La posta elettronica è ora una delle forme di comunicazione più comunemente utilizzate, insieme a messaggi di testo, telefonate e applicazioni di messaggistica istantanea. La corrispondenza con la posta elettronica è stata così comune che molte persone hanno dimenticato come crearne una correttamente. Un'e-mail ben composta riflette professionalità e sincerità nel messaggio che veicola, quindi è assolutamente necessario che si sappia come formattare un messaggio di posta elettronica.
Passi
Passaggio 1. Componi l'oggetto della tua email
La riga dell'oggetto di un messaggio di posta elettronica funge da breve riepilogo dell'argomento del messaggio. La tua riga dell'oggetto dovrebbe essere semplice e concisa in modo che sia in grado di dare al destinatario un'idea su quale sia l'argomento della tua email in poche semplici parole.
- Ad esempio, se stai scrivendo a qualcuno riguardo a qualche attività, non complicare l'oggetto con troppi dettagli come "Mi piace l'auto che guidi. Adoro il suo colore blu e le ruote sono stupende.”
- Indica chiaramente il tuo motivo direttamente nella riga dell'oggetto. Ad esempio: "Acquirente interessato della tua berlina blu".
Passaggio 2. Includere i saluti appropriati
Non iniziare immediatamente l'e-mail con ciò che devi dire. Includi saluti comuni come "Saluti" o "Buongiorno". Non vorrai che una persona a caso salga e ti parli immediatamente senza nemmeno salutarti, vero? È lo stesso per le e-mail.
Per rendere il tuo saluto più personale, includi il cognome del destinatario nel tuo saluto
Passaggio 3. Scrivi il corpo del tuo messaggio
A seconda del tipo di messaggio che stai scrivendo e a chi lo stai inviando, puoi scriverlo come vuoi.
- Se stai scrivendo a qualcuno vicino a te, potresti rendere la tua email personale; ma se stai scrivendo una lettera commerciale, devi mantenere l'e-mail il più professionale possibile.
- Devi anche tenere a mente il formato del tuo messaggio. Non utilizzare stili di carattere, dimensioni e formati difficili da leggere ed evitare di utilizzare lettere maiuscole. Le lettere maiuscole, nel mondo digitale, assomigliano alle grida.
Passaggio 4. Includere un'osservazione di chiusura
Non limitarti a terminare la tua email dove finisce il tuo messaggio. Scrivi commenti di chiusura come "Cordiali saluti", "Cordiali saluti" o qualsiasi altra cosa che ritieni possa andare meglio con l'email che stai scrivendo.
Le osservazioni conclusive dovrebbero sicuramente andare bene con la tua email. Come mai? Perché se stai scrivendo un messaggio di lavoro, non vorrai scrivere "Amorevolmente tuo" come osservazioni di chiusura per la tua lettera; sarebbe inopportuno
Passaggio 5. Aggiungi una firma
Sebbene il tuo indirizzo e-mail includa già il tuo nome su ogni e-mail che invii, è comunque consigliabile includere una firma insieme a ogni messaggio che componi. Le firme possono essere solo testo o, se vuoi essere creativo, immagini (come loghi, marchi, ecc.).
Usa l'opzione Firma di qualsiasi applicazione webmail o client di posta elettronica di cui hai bisogno per creare la tua firma
Suggerimenti
- Oltre a formattare i messaggi e-mail, dovresti anche utilizzare indirizzi e-mail con nomi appropriati. Inviare messaggi al tuo amico d'infanzia utilizzando "[email protected]" va bene, ma non è una grande idea quando invii e-mail di lavoro al tuo capo.
- Utilizzare le corrette etichette di Internet durante la creazione di e-mail. Non inviare e-mail di spam o messaggi a contatti sconosciuti.
- Ricontrolla sempre il tuo messaggio di posta elettronica prima di inviarlo per evitare di inviare più messaggi a un destinatario. Se lo fai, i tuoi messaggi possono essere contrassegnati come SPAM.
