Sia che viaggi spesso per affari o per piacere, sia che tu sia incaricato di coordinare i viaggi aerei per un viaggio di gruppo numeroso, l'acquisto di biglietti in blocco può aiutarti a risparmiare denaro e stress. Prenotare direttamente tramite un consolidatore o una compagnia aerea può aiutarti ad accedere a ottime offerte per te o per il tuo gruppo. L'utilizzo dell'esperienza di un agente di viaggio può aiutarti a prenotare l'offerta migliore sui tuoi voli e a ridurre lo stress durante il coordinamento di viaggi di gruppo numerosi.
Passi
Metodo 1 di 4: definire le tue esigenze di viaggio
Passaggio 1. Determina le tue destinazioni
Prima di poter prenotare biglietti in blocco, devi sapere in quali città viaggerai. Potrebbero essere le stesse due città su base regolare se viaggi per affari, o potrebbero essere più città in orari diversi se prenoti un viaggio una tantum per un gruppo numeroso.
- Ad esempio, se viaggi per affari potresti aver bisogno di 10 voli tra Boston e St. Louis per coprire il tuo viaggio aereo per 3 mesi.
- Se stai pianificando un viaggio di gruppo numeroso, potresti aver bisogno di un volo tra l'aeroporto JFK, Parigi, Londra e ritorno a JFK per 30 persone.
- Considera attentamente queste informazioni e rendile facilmente accessibili quando sei pronto per prenotare.
Passaggio 2. Determina quante persone stanno andando
Se stai prenotando viaggi di lavoro per te stesso, sai che devi solo organizzare un viaggio aereo per uno. Se prenoti per un gruppo numeroso, devi avere un numero finale di viaggiatori prima di prenotare.
Se prenoti un viaggio di gruppo, dovrai conoscere questo numero finale molto tempo prima di pianificare il viaggio, di solito diversi mesi
Passaggio 3. Calcola il tuo lasso di tempo di viaggio
Avrai bisogno di sapere qual è l'intervallo di tempo per il tuo viaggio. Se stai prenotando un viaggio d'affari, probabilmente avrai un programma di viaggio regolare, con date prestabilite ogni settimana (o ogni poche settimane). Se prenoti per un gruppo, questo potrebbe essere leggermente più flessibile, ma dovrai sapere approssimativamente quanto tempo prevedi di trascorrere in ciascuna località.
- Ad esempio, se viaggi per lavoro, potresti sapere che parti da Boston ogni secondo martedì per St. Louis e che tornerai da St. Louis il venerdì successivo.
- Se prenoti un viaggio di gruppo, potresti sapere che partirai dal JFK per Parigi a fine maggio, trascorrendo circa 10 giorni a Parigi prima di partire per Londra, e poi trascorrendo quattro giorni a Londra prima di tornare al JFK.
- Se hai flessibilità nelle date del tuo viaggio, dovresti avere queste informazioni facilmente accessibili quando sei pronto per prenotare.
Passaggio 4. Raccogli le informazioni sui viaggiatori prima di prenotare
Prima di poter prenotare viaggi aerei per altri viaggiatori, assicurati di avere le informazioni di tutti. Ciò include nomi legali completi, indirizzi e compleanni.
Ricontrolla l'ortografia dei nomi se prenoti per altri: i nomi sui biglietti devono corrispondere esattamente ai nomi sui documenti d'identità che usano (patente di guida o passaporto, ecc.) Affinché possano viaggiare
Metodo 2 di 4: prenotazione tramite un consolidatore
Passaggio 1. Trova un consolidatore
I consolidatori sono aziende che acquistano biglietti aerei all'ingrosso a prezzi all'ingrosso direttamente dalle compagnie aeree, per poi venderli ad altri a tariffe notevolmente ridotte. L'utilizzo di un consolidatore probabilmente ti consentirà di ottenere una tariffa migliore rispetto a quella che potresti ottenere da solo tramite una compagnia aerea o un sito Web di viaggi.
- Alcuni esempi di consolidatori sono: 1-800-FlyEurope, Airfare.com, AirfarePlanet.com, AirlineConsolidator.com, AirTreks, BargainTravel.com, CheapTickets, Economytravel.com, Globester e TFI Tours.
- Puoi anche cercare i consolidatori nella sezione viaggi della maggior parte dei principali quotidiani domenicali.
- I consolidatori sono diversi dalle compagnie aeree scontate: in realtà non possiedono aerei, hanno solo accesso a biglietti fortemente scontati.
- Alcuni siti web di viaggi, come Travelocity ed Expedia, a volte offrono tariffe consolidatore su determinati voli, ma in realtà non sono consolidatori. In genere, tali siti Web offrono solo tariffe pubblicate. I consolidatori, invece, offrono tariffe che non vengono pubblicate e vengono concordate tra il consolidatore e la compagnia aerea.
Passaggio 2. Controlla la loro reputazione
I consolidatori si aprono e si ripiegano abbastanza frequentemente, quindi è necessario controllare la reputazione del consolidatore che si utilizza. Verificare se appartengono a un'organizzazione commerciale di consolidatori.
