Nel sistema legale americano, le comunicazioni tra un avvocato e il suo cliente in relazione all'avvocato che fornisce assistenza legale al cliente sono considerate "privilegiate". Ciò significa che tutto ciò che scrivi al tuo avvocato (o il tuo avvocato ti scrive) nel contesto della sua rappresentazione di te è confidenziale. Tuttavia, in particolare con le comunicazioni digitali, ci sono molti modi in cui è possibile rinunciare accidentalmente a tale privilegio. Mantenere la posta elettronica e i dispositivi elettronici al sicuro è il modo più semplice per proteggersi dalla rinuncia accidentale a questo prezioso privilegio.
Passi
Metodo 1 di 3: redazione di email privilegiate
Passaggio 1. Aggiungere una nota sul privilegio avvocato-cliente nella riga dell'oggetto
Includi le parole "Privilegiato", "Riservato" o "Comunicazione avvocato-cliente" nella riga dell'oggetto della tua email. Aiuta a far risaltare il più possibile queste parole, ad esempio digitandole tutte in maiuscolo o mettendo asterischi su entrambi i lati.
- Ad esempio, se scrivi "***PRIVILEGATO E CONFIDENZIALE***" nella riga dell'oggetto della tua email, è meno probabile che qualcuno se ne accorga.
- Molti avvocati aggiungono un disclaimer al blocco "firma" delle loro e-mail affermando che il materiale nelle loro e-mail è soggetto al privilegio avvocato-cliente. Tuttavia, queste esclusioni di responsabilità non forniscono una protezione generale. Una nota nella riga dell'oggetto assicura che il destinatario sappia che l'e-mail è privilegiata prima di aprirla.
Passaggio 2. Rendi chiara e specifica la tua richiesta di consulenza legale
Non tutte le conversazioni che hai con un avvocato sono considerate privilegiate, anche se stai scrivendo a un avvocato che hai specificamente assunto per rappresentarti in una questione legale. Il privilegio si applica solo quando si richiede una consulenza legale. Se fai questa richiesta in anticipo, non ci sarà spazio per il dibattito sull'argomento dell'e-mail.
Ad esempio, se stai per ottenere il divorzio e desideri consigli su come parlare con il tuo coniuge di questioni che riguardano i tuoi figli, potresti scrivere: "Sto scrivendo questa email per richiedere consulenza legale in merito alla comunicazione con il mio coniuge sulle lezioni di nuoto di nostra figlia in un modo che non viola l'ordine del giudice"
Passaggio 3. Discuti solo la consulenza legale nelle tue e-mail
In alcuni contesti, potresti avere altre cose di cui vuoi parlare con il tuo avvocato che non hanno nulla a che fare con la consulenza legale. In tali situazioni, è meglio scrivere e-mail separate in modo che la comunicazione che si desidera sia riservata e privilegiata rimanga tale.
Ad esempio, supponi di aver assunto un avvocato per rappresentarti in una recente causa contro la tua azienda. Vuoi anche parlare con quell'avvocato di come puoi rivedere i tuoi contratti con i fornitori per evitare azioni legali simili in futuro. La consulenza sui contratti sarebbe probabilmente considerata una consulenza aziendale, piuttosto che una consulenza legale, quindi dovresti scrivere due e-mail separate
Passaggio 4. Utilizza un indirizzo email privato per comunicare con il tuo avvocato
Se disponi di un account di posta elettronica a cui altri possono accedere, tale accesso potrebbe significare che eventuali e-mail tra te e il tuo avvocato non sono più privilegiate. Questo vale anche per gli indirizzi e-mail di lavoro, anche se sei il proprietario dell'azienda, se è possibile per chiunque altro accedere al tuo account e-mail.
Ad esempio, se disponi di un indirizzo e-mail familiare utilizzato sia da te che dal tuo coniuge, evita di utilizzare quell'e-mail per comunicare con il tuo avvocato (a meno che l'avvocato non rappresenti sia te che il tuo coniuge nella stessa questione legale)
Consiglio:
Se hai l'abitudine di lasciare la tua casella di posta elettronica aperta sul computer di casa o se ricevi e-mail su uno smartphone a cui possono accedere altre persone nella tua casa, crea un indirizzo e-mail separato che utilizzi solo per comunicazioni privilegiate con il tuo avvocato.
