bianca su sfondo verde, quindi fare clic su Cartella di lavoro vuota nella pagina dei modelli.
- Su un Mac, potrebbe essere necessario fare clic File e quindi fare clic su Nuova cartella di lavoro vuota nel menu a discesa risultante.
- Se hai già un report Excel che desideri automatizzare, dovrai invece fare doppio clic sul file del report per aprirlo in Excel.
Passaggio 3. Se necessario, inserisci i dati del foglio di calcolo
Se non hai aggiunto le etichette e i numeri delle colonne per cui desideri automatizzare i risultati, fallo prima di procedere.
Passaggio 4. Abilita la scheda Sviluppatore
Per impostazione predefinita, il Sviluppatore la scheda non viene visualizzata nella parte superiore della finestra di Excel. Puoi abilitarlo effettuando le seguenti operazioni a seconda del tuo sistema operativo:
- Windows - Fare clic su File, clicca Opzioni, clicca Personalizza il nastro sul lato sinistro della finestra, seleziona la casella "Sviluppatore" nella parte inferiore destra della finestra (potresti prima dover scorrere verso il basso) e fare clic ok.
- Mac - Fare clic su Eccellere, clicca Preferenze…, clicca Barra multifunzione e barra degli strumenti, seleziona la casella "Sviluppatore" nell'elenco "Schede principali" e fai clic su Salva.
Passaggio 5. Fare clic su Sviluppatore
Questa scheda dovrebbe ora trovarsi nella parte superiore della finestra di Excel. In questo modo viene visualizzata una barra degli strumenti nella parte superiore della finestra di Excel.
Passaggio 6. Fare clic su Registra macro
È nella barra degli strumenti. Apparirà una finestra pop-up.
Passaggio 7. Immettere un nome per la macro
Nella casella di testo "Nome macro", digita il nome della macro. Questo ti aiuterà a identificare la macro in un secondo momento.
Ad esempio, se stai creando una macro che creerà un grafico con i dati disponibili, potresti chiamarla "Grafico1" o simile
Passaggio 8. Creare una combinazione di tasti di scelta rapida per la macro
Premi il tasto ⇧ Shift insieme a un altro tasto (ad esempio, il tasto T) per creare la scorciatoia da tastiera. Questo è ciò che utilizzerai per eseguire la tua macro in un secondo momento.
Su un Mac, la combinazione di tasti di scelta rapida finirà per essere ⌥ Opzione+⌘ Comando e il tuo tasto (ad esempio, ⌥ Opzione+⌘ Comando+T)
Passaggio 9. Archivia la macro nel documento Excel corrente
Fare clic sulla casella a discesa "Memorizza macro in", quindi fare clic su Questa cartella di lavoro per garantire che la macro sia disponibile per chiunque apra la cartella di lavoro.
Dovrai salvare il file Excel in un formato speciale per salvare la macro
Passaggio 10. Fare clic su OK
È in fondo alla finestra. In questo modo salverai le tue impostazioni macro e ti metterai in modalità di registrazione. Tutti i passaggi che effettuerai da ora fino all'interruzione della registrazione verranno registrati.
Passaggio 11. Eseguire i passaggi che si desidera automatizzare
Excel terrà traccia di ogni clic, sequenza di tasti e opzione di formattazione che inserisci e li aggiungerà all'elenco delle macro.
- Ad esempio, per selezionare i dati e creare un grafico da essi, evidenziare i dati, fare clic su Inserire nella parte superiore della finestra di Excel, fai clic su un tipo di grafico, fai clic sul formato del grafico che desideri utilizzare e modifica il grafico secondo necessità.
- Se volessi usare la macro per aggiungere valori dalle celle A1 attraverso A12, faresti clic su una cella vuota, digitare =SUM(A1:A12) e premere Invio.
Passaggio 12. Fare clic su Interrompi registrazione
È nel Sviluppatore barra degli strumenti della scheda. Ciò interromperà la registrazione e salverà tutti i passaggi effettuati durante la registrazione come macro individuale.
Passaggio 13. Salva il tuo foglio Excel come file con attivazione macro
Clic File, clicca Salva comee cambia il formato del file in xlsm invece di xls. È quindi possibile inserire un nome file, selezionare una posizione file e fare clic su Salva.
Se non lo fai, la macro non verrà salvata come parte del foglio di calcolo, il che significa che altre persone su computer diversi non saranno in grado di utilizzare la tua macro se invii loro la cartella di lavoro
Passaggio 14. Esegui la tua macro
Premi la combinazione di tasti che hai creato come parte della macro per farlo. Dovresti vedere il tuo foglio di lavoro automatizzato in base ai passaggi della tua macro.
Puoi anche eseguire una macro facendo clic su macro nel Sviluppatore scheda, selezionando il nome della macro e facendo clic su Correre.
Metodo 2 di 2: per dati esterni (MySQL, Postgres, Oracle, ecc.)
Passaggio 1. Scarica il plug-in Excel di Kloudio da Microsoft AppSource
Ciò ti consentirà di creare una connessione permanente tra un database esterno o un'origine dati e la tua cartella di lavoro. Questo plugin funziona anche con Fogli Google.
Passaggio 2. Crea una connessione tra il tuo foglio di lavoro e la tua fonte di dati esterna facendo clic sul pulsante + sul portale Kloudio
Digita i dettagli del tuo database (tipo di database, credenziali) e seleziona eventuali opzioni di sicurezza/crittografia se lavori con dati riservati o aziendali.
Passaggio 3. Dopo aver creato una connessione tra il foglio di lavoro e il database, sarai in grado di eseguire query e creare report da dati esterni senza uscire da Excel
Crea i tuoi report personalizzati dal portale Kloudio e poi selezionali dal menu a tendina in Excel. Puoi quindi applicare eventuali filtri aggiuntivi e scegliere la frequenza con cui il rapporto aggiornerà (in modo da poter aggiornare automaticamente il foglio di calcolo delle vendite ogni settimana, giorno o persino ora).
Passaggio 4. Inoltre, puoi anche inserire dati nel foglio di lavoro connesso e fare in modo che i dati aggiornino l'origine dati esterna
Crea un modello di caricamento dal portale Kloudio e sarai in grado di caricare manualmente o automaticamente le modifiche nel tuo foglio di calcolo sulla tua fonte di dati esterna.
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Suggerimenti
- Scarica i plug-in di Excel solo da Microsoft AppSource, a meno che non ti fidi del provider di terze parti.
- Le macro possono essere utilizzate per qualsiasi cosa, da attività semplici (ad esempio, aggiungere valori o creare un grafico) a quelle complesse (ad esempio, calcolare i valori della cella, creare un grafico dai risultati, etichettare il grafico e stampare il risultato).
- Quando si apre un foglio di calcolo con la macro inclusa, potrebbe essere necessario fare clic Abilitare il contenuto in un banner giallo nella parte superiore della finestra prima di poter utilizzare la macro.
Avvertenze
- Le macro possono essere utilizzate in modo dannoso (ad esempio, per eliminare file sul computer). Non eseguire macro da fonti non affidabili.
- Le macro implementeranno letteralmente ogni passaggio che fai durante la registrazione. Assicurati di non inserire accidentalmente un valore errato, di non aprire un programma che non desideri utilizzare o di eliminare un file.