- Cerca l'appartenenza a organizzazioni come la United States Air Consolidators Association (USACA), l'American Society of Travel Agents (ASTA) o la United States Tour Operators Association (USTOA).
- Dovresti anche verificare se qualcuno ha segnalato il consolidatore che hai scelto al Better Business Bureau (BBB). Il consolidatore dovrebbe avere buoni rapporti e punteggi BBB.
Passaggio 3. Controlla le restrizioni sulle prenotazioni
Quando usi un consolidatore, controlla quali restrizioni ci sono sui biglietti che acquisti attraverso di loro. Quando prenoti con un consolidatore, di solito non puoi utilizzare miglia frequent flyer per pagare il tuo biglietto. Inoltre, i biglietti sono probabilmente non trasferibili e non rimborsabili.
Passaggio 4. Non aver paura di fare domande
Assicurati di fare molte domande mentre acquisti i biglietti. Puoi farlo chiamando il numero di telefono del servizio clienti del consolidatore e prenotando per telefono o utilizzando la casella di chat del sito Web, anche se chiamare il servizio clienti sarà probabilmente più veloce.
Ad esempio, scopri se il consolidatore ha un numero di emergenza da chiamare in caso di problemi con il tuo viaggio. Chiedi cosa succede se perdi i tuoi voli: il volo originale o eventuali coincidenze. Dovresti anche chiedere se ci sono commissioni associate all'acquisto attraverso di loro, oltre al prezzo del biglietto
Passaggio 5. Utilizzare una delle principali carte di credito per prenotare
Se puoi, usa una delle principali carte di credito per prenotare il tuo viaggio tramite un consolidatore. Può essere una carta di credito personale o aziendale. L'utilizzo di una delle principali carte di credito consente di fare ricorso se non si ottiene un biglietto valido perché è possibile negare il pagamento al consolidatore tramite la società della carta di credito.
Passaggio 6. Conferma la prenotazione con la compagnia aerea
Prima di pagare il biglietto tramite il consolidatore, contatta la compagnia aerea e assicurati che la tua prenotazione sia in corso. In questo modo sai che il consolidatore sta facendo ciò che dovrebbe fare da parte sua. Dovresti anche controllare di nuovo con la compagnia aerea dopo aver pagato.
Passaggio 7. Ottenere un numero di record locator dal consolidatore
Dopo aver prenotato il viaggio con il consolidatore, chiedi un numero di record locator (potrebbe anche essere un numero di conferma). Questo ti dà la prova che hai prenotato i biglietti tramite il consolidatore e ti dà un numero di riferimento nel caso in cui dovessi contattare il consolidatore in un secondo momento.
Metodo 3 di 4: Prenotazione tramite una compagnia aerea
Passaggio 1. Acquista un libro per pendolari
Alcune compagnie aeree offrono quello che viene chiamato un libro dei pendolari (o, in alternativa, abbonamenti airpass). I libri per pendolari sono libri di coupon (di solito 10) che possono essere riscattati ciascuno per un volo di sola andata tra due aeroporti specifici di quella compagnia aerea. Paghi un importo fisso per il libro e puoi quindi utilizzare i coupon per prenotare voli in qualsiasi momento in futuro. Queste sono un'opzione particolarmente buona se sai che dovrai viaggiare spesso tra gli stessi luoghi ma non sei ancora sicuro delle date esatte.
- Il prezzo dei libri per pendolari varia a seconda di dove stai volando da e verso, quindi è meglio guardarsi intorno prima di sceglierne uno. Se di solito voli in una zona del paese, cerca i libri per i pendolari attraverso le compagnie aeree regionali, piuttosto che nazionali.
- Una volta che sei pronto per prenotare il tuo volo, inserirai le informazioni del viaggiatore e la preferenza del posto come faresti per qualsiasi altra prenotazione di volo, ma invece di inserire i dati della carta di credito per pagare, inserirai il codice di uno dei coupon nel tuo libro. Tieni presente che potresti dover pagare un extra per cose come l'assicurazione del volo.
Passaggio 2. Cerca i biglietti a tariffa fissa
Alcune compagnie aeree forniscono biglietti a tariffa fissa per un periodo di tempo limitato. L'acquisto di un biglietto a tariffa fissa ti consente di acquistare un biglietto che puoi utilizzare tutte le volte che vuoi entro un determinato periodo di tempo. Questi biglietti sono più costosi di un normale biglietto di sola andata o di andata e ritorno, ma può risultare molto più economico rispetto alla prenotazione di più viaggi individuali di andata e ritorno.
- Assicurati di ricontrollare i dettagli di eventuali biglietti a tariffa flat che sei interessato all'acquisto: potresti essere limitato negli aeroporti che puoi utilizzare o nelle città in cui puoi volare.
- Con un biglietto a tariffa fissa, il processo di prenotazione funziona allo stesso modo di qualsiasi altra prenotazione, ma devi inserire le informazioni del biglietto a tariffa fissa invece dei dati della tua carta di credito.
- Ora ci sono app e servizi di abbonamento di terze parti, come OneGo, che ti consentono di acquistare un abbonamento di volo per un importo fisso al mese e ti danno la libertà di prenotare con più di una compagnia aerea. Queste sono un'ottima opzione per i viaggiatori d'affari molto frequenti.