Passaggio 5. Invia l'e-mail solo al tuo avvocato
Il privilegio avvocato-cliente protegge solo la comunicazione riservata tra te e il tuo avvocato che è correlata alla loro rappresentanza legale di te. Se includi qualcun altro nella conversazione, le cose che dici nell'e-mail (o che l'avvocato dice in risposta) probabilmente non saranno considerate privilegiate.
Anche se qualcun altro è coinvolto nella questione che stai discutendo con il tuo avvocato, è meglio inviargli un'e-mail separatamente. Questo può sembrare inefficiente, ma garantisce che le tue comunicazioni con il tuo avvocato rimangano privilegiate
Metodo 2 di 3: evitare deroghe accidentali
Passaggio 1. Astenersi dal discutere le e-mail del proprio avvocato
Anche in un ambiente informale, fare un commento come "il mio avvocato mi ha consigliato di non farlo" potrebbe comportare una rinuncia accidentale al tuo privilegio avvocato-cliente perché stai discutendo il contenuto del consiglio con qualcun altro. Se emerge un argomento su cui hai ricevuto consigli dal tuo avvocato, dì semplicemente che non sei libero di discuterne e cambia l'argomento della conversazione.
Non menzionare affatto che hai parlato con il tuo avvocato dell'argomento se vuoi evitare di rinunciare accidentalmente al tuo privilegio avvocato-cliente. Ad esempio, se qualcuno ti chiede perché hai intrapreso un'azione particolare, non vorrai dire "Ho fatto ciò che il mio avvocato mi ha detto di fare". Con quel tipo di dichiarazione, in pratica stai dicendo all'altra persona ciò che il tuo avvocato ti ha detto in confidenza
Consiglio:
Assumi la responsabilità delle tue azioni o delle tue aspettative sugli altri piuttosto che dire che stai agendo su consiglio del tuo avvocato.
Passaggio 2. Chiedi al tuo avvocato prima di condividere informazioni con altri
Se il tuo avvocato ti sta consigliando su una questione che potrebbe avere un impatto sugli altri, potresti voler condividere i consigli del tuo avvocato con loro. Tuttavia, ciò potrebbe distruggere la natura privilegiata di tale comunicazione se quella persona non è sostanzialmente coinvolta nella questione.
- Ad esempio, supponi di aver consultato un avvocato per un consiglio su una causa intentata di recente contro la tua azienda. Potresti voler condividere i consigli dell'avvocato con il tuo partner commerciale. Tuttavia, se il tuo partner non è considerato il cliente dell'avvocato, ciò potrebbe significare che la consulenza non è più considerata privilegiata.
- Se hai bisogno di coinvolgere altre persone in una questione legale, il tuo avvocato può consigliarti su cosa dire loro e come in modo che il tuo privilegio avvocato-cliente sia preservato.
Passaggio 3. Avvia una nuova catena di posta elettronica anziché inoltrare o copiare non avvocati
Le catene di posta elettronica sono pericolose per il privilegio avvocato-cliente perché qualcuno nella catena potrebbe inavvertitamente premere "rispondi a tutti" in qualsiasi momento e distruggere il privilegio. Se desideri condividere le informazioni fornite dal tuo avvocato, componi una nuova e-mail a quella persona e ritrasmetti tali informazioni separatamente.
Allo stesso modo, se stai inoltrando un'e-mail o una catena di e-mail al tuo avvocato perché è rilevante per il tuo caso, contrassegna l'e-mail chiaramente come inoltro, quindi componi un'e-mail separata in cui chiedi consulenza legale o trasmetti informazioni riservate
Consiglio:
Funziona anche al contrario. Se il tuo avvocato ti inoltra un'e-mail da qualcun altro o ti copia su un'e-mail, avvia una nuova catena di e-mail invece di parlare con il tuo avvocato nella stessa catena.
