L'invio di e-mail fa parte della vita di quasi tutti i professionisti, studenti e lavoratori in vita oggi. Sebbene alcune e-mail possano sembrare fredde, altre possono essere palesemente scortesi e devono essere affrontate. Puoi gestire tali e-mail mantenendo la calma, rispondendo dopo aver fatto un piano e andando avanti con la tua giornata.
Passi
Parte 1 di 3: mantenere la calma e fare un piano
Passaggio 1. Considera se l'e-mail è destinata a essere scortese
Può essere difficile dire se qualcuno è stato maleducato o meno tramite e-mail, soprattutto perché non puoi vedere le loro espressioni facciali o sentire il tono della loro voce per aiutarti a decidere. Prima di reagire a un'e-mail che ti sembra scortese, valuta se la maleducazione potrebbe essere un errore di comunicazione.
Prova a chiedere direttamente alla persona cosa intendeva parlando con loro di persona o al telefono. Questo può aiutare a scongiurare un problema dovuto a un semplice errore di comunicazione
Passaggio 2. Non rispondere immediatamente
Sebbene possa essere allettante iniziare immediatamente a mettere insieme una sfilza di parole cattive o offensive in risposta a questa email, evita di farlo a tutti i costi. Probabilmente te ne pentirai in seguito. Invece, allontanati dall'e-mail, chiudi il browser e prenditi qualche istante per raccogliere i tuoi pensieri.
- Fai una passeggiata per qualche minuto finché non ti senti calmo.
- Fai alcuni respiri profondi e bevi dell'acqua.
Passaggio 3. Presenta una bozza di email, ma non inviarla
Un altro modo per far uscire un po' di energia negativa in modo costruttivo è scrivere un'e-mail alla persona, ma non inviarla. In questo modo, puoi iniziare a raccogliere i tuoi pensieri iniziali, non importa quanto siano intensi, dandoti anche il tempo per perfezionarli, affinarli e aggiungerli in seguito.
- Apri un'e-mail separata e digita una risposta senza aver mai inserito un destinatario in modo da non inviarla accidentalmente. Oppure puoi elencare la tua email come destinatario.
- Pensa a tutte le volte in cui hai reagito immediatamente a qualcosa e poi ti sei pentito di tutte le cose intelligenti o stimolanti che avresti potuto dire. Questo ti darà il tempo per svilupparlo e prevenire il rimpianto.
Passaggio 4. Accetta la responsabilità quando necessario
Leggendo l'e-mail, potresti averla interpretata come scortese perché parte di essa è vera e la verità può ferire. Anche se questo non li solleva dalla loro colpa nella situazione, ti dà un po' di spazio per l'auto-miglioramento e per l'onestà, sia con te stesso che con il mittente dell'e-mail.
Ad esempio, forse il tuo capo ti ha inviato un'e-mail maleducata sul ritardo al lavoro. Anche se la formulazione non doveva essere scortese, dovresti riconoscere e rettificare il tuo ritardo
Passaggio 5. Non emulare il loro cattivo comportamento
Quando qualcuno è scortese con te, potresti essere troppo tentato di ricambiare il favore. Ancora una volta, evita di rispondere negativamente, ma anche di comportamenti passivi aggressivi o maleducati se dovessi vederli di persona prima di rispondere. Non dare loro occhiate sporche o ignorarli se ti parlano.
- Invece, pratica la gentilezza. Salutali e continua a camminare.
- Non passare del tempo con loro a meno che non sia necessario, ma non evitarli nemmeno attivamente.
Passaggio 6. Considera la radice
A volte, un'e-mail maleducata ha poco a che fare con te o con le circostanze che la circondano. Scagliarsi contro qualcuno non va mai bene, ma a volte la persona che ha inviato l'e-mail potrebbe passare attraverso un po' più di quanto possa gestire e potrebbe averti inviato questo per frustrazioni che non ti coinvolgono. Potrebbero anche non rendersi conto di essere stati maleducati. Questo non li scusa, ma comprendere lo stato attuale e le motivazioni di una persona può aiutare a fare dei passi avanti.
- Ad esempio, se hanno problemi coniugali o se qualcuno della loro famiglia è morto di recente, questo potrebbe spiegare la loro maleducazione.
- È anche possibile che stiano solo passando una brutta giornata.
Parte 2 di 3: rispondere all'e-mail
Passaggio 1. Chiedi l'aiuto di un amico
Amici o colleghi possono essere particolarmente utili nell'aiutarti a creare una risposta a un'e-mail maleducata o sgradevole e possono anche fornire una seconda opinione sulla situazione. Durante questo periodo, evita di chiedere ai tuoi amici che hanno la testa calda di aiutare; rivolgiti invece a coloro che sono calmi, intelligenti e concentrati sulla soluzione.
Se possibile, chiedi di vedere eventuali risposte precedenti alle e-mail maleducate che hanno inviato
Passaggio 2. Riconosci la loro maleducazione
Quando stai redigendo la tua email, sarà necessario che tu riconosca quanto siano stati maleducati. Potrebbe essere che non sapessero che le loro parole sarebbero risultate insensibili, ma a prescindere, dovresti attirare l'attenzione.
- Dì qualcosa come "prima di iniziare con una risposta, voglio riconoscere la maleducazione mostrata nella tua e-mail, in particolare riguardo alle tue osservazioni accusatorie e offensive".
