Per sua natura, l'e-mail non è formale come la scrittura di lettere. Tuttavia, avrai ancora momenti in cui dovrai essere più formale nella scrittura delle tue email. Pensa a chi è il destinatario, quindi scegli un saluto appropriato alla situazione. Una volta che l'hai capito, puoi passare alla formattazione del saluto e alla scrittura delle frasi di apertura.
Passi
Parte 1 di 3: Considerazione del destinatario
Passaggio 1. Decidi quanto devi essere formale
Anche se stai scrivendo un'e-mail "formale", quanto formale è quell'e-mail dipende dalla persona che la riceve. Ad esempio, quando scrivi a un professore non useresti lo stesso livello di formalità che useresti quando ti candidi per un lavoro.
Quando contatti qualcuno per la prima volta, è meglio essere più formali del necessario, solo per essere al sicuro
Passaggio 2. Trova il nome della persona
Fai qualche ricerca per scoprire il nome della persona se non lo conosci già. Conoscere il nome della persona rende il saluto più gradevole, anche se utilizzi tecniche formali per la tua e-mail.
Passaggio 3. Segui l'esempio della persona
Se la persona ti ha già inviato un'email, puoi copiare il suo stile di saluto. Ad esempio, se usano "Ciao" e il tuo nome, è accettabile rispondere nello stesso stile, usando "Ciao" e il nome della persona quando indirizzi l'email.
Parte 2 di 3: scelta di un saluto
Passaggio 1. Ripiegare su "Caro
""Caro" (seguito dal nome della persona) è un vecchio standby per un motivo. È formale senza essere soffocante, e poiché è usato così spesso, spesso diventa invisibile in un saluto, il che è una buona cosa. vuoi che il tuo saluto risalti perché è inappropriato.
Passaggio 2. Prova "Saluti", quando non conosci il nome della persona
I saluti sono un saluto relativamente formale che puoi utilizzare nelle e-mail di lavoro, in particolare se non conosci il nome della persona. Tuttavia, è sempre meglio scoprire il nome della persona, se possibile.
Puoi anche usare "A chi può interessare" se l'e-mail è particolarmente formale e non conosci il nome della persona. Tuttavia, questo saluto può essere scoraggiante per alcune persone
Passaggio 3. Considera "Ciao" o "Ciao" in e-mail leggermente meno formali
Le e-mail tendono ad essere meno formali delle lettere in generale, quindi puoi cavartela con qualcosa come "Ciao" in un'e-mail un po' formale. Ad esempio, se stai inviando un'email al tuo professore, in particolare a quello con cui interagisci effettivamente, "Ciao" o "Ciao" dovrebbe funzionare bene.
Passaggio 4. Salta "Ehi
"Mentre "Ciao" può essere accettabile in un'e-mail semi-formale, "Ehi" probabilmente non lo è. È un saluto molto informale, anche nel parlato, quindi dovresti evitarlo in qualsiasi tipo di e-mail formale. Anche se conosci il tuo capo abbastanza bene, ad esempio, probabilmente è meglio saltare "Ehi" quando si invia loro un'e-mail.
Passaggio 5. Utilizzare un titolo al posto di un nome quando necessario
A volte, quando scrivi a una persona, conosci solo il suo titolo all'interno dell'azienda o dell'organizzazione. In tal caso, puoi utilizzare solo il titolo della persona al posto del nome della persona, ad esempio "Gentile responsabile delle assunzioni", "Gentile comitato per le assunzioni" o "Caro professore".
Passaggio 6. Aggiungi il titolo onorifico della persona per renderlo più formale
Se possibile, aggiungi "Signor", "Signora", "Dottore" o "Professore" prima del nome della persona per renderlo più formale. Inoltre, usa il cognome o il nome completo della persona per essere più formale, anziché solo il nome della persona.
Parte 3 di 3: formattazione e inizio dell'e-mail
Passaggio 1. Posiziona il saluto sulla prima riga
La riga superiore dovrebbe essere il saluto che hai scelto, seguito dal nome della persona. Quando possibile, usa un titolo per la persona, ad esempio Mr., Mrs. o Dr., seguito dal nome e dal cognome.
Passaggio 2. Utilizzare una virgola
In genere, utilizzerai una virgola dopo il saluto. Nelle lettere formali, puoi usare i due punti, ma di solito è troppo formale per un'e-mail, anche formale. Una virgola sarà sufficiente nella maggior parte dei casi, anche se potresti usare i due punti se stai scrivendo una lettera di presentazione in un'e-mail.
Passaggio 3. Passa alla riga successiva
Il saluto va su una propria riga in alto, quindi una volta che lo hai scritto, premi il tasto Invio per passare alla riga successiva. Se utilizzi le interruzioni di riga invece dei rientri per creare i paragrafi, dovrai lasciare una riga vuota tra il saluto e il primo paragrafo.
Passaggio 4. Presentati nella frase di apertura, se necessario
Se stai scrivendo a qualcuno per la prima volta, dovresti fornire una presentazione, anche se conosci la persona nella vita reale. Dare alla persona un indizio su chi sei la incoraggia a continuare a leggere.
- Ad esempio, potresti scrivere "Mi chiamo Jessica Hills e sono il direttore marketing dell'azienda XYZ". Potresti anche includere come conosci la persona: "Mi chiamo Robert Smith e sono nella tua classe di marketing (Marketing 101 che si riunisce il martedì e il giovedì a mezzogiorno)".
- Se conosci già la persona e l'hai scritta prima, puoi usare la prima frase come saluto. Ad esempio, potresti dire "Grazie per avermi risposto così velocemente" o "Spero che tu stia bene".
Passaggio 5. Vai al punto
La maggior parte delle e-mail formali deve arrivare rapidamente al punto. Ciò significa che la tua prima o seconda frase dovrebbe introdurre il motivo per cui stai scrivendo al destinatario. Ricorda di essere il più conciso possibile quando descrivi il tuo scopo.
