Sembra semplice, ma lo è? Stai facendo i passi giusti? Esiste un modo per gestire la posta elettronica utilizzando le cartelle di posta di Microsoft Outlook, ma non è sempre ovvio come farlo in modo efficace.
Passi
Passaggio 1. Identifica individui o gruppi di persone da cui ricevi regolarmente email
Passaggio 2. Da Posta di Outlook, Azioni, Regole e Avvisi, crea nuove regole per ogni singolo gruppo o persona da cui ricevi regolarmente e-mail e indirizza queste e-mail in modo che vengano spostate in una cartella specifica nella cartella Posta in arrivo
Passaggio 3. Determinare se si desidera A) essere avvisati quando si riceve un messaggio speciale da questo individuo o gruppo e/o B) contrassegnarlo come letto immediatamente
Esamina le altre opzioni di azione per vedere se possono aiutarti ulteriormente.
Passaggio 4. Crea nuove regole per ogni singolo gruppo o persona a cui invii regolarmente e-mail e indirizza queste e-mail da spostare come copia dell'e-mail che stai inviando a una cartella specifica nella cartella Inviati
Passaggio 5. In base alla priorità, decidere quando e in quale ordine si desidera interrompere l'elaborazione di una regola
Questo è particolarmente importante quando si lavora con regole che riguardano le email che ti riguardano Inviare -- altrimenti salverai più copie della stessa email.
Passaggio 6. Avere una regola inviata in fondo a tutte le regole inviate con Interrompi elaborazione
Questa regola catturerà tutte le email che non sono state inserite in singole sottocartelle.
Passaggio 7. Su base continuativa, valutare le e-mail inviate che vanno nella cartella Inviati che non vengono spostate in un'altra sottocartella
Il numero di messaggi nel Inviato può indicare quando è il momento di creare nuove sottocategorie di email inviate.
Passaggio 8. Valutare regolarmente le e-mail della Posta in arrivo che vanno nella Posta in arrivo e non vengono spostate in un'altra sottocategoria
Il numero di messaggi nella principale Posta in arrivo può determinare quando è il momento di creare nuove sottocategorie di email ricevute.
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Suggerimenti
- La chiave per gestire la posta elettronica utilizzando Microsoft Outlook è imparare a creare categorie di posta elettronica e dare priorità alle tue e-mail - pensalo come potatura e diserbo del tuo giardino di posta elettronica - in modo da poter beneficiare della fioritura delle informazioni che hai a disposizione.
- Valuta la possibilità di modificare le proprietà delle cartelle per mostrare il numero totale di elementi anziché il numero totale di elementi non letti, in particolare se ricevi già avvisi per la ricezione di nuovi messaggi importanti.
- Per le cartelle per le quali crei Inviato mail, regolare la visualizzazione (fare clic con il tasto destro sulla barra di visualizzazione/ordinamento della cartella, Personalizza visualizzazione corrente, Campi, ecc.) per rimuovere il A partire dal e Ricevuto e aggiungi il Per e Inviato campo.
- una volta che Inviato e Ricevuto le email sono classificate, è più facile vedere da dove viene la "crescita della posta elettronica" e decidere dove sfoltire e creare nuovi rami.
- Ad esempio, vale la pena rivedere le e-mail pubblicitarie quando arrivano per la prima volta, ma presto diventano obsolete e possono essere rimosse. Avvisi e ricevute bancarie che potresti voler conservare più a lungo.
- Potresti anche voler aggiungere altri campi utili alla visualizzazione della tua cartella. Taglia consente di visualizzare e ordinare in base alla dimensione del messaggio. Puoi decidere di alleggerire le tue cartelle e-mail di e-mail più grandi e gestirle al di fuori dell'e-mail (ad esempio, salvare allegati importanti o salvare un'intera e-mail in una posizione esterna a Outlook).
- Hai bisogno di aiuto con lo spam in Outlook? spam. È veloce. È facile. È gratis.
Avvertenze
- Quando il numero di messaggi in una cartella si avvicina a un certo numero (50? 100? 200?), è tempo di valutare il diserbo, la potatura, la sottocategoria delle e-mail in quella cartella.
- Dovresti rendere la tua versione home di Outlook il tuo banco di prova per la creazione di regole di posta elettronica di Outlook prima di apportare modifiche alla tua versione di lavoro di Outlook (o viceversa, a seconda di quale ti interessa di più).
