Quasi tutti coloro che lavorano utilizzano la posta elettronica, ma può facilmente sopraffarci. Alcuni di noi ricevono molte più email di quante ne possiamo gestire in modo efficace. Essere in grado di rispondere a un'e-mail in modo rapido e corretto può aiutarci a risparmiare tempo e ad avere un aspetto più professionale. Nota:
Non tutti questi passaggi e suggerimenti funzionano in tutti i servizi di posta elettronica, tuttavia funzionano tutti in Gmail.
Passi
Passaggio 1. Comprendi il motivo per cui le persone usano la posta elettronica
La posta elettronica serve per comunicare tra le persone; serve per inviare testo e informazioni visive da una persona all'altra/molte altre. Non è per:
- Memorizzazione delle informazioni; è meglio salvare le informazioni come documento sul tuo computer o nel cloud
- ricordandoti cosa deve essere fatto; piuttosto usa un elenco di cose da fare o un calendario per questo
Passaggio 2. Utilizza etichette o cartelle per mantenere le email organizzate e fuori dalla tua casella di posta
- Usa un'etichetta "follow-up" o "risposta" per le cose che devi fare. Dovresti quindi aggiungerli al tuo diario o all'elenco delle "cose da fare".
- Usa "in attesa di risposta" quando aspetti qualcun altro
- Usa "urgente" per le cose che devono essere fatte il prima possibile
Passaggio 3. Salva le informazioni utili, quindi archivia l'e-mail
- Scarica eventuali allegati e salva i file nel posto giusto
- Quindi, se non hai intenzione di rispondere all'e-mail, archiviala
Passaggio 4. Archivia le email con cui hai finito
Non temere l'archiviazione; Fondamentalmente sposta l'e-mail dalla tua casella di posta in una casella "senza nome" (tecnicamente, rimuove l'etichetta "posta in arrivo")
- Non è andato: ecco a cosa serve l'eliminazione
- È sempre ricercabile e trovabile
Passaggio 5. Elimina le email di errore, quindi annulla l'iscrizione dalla loro fonte
Ciò manterrà la tua casella di posta libera da e-mail non necessarie e indesiderate.
- Elimina le email che non avresti dovuto ricevere in primo luogo
- Questi non saranno più ricercabili o trovabili dopo essere stati nel "cestino" per un po'
- Se non desideri più ricevere quel tipo di e-mail, assicurati di annullare l'iscrizione cercando le informazioni "annulla iscrizione" in fondo all'e-mail
- Se non puoi cancellarti, assegna l'email come spam
Passaggio 6. Usa le stelle per e-mail speciali e molto importanti o urgenti
Usa le stelle con parsimonia, perché avere troppe email speciali sarà inutile quanto nessuna email speciale.
Suggerimenti
- Tieni sempre a mente lo scopo dell'e-mail e cerca di non usarla per nient'altro.
- Usa la posta elettronica come parte del tuo "flusso di lavoro di produttività", insieme a un elenco di cose da fare, un calendario o un diario e qualsiasi altro strumento che ritieni utile.