- Essere diretti è utile per te e per l'altra persona e può aiutare a prevenire il ripetersi della stessa situazione.
Passaggio 3. Riconoscere la loro frustrazione
Sebbene la loro e-mail fosse scortese, forse la loro frustrazione proveniva da un luogo molto reale. Se è così, riconosci quella frustrazione ed esprimi comprensione, anche se solo marginale. Ciò consentirà loro di sentirsi meno di una mentalità tu contro loro e muovere entrambi verso un potenziale processo di pace.
- Dì qualcosa come "La tua email indica che sei frustrato".
- Assicurati di concentrarti su ciò che ha detto la loro e-mail e non su di loro personalmente.
Passaggio 4. Chiedi perché
A volte, tuttavia, potresti essere completamente all'oscuro del motivo per cui qualcuno ha deciso di inviarti un'e-mail del genere dopo molte riflessioni e consultazioni con gli altri. In questo caso, dovresti chiedere al mittente un semplice "perché" in modo da poter comprendere e affrontare meglio il problema.
Potresti dire "Ho riflettuto attentamente sulla tua email e sono ancora un po' confuso dalla tua motivazione nell'inviarlo, quindi vorrei sapere cosa l'ha spinto"
Passaggio 5. Offri una soluzione o una spiegazione
Dopo aver affrontato alcune delle tue preoccupazioni e punti preliminari nell'e-mail, dovresti iniziare a cercare soluzioni e rispondere alle loro preoccupazioni, se presenti. Fai sapere loro cosa sei disposto a fare, esplora le aree di compromesso ed esprimi la tua disponibilità a lavorare su questo.
- Anche organizzare un incontro potrebbe essere utile. Le persone tendono ad essere più gentili di persona rispetto a quando si nascondono dietro lo schermo di un computer.
- Potresti dire qualcosa come "hai espresso rabbia per il fatto che ieri sono tornato da pranzo con 15 minuti di ritardo, ma dovevo andare a prendere mia figlia malata a scuola. Anche se posso certamente provare a tornare in tempo in futuro, ci saranno momenti come questo che sono inevitabili".
Passaggio 6. Stabilire i confini
Dopo aver offerto soluzioni con successo, è giunto il momento di stabilire alcune regole di base per qualsiasi conversazione continua. Fai sapere loro che non tollererai tale maleducazione in futuro e farlo renderà molto difficile, se non impossibile, continuare a lavorare insieme in modo cooperativo.
- Digli che non accetterai insulti o accuse inappropriate.
- Chiedi loro di venire da te con preoccupazioni e gentilezza prima di saltare la pistola.
Passaggio 7. Eliminalo, se necessario
Potresti scoprire di leggere e rileggere l'e-mail più e più volte e di essere preso da sentimenti negativi al riguardo. Tuttavia, questo non ti aiuterà ad andare avanti e probabilmente ti renderà solo più arrabbiato e frustrato. Se assolutamente necessario, elimina l'e-mail dalla tua casella di posta in modo da non avervi accesso.
Se pensi che potresti aver bisogno di nuovo dell'e-mail in futuro, inviala a qualcuno di cui ti fidi ma eliminala dalla tua casella di posta
Parte 3 di 3: vai avanti con la tua giornata
Passaggio 1. Continua a essere produttivo
Sebbene questa e-mail possa apparentemente averti rovinato la giornata, fai tutto ciò che è in tuo potere per impedirlo. Continua con la tua routine, crea un elenco di cose da fare e completa tutte le attività necessarie. Non lasciare che un punto debole faccia deragliare la tua giornata o i tuoi progressi.
Tenerti occupato ti aiuterà a rimanere concentrato su ciò che è importante per te ed evitare di rimuginare su un'e-mail
Passaggio 2. Stabilisci piccoli obiettivi per mantenere il tuo slancio
Mantenendo la tua routine, fissa obiettivi piccoli e realizzabili che puoi impegnarti per quel giorno. Completarli ti aiuterà a sentirti più realizzato e di conseguenza meno colpito dall'e-mail maleducata che hai ricevuto.
Considera la possibilità di fissare obiettivi come "rispondi a tutte le altre email" o "vai in palestra"
Passaggio 3. Distraiti
A volte, per andare avanti da qualcosa, hai bisogno di un po' di distrazione. Prenditi una pausa per ascoltare musica, pranzare o chiamare un amico per parlare di qualcosa di diverso dall'e-mail. Distogliere la mente dalle cose può darti una pausa molto necessaria e catartica.
Passaggio 4. Considerare la possibilità di segnalarli, se necessario
Alla fine della giornata, a volte il modo migliore per andare avanti è gestire il problema in modo permanente. Se l'e-mail conteneva minacce o insulti che potrebbero essere considerati incitamento all'odio, segnala questa persona alle persone giuste, che potrebbero essere il dipartimento delle risorse umane del tuo lavoro o la condotta degli studenti della tua scuola. Puoi anche impedire loro di inviarti e-mail in futuro.
- Segnalali alle autorità se stanno facendo minacce fisiche contro di te.
- Prova prima a inviare un'e-mail al tuo manager per fargli sapere cosa sta succedendo. Se non affrontano il problema, portalo alle risorse umane.