Passaggio 4. Incontrarsi di persona per trasmettere informazioni particolarmente sensibili
Anche i computer e gli account di posta elettronica più sicuri non sono ancora così sicuri come parlare di persona. In genere, è meglio non mettere per iscritto le informazioni più sensibili.
- Ad esempio, se sei nel bel mezzo di un divorzio controverso e vuoi ottenere il consiglio del tuo avvocato sulle informazioni dannose che hai appreso sul tuo coniuge, incontralo di persona piuttosto che scrivere le informazioni in un'e-mail.
- Chiama, invece di inviare un'e-mail, il tuo avvocato per fargli sapere che vuoi incontrarti per discutere di una questione delicata e riservata.
Metodo 3 di 3: Protezione dei dispositivi elettronici
Passaggio 1. Blocca tutti i dispositivi che accedono alle comunicazioni privilegiate con password complesse
Usa una password per bloccare i dispositivi che solo tu conosci. Le migliori password includono lettere maiuscole e minuscole insieme ad altri caratteri (come *, $ o %) che le rendono difficili da indovinare.
Imposta i tuoi dispositivi in modo che si blocchino automaticamente se non li utilizzi per un paio di minuti e assicurati di chiudere o bloccare il dispositivo se ti allontani
Passaggio 2. Esci dagli account di posta elettronica quando hai finito di utilizzarli
Potresti avere l'abitudine di lasciare aperto il tuo account e-mail sul computer di casa o sul dispositivo mobile in modo da potervi accedere rapidamente quando ricevi un'e-mail. Tuttavia, questa abitudine consente anche ad altri di leggere e-mail potenzialmente privilegiate che ricevi dal tuo avvocato, il che può distruggere il privilegio avvocato-cliente.
Se ricevi email su uno smartphone o altro dispositivo mobile, disattiva la funzione "anteprima" che ti permette di vedere parte dell'email tramite una notifica nella tua home o nella schermata di blocco. Se lasci il telefono su un tavolo dove chiunque può vedere l'anteprima, potresti distruggere la natura privilegiata di un'e-mail del tuo avvocato
Passaggio 3. Invia e ricevi e-mail solo sui dispositivi che controlli
Regole specifiche variano a seconda di dove vivi, ma in genere è meglio non inviare informazioni privilegiate o riservate al tuo avvocato su un computer o un altro dispositivo che non appartiene esclusivamente a te. In alcuni stati, i giudici hanno stabilito che l'utilizzo di un computer o un server che appartiene a qualcun altro significa che potenzialmente hanno accesso alla tua posta, anche se stai utilizzando un account di posta elettronica protetto da password.
Ad esempio, se stai parlando con un avvocato di intentare una causa per discriminazione contro il tuo datore di lavoro, aspetta di tornare a casa per inviargli un'e-mail, invece di inviarla tramite e-mail dal computer della tua azienda. Se l'e-mail passa attraverso il server aziendale, l'azienda potrebbe avere il diritto di accedere a tali e-mail
Passaggio 4. Cripta le tue e-mail se comunichi regolarmente con il tuo avvocato
La maggior parte dei servizi di posta elettronica basati sul Web fornisce un modo per crittografare le tue e-mail. Una volta crittografato, il destinatario avrà bisogno di una password per aprire e leggere l'e-mail.
- Ad esempio, se utilizzi Gmail, puoi crittografare le tue e-mail tramite l'app Gmail per dispositivi mobili o utilizzando un'estensione di Chrome.
- Se il tuo avvocato ti invia documenti da rivedere e li salvi sul tuo computer, crittografa anche quei file in modo che solo tu possa aprirli e leggerli.
Avvertimento:
Se tu e il tuo avvocato condividete documenti tramite un servizio cloud, assicurati che nessun altro abbia accesso al tuo account su quel servizio. Chiunque abbia accesso può distruggere il privilegio, anche se non guarda mai i file.
