Scrivere le tue priorità su carta funziona se riesci a eliminarle in un pomeriggio. Con un torrente di compiti in arrivo a casa o al lavoro, molti vengono riportati al giorno successivo (o alla settimana o al mese). Questo foglio di calcolo Excel osserva l'avvicinarsi delle scadenze e sposta le priorità delle attività di conseguenza. In 20 minuti i passaggi seguenti forniscono un modo più efficace per gestire le tue priorità.
Passi
Passaggio 1. Crea una scheda "Casa" o "Ufficio"
Apri un nuovo foglio di calcolo Excel. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla scheda "Foglio1" in basso e fare clic su Rinomina. Digita "Casa" o "Ufficio".
Passaggio 2. Rinomina Foglio2 come "Modello" e Foglio3 come "Punti" ripetendo il passaggio 1
Passaggio 3. Creare la tabella Importanza
Nella scheda Punti, compila le colonne A, B e C:
Passaggio 4. Definire il nome "Importanza"
Seleziona dalla cella A2 a C7. Fare clic su Inserisci nome Definisci
Definire il nome come "Importanza" e fare clic su OK
Passaggio 5. Creare la tabella degli sforzi
Ripeti i passaggi 3, 4 e 5 per creare la tabella Sforzo nelle colonne E, F e G. Seleziona le celle da E2 a G6 e assegna loro il nome "Sforzo".
Passaggio 6. Creare la tabella Urgenza
Ripeti i passaggi 3, 4 e 5 per creare la tabella Urgenza nelle colonne I, J e K. Chiamali "Urgenza".
Passaggio 7. Immettere le intestazioni nella scheda Home
Fare clic sulla scheda Home e inserire i titoli nella riga 1:
- A - Priorità Una formula, 1 per il compito più importante, ma può essere superiore a 100
- B - Attività Nome dell'attività.
- C - Importanza Un A, B, C, D, E o F dalla tabella.
- D - Sforzo A 1-5, dalla tabella Sforzo.
- E - Urgenza Una formula basata sulla Scadenza.
- F - Data di scadenza in cui l'attività dovrebbe essere terminata. Le scadenze non sono rigide e veloci. Rampa ti dice quanto presto potresti iniziare l'attività e Estensione ti dice per quanti giorni potrebbe scivolare. Ottenere un taglio di capelli potrebbe avere un aumento di 5 e un'estensione di 4: non ha senso tagliarsi i capelli con 2 settimane di anticipo e le persone potrebbero notare se il ritardo è stato superiore a 5 giorni.
- G - Ramp Up Giorni prima della data di scadenza è possibile avviare l'attività.
- H - Estensione Estensione automatica della Scadenza
- I - Formula dei giorni rimasti. Numero di giorni prima della Scadenza; negativo se la scadenza è stata superata.
- J - L'attività Data di fine è stata effettivamente completata.
- K - Commento Tutti i dettagli per l'attività.
Passaggio 8. Inserisci il tuo elenco di attività
Nota Priorità, Urgenza e Giorni rimanenti vengono lasciati vuoti. Saranno compilati con formule. Ecco un esempio di compiti a casa.
Passaggio 9. Immettere le formule per Giorni rimasti, Urgenza e Priorità
Le formule seguenti sono per la riga 2.
- I (giorni rimasti) =F2-IF(ISBLANK(J2), OGGI(), J2)
- E (Urgenza) =SE(I2>G2, 5, SE(I2>0, 4, SE(I2=0, 3, SE(I2+H2>0, 2, 1))))
- A (Priorità) = CERCA. VERT(C2, Importanza, 2, FALSE) + CERCA. VERT(D2, Sforzo, 2, FALSE) + CERCA. VERT(E2, Urgenza, 2, FALSO)
Passaggio 10. Modificare il formato per Cell I2 in Integer facendo clic con il pulsante destro del mouse sulla cella, selezionando il formato e trasformandolo in un numero con 0 posizioni decimali
Passaggio 11. Copia le formule per Priorità, Urgenza e Giorni rimasti nelle celle rimanenti in ciascuna colonna
Seleziona la cella E2 e digita CTRL-C.
Seleziona le celle da E3 a E10 e fai clic su CTRL-V. Ripetere per copiare la cella I2 nelle celle da I3 a I10. Infine, ripeti per copiare la cella A2 nelle celle da A3 a A10. Ignora i valori dispari che ottieni per le attività non definite.
