Potresti pensare che solo gli insegnanti della scuola debbano preoccuparsi di prendere la frequenza, ma in realtà è anche un'importante pratica aziendale. Sia per le piccole che per le grandi imprese, dati accurati sulle presenze possono rivelare molto sull'efficienza, la redditività e la soddisfazione dei dipendenti. Grazie alla tecnologia moderna, esistono numerosi modi per registrare la presenza dei dipendenti e utilizzare i dati in modo efficace.
Passi
Metodo 1 di 3: raccolta dei dati sulle presenze
Passaggio 1. Utilizza un semplice foglio di calcolo solo se gestisci una piccola impresa
Se hai 5 o meno dipendenti, e forse anche 10 o meno, l'utilizzo di un metodo di registrazione delle presenze molto semplice potrebbe funzionare per te. Puoi tenere traccia delle presenze e delle ore in un foglio di calcolo di Microsoft Office o Google Docs, ad esempio, o persino fare affidamento su fogli di calcolo cartacei. Opta per opzioni di tracciamento più avanzate, tuttavia, se hai più di 5-10 dipendenti.
- Indipendentemente dalle dimensioni della tua attività, usa sempre un sistema chiaro per registrare le presenze e le ore. Non fidarti della tua memoria o della parola del tuo dipendente quando cerchi di tenere traccia delle cose!
- Se preferisci un foglio di calcolo cartaceo, controlla online per un modello stampabile adatto alle tue esigenze.
Passaggio 2. Crea un modello di Office o Documenti per semplificare il foglio di calcolo
Sia Microsoft Office che Google Docs offrono modelli aggiuntivi progettati per la registrazione delle presenze e delle ore dei dipendenti. Rispetto a un foglio di calcolo generico, questa opzione può rendere più facile per i tuoi dipendenti inserire le loro ore e per te tenere traccia e analizzare i dati.
Sebbene sia più efficiente di un semplice foglio di calcolo cartaceo o elettronico, questa opzione è ancora meglio lasciare alle piccole imprese, quelle con un massimo di 20 dipendenti, forse
Passaggio 3. Affida la tua registrazione se è conveniente in termini di tempo e costi
Per molte aziende sia piccole che grandi, il modo migliore per registrare le presenze è pagare qualcun altro per farlo! Nella maggior parte dei casi, i tuoi dipendenti inseriranno la loro presenza e le ore in un portale Web o un'app e il contraente ospiterà i dati e ti fornirà rapporti regolari basati su di essi.
Alcune aziende applicano una tariffa fissa basata sui livelli dei dipendenti, ad esempio $ 20 USD al mese per un massimo di 10 dipendenti, mentre altre addebitano per dipendente. Confronta costi, caratteristiche e servizi quando scegli un'azienda di terze parti per tenere traccia delle presenze e delle ore dei tuoi dipendenti
Passaggio 4. Gestire la tenuta dei registri internamente solo se si dispone della capacità IT
In qualità di azienda di medie o grandi dimensioni, potresti non essere a tuo agio nel coltivare i tuoi registri, forse per motivi finanziari o di sicurezza. Il monitoraggio delle presenze e delle ore di 100, 1.000 o anche 10.000 dipendenti richiede un solido reparto IT in grado di sviluppare e mantenere l'infrastruttura necessaria per la raccolta, l'archiviazione e l'analisi dei dati. Anche i tuoi reparti IT e HR devono essere in grado di lavorare bene insieme!
Valuta attentamente i costi e i benefici della gestione della tenuta dei registri rispetto al contratto con una terza parte per farlo
Metodo 2 di 3: monitoraggio delle presenze con Tech
Passaggio 1. Chiedi ai dipendenti di "entrare" e "uscire" con le loro carte d'identità
Questa è fondamentalmente la versione moderna di avere dipendenti che "entrano" e "escono" con una carta perforata. Il vantaggio qui è che i dati vengono inviati direttamente alla tua infrastruttura di archiviazione interna o di terze parti per l'archiviazione e l'analisi.
Le stazioni per carte magnetiche funzionano meglio con i dipendenti che si attengono a un'unica posizione e lavorano regolarmente durante la loro tipica giornata lavorativa, ad esempio impiegati, insegnanti o operai di fabbrica
Passaggio 2. Utilizzare la biometria o il video per limitare il "buddy punching" sugli scanner ID
Mentre timbrare il cartellino per un compagno di lavoro in ritardo o assente - chiamato "buddy punching" - era più facile con le schede perforate, è ancora possibile strisciare l'ID di un compagno di lavoro per loro e raggiungere lo stesso scopo. Se sei preoccupato che questo sia un problema per la tua forza lavoro, considera di investire in misure come videocamere o scanner biometrici per migliorare la sicurezza e la precisione delle tue stazioni di carte magnetiche.