Passaggio 3. Chiama direttamente il banco prenotazioni del gruppo di compagnie aeree
Se stai prenotando un viaggio di gruppo numeroso, chiama direttamente il banco prenotazioni di gruppo della compagnia aerea. I loro rappresentanti hanno una notevole esperienza nella prenotazione di viaggi aerei per gruppi numerosi e possono aiutarti a guidarti attraverso di esso.
- Prima di decidere su una compagnia aerea, chiama alcuni banchi di prenotazione di gruppo diversi per confrontare i prezzi e i dettagli del volo. Potrebbe funzionare che puoi ottenere una tariffa migliore o voli migliori se prenoti le diverse tratte dei tuoi voli su compagnie aeree diverse.
- Quando sei pronto per prenotare un volo di gruppo direttamente tramite una compagnia aerea, assicurati di avere tutte le informazioni dei viaggiatori di fronte a te: i loro nomi legali completi, il tipo di documento d'identità che utilizzeranno, i loro indirizzi e il loro date di nascita. L'agente di prenotazione di gruppo della compagnia aerea avrà bisogno di queste informazioni per prenotare il tuo blocco di posti ed emettere carte d'imbarco per tutti i membri del tuo gruppo.
Passaggio 4. Prenota il tuo volo al momento giusto
Se prenoti per un gruppo, desideri prenotare i voli circa 8-10 mesi prima della partenza prevista. Le compagnie aeree rilasciano posti individuali per voli specifici fino a un anno in anticipo, ma non rilasciano posti per gruppi fino a tardi.
Le compagnie aeree rilasciano i posti di gruppo in orari leggermente diversi, quindi controlla l'intervallo di tempo specifico per i posti di gruppo con la tua compagnia aerea
Metodo 4 di 4: prenotazione tramite un agente di viaggio
Passaggio 1. Controlla le loro credenziali
Come con un consolidatore, assicurati che l'agente di viaggio che utilizzi sia membro di un'organizzazione professionale, come la Federazione universale degli agenti di viaggio (UFTAA) o l'Associazione nazionale degli agenti di viaggio di carriera (NACTA). Puoi anche consultare le recensioni degli agenti di viaggio sul sito Web Consumer Affairs o sul Better Business Bureau.
Passaggio 2. Incontra di persona il tuo agente di viaggio
Sia che tu stia prenotando un volo d'affari per te stesso o un viaggio di gruppo per altri, è meglio incontrare il tuo agente di viaggio per la prima volta di persona. Questo ti dà la possibilità di incontrare l'agente, discutere le tue esigenze di viaggio specifiche e avere un conversazione più lunga di quella consentita dal telefono o dall'e-mail.
Passaggio 3. Poni domande
Assicurati di fare molte domande ai tuoi agenti di viaggio per chiarire i dettagli del tuo viaggio. Dovresti sapere se ci sono commissioni oltre al prezzo del biglietto e se c'è una hotline di aiuto che puoi chiamare se i tuoi piani di viaggio sono interrotti.
Dovresti anche chiedere al tuo agente di viaggio il modo migliore per comunicare con loro: preferiscono il telefono o l'e-mail? Questo è particolarmente importante se hai bisogno di contattarli durante il viaggio
Passaggio 4. Creare un programma
Dopo aver incontrato il tuo agente di viaggio, crea un programma con le date di scadenza per ciascuna delle fasi del tuo viaggio. Ciò include sapere quando è necessario fornire tutte le informazioni sui viaggiatori all'agente, quando hanno bisogno di copie di passaporti/documenti d'identità e quando sono dovuti gli acconti e i pagamenti finali.
Suggerimenti
- L'utilizzo di un consolidatore è la soluzione migliore se stai cercando biglietti internazionali sfusi. I consolidatori non ottengono necessariamente tariffe molto migliori sui voli nazionali a causa della concorrenza delle agenzie di viaggio e delle compagnie aeree low cost, ma di solito ottengono comunque ottime offerte sui voli internazionali, in particolare verso l'Europa.
- L'utilizzo di un agente di viaggio di solito è la cosa migliore se prenoti un viaggio per un gruppo numeroso. Hanno il tempo e l'esperienza per assicurarsi che il tuo gruppo ottenga l'offerta migliore e il piano di viaggio meno stressante.
- I libri per pendolari sono la soluzione migliore se viaggi per affari poiché ti danno uno sconto su più voli tra gli stessi aeroporti.
Avvertenze
- Puoi passare attraverso un consolidatore da solo, ma poiché cambiano rapidamente, chiedere a un agente di viaggio o a una compagnia di viaggi di agire come intermediario può aiutarti a proteggerti. Gli agenti di viaggio hanno più esperienza con i consolidatori e sanno quali sono affidabili.
- Ricontrolla tutte le scritte in piccolo per i tuoi biglietti. Assicurati che non ci siano restrizioni su quando puoi usare i tuoi biglietti in blocco, se puoi cambiare volo e se ci sono sanzioni se perdi i tuoi voli.