Passaggio 12. Ordina le righe per Priorità
Seleziona dalle celle da A1 a K, per tante righe quanti sono i dati. Quindi fare clic su Ordina dati.
Passaggio 13. Salva il foglio di calcolo delle priorità, inclusa la data per il controllo delle versioni
Passaggio 14. Contrassegnare le attività come completate
Quando completi le attività, segna la data nella colonna Finito. Ricordare CTRL- ;
(tasto Ctrl e punto e virgola) inserisce immediatamente la data corrente.
Passaggio 15. Guarda le priorità cambiare ogni giorno
Ecco le priorità in più giorni. Il 13 luglio tutte le attività sono prima del Rampa periodo, quindi avere grandi numeri. Il 20 luglio, vengono visualizzate priorità più alte (numeri più piccoli) per quattro attività, tra cui Falciare il prato che ha colpito il suo Dovuto Data. Il 21 la priorità è più alta perché siamo nel Estensione periodo e il 23 luglio è ancora più alto perché è al di là del Estensione periodo. pagare le bollette subisce anche un'escalation il 23 e il 25.
Suggerimenti
- Sentiti libero di aggiungere più colonne: chi ha assegnato l'attività, la categoria, ecc.
- Dividi i compiti più grandi in quelli più piccoli.
- Se necessario, ordinare l'elenco delle attività ogni giorno.
- Conserva file Excel separati per famiglia/casa e lavoro.
- =SE(GIORNOSETTIMANA(OGGI(), 2)>5, OGGI()-(GIORNOSETTIMANA(OGGI(), 2)-5)+7, OGGI()-(GIORNOSETTIMANA(OGGI(), 2)-5))
- Utilizza il filtro automatico per selezionare attività scadute (Urgenza=1) o attività molto importanti (Importanza="A")
- Leggi gli articoli elencati di seguito sulla definizione delle priorità e sulla gestione del tempo.
- Copia le attività ricorrenti nella scheda Modelli, così puoi trovarle e ricopiarle facilmente.
- Sentiti libero di cambiare i punti assegnati per ogni parte della priorità.
- Un modo per mantenere costantemente aggiornata un'attività ricorrente consiste nell'inserirla nella colonna della data: (questo esempio utilizza venerdì, che qui è "5").
- Aggiungi formati condizionali alla data di scadenza per indicare quando è scaduta.
- Settimanalmente, mensilmente (o forse il doppio) conta il numero di attività completate in ogni periodo. Questo potrebbe essere l'unico feedback positivo che potresti ottenere sul tuo lavoro.
- Questo trova la data di "oggi" (lunedì=1, martedì=2, … domenica=7) e controlla se è successiva a venerdì. Se lo è, aggiungerà sette all'attuale venerdì, dando il venerdì delle prossime settimane. Se non è più tardi di venerdì, visualizza solo la data del venerdì per questa settimana.
- In questo esempio, lunedì = 1, martedì = 2, mercoledì = 3, giovedì = 4, venerdì = 5, sabato = 6 e domenica = 7.
- Per cambiare questa formula in modo che funzioni per, diciamo, martedì, possiamo vedere guardando l'elenco sopra quel martedì = 2, quindi basta scambiare i tre 5 nella formula per i 2.
Avvertenze
- Invece di portare sempre con te i tuoi file Excel, usa Google Spreadsheet in modo che i tuoi file siano sempre a tua disposizione.
- Salva il foglio di calcolo ogni poche sessioni per il ripristino.
- La gestione del tempo è altamente personale e questo foglio di calcolo potrebbe non adattarsi alle tue esigenze e preferenze. Può sembrare invadente o semplicemente troppo impegnativo visitare ogni giorno. Potrebbe funzionare per te, ma non per i tuoi amici o viceversa.
- Le priorità calcolate non sono numeri ordinali. Il completamento di un'attività con priorità "1" non sposta tutte le altre in alto. Le priorità possono variare fino a un centinaio e non tutti i numeri sono possibili. Concentrati di solito sulle priorità tra 1 e 12.
- Non preoccuparti di avere troppe attività: anche due mesi di attività possono attendere in fondo all'elenco fino all'avvicinarsi della data di scadenza.