- Gli scanner biometrici, che in genere richiedono l'autorizzazione delle impronte digitali, possono essere utilizzati insieme agli scanner per carte d'identità.
- L'installazione di telecamere di sicurezza nelle stazioni delle carte magnetiche può aiutarti a identificare i sospetti "buddy punchers".
Passaggio 3. Tieni traccia delle ore dei dipendenti fuori sede con un'app per telefono
Le carte magnetiche non funzionano bene per i dipendenti che lavorano da casa o da più sedi. Invece, chiedi loro di "dare un pugno" e "fuori" con un'app installata sul loro telefono personale o di lavoro. In molti casi, dovranno semplicemente premere un pulsante per avviare e fermare un orologio che tiene traccia della loro presenza e delle ore.
Se la tua azienda esternalizza già la sua tenuta dei registri a una terza parte, questo tipo di app potrebbe essere incluso come parte del pacchetto. In questo caso, i dati di presenza inseriti autonomamente dai tuoi dipendenti dovrebbero integrarsi perfettamente nella tua registrazione complessiva
Passaggio 4. Considera la posizione GPS e il monitoraggio del tempo per i dipendenti che viaggiano molto
Questo tipo di sistema di tracciamento funziona bene se hai dipendenti che viaggiano tra luoghi specifici durante le loro giornate lavorative. Il GPS dei loro telefoni di lavoro rileverà quando si trovavano in zone di lavoro specificate, che a loro volta possono essere utilizzate per stabilire le loro ore di lavoro totali.
Il tracciamento GPS è una funzione opzionale con alcune app "cartellino". Questa funzione è sicuramente meglio conservata per l'uso con i telefoni emessi dal lavoro, dal momento che il monitoraggio dei dipendenti sui loro telefoni personali può sembrare un po' troppo "fratello maggiore"
Metodo 3 di 3: Gestione dei dati sulle presenze
Passaggio 1. Esamina i numeri per vedere in che modo i problemi di partecipazione influiscono sulla tua attività
Mantenere registri accurati delle presenze dei dipendenti consente di calcolare in che modo i modelli di presenza positivi e negativi influiscono sui profitti. A sua volta, puoi utilizzare questi dati per adattare il tuo posto di lavoro e le strategie delle risorse umane per una maggiore efficienza.
Alcuni calcoli rapidi possono, ad esempio, darti il "tasso di incidenza", il numero di assenze per 100 dipendenti in un determinato periodo di tempo. Punti di dati simili, come il "tasso di inattività" e il "tasso di gravità", possono essere utilizzati anche per stabilire l'impatto economico di presenze e assenze
Passaggio 2. Riconoscere i dipendenti che seguono le corrette procedure di presenza
Un piccolo rinforzo positivo può fare molto! Usa i dati raccolti per identificare i dipendenti con record di presenze stellari. Offri loro riconoscimento pubblico, lodi e possibilmente ricompense: anche alcune carte regalo o un piccolo bonus possono aiutare a incoraggiare gli altri a seguire l'esempio.
Tieni presente che "buona presenza" non significa necessariamente che il dipendente non manchi mai il lavoro. Significa anche essere coscienziosi nel prendersi del tempo libero, ad esempio dando un preavviso appropriato prima di prendersi un giorno di riposo o restando a casa mentre si stanno riprendendo da una malattia
Passaggio 3. Incontra un dipendente che ha problemi di presenza prima di agire
Ogni volta che i tuoi dati identificano un dipendente con un problema di frequenza, non passare direttamente alla disciplina o al licenziamento. Invece, incontra loro (e un rappresentante delle risorse umane o una parte rilevante simile) per discutere il problema. Metti per iscritto un piano d'azione che fornisca al dipendente una guida chiara e parametri di riferimento per soddisfare le aspettative di partecipazione.
Potresti avere a che fare, ad esempio, con un dipendente dedicato che sta lottando con alcuni problemi urgenti a casa. In questo caso, potresti essere in grado di apportare alcune modifiche alla pianificazione o al carico di lavoro invece di licenziare avventatamente un prezioso lavoratore
Passaggio 4. Navigare con attenzione nella burocrazia quando si disciplina o si licenzia un lavoratore
Segui sempre una procedura chiara e coerente quando infliggi disciplina a un dipendente con problemi di presenza, e soprattutto prima di licenziarlo. Idealmente, dovresti essere consigliato da un consulente legale con un focus sul diritto del lavoro. Altrimenti, quello che sembra un fuoco secco potrebbe tradursi in una costosa causa.
