Una cassetta postale disordinata potrebbe rendere difficile per gli utenti trovare la posta necessaria. Microsoft Outlook ha fornito strumenti piuttosto utili che ti aiutano a filtrare le tue e-mail e organizzare i tuoi messaggi in un modo più gestibile. Outlook può anche aiutarti ad aumentare l'efficienza e le prestazioni. Sia che tu stia utilizzando Outlook 2010, Outlook 2007 o Outlook 2003, puoi gestire facilmente le tue e-mail, utilizzando i seguenti strumenti per ripulire la tua Posta in arrivo, oltre a semplificare la ricerca delle informazioni di cui hai bisogno.
Passi
Metodo 1 di 6: filtraggio
Passaggio 1. Filtra i messaggi rapidamente
Outlook 2010 dispone di una nuova funzionalità che consente di ordinare i messaggi in base alla data e di organizzarli in Conversazione.
- Quando si utilizza questa funzione, i messaggi che hanno lo stesso tema verranno visualizzati come Conversazione e gli utenti possono visualizzarli, espanderli o rimpicciolirli facendo clic sull'icona a sinistra della riga dell'oggetto. I messaggi all'interno di ogni conversazione sono classificati con il messaggio più recente posizionato in cima. Quando viene ricevuto un nuovo messaggio, tutte le conversazioni si sposteranno in cima all'elenco delle e-mail che ti aiuta a tenere traccia facilmente del flusso delle e-mail.
- Per attivare la Conversazione, nella scheda Visualizza del gruppo Conversazione, spuntare la casella Mostra come conversazione. Puoi ridurre le dimensioni di una conversazione con la funzione Pulisci. Questa funzione aiuterà a rimuovere i messaggi duplicati nella conversazione.
- Nella scheda Home nel gruppo Elimina, fare clic su Pulisci, quindi su Pulisci conversazione. In tutte le versioni di Outlook, gli utenti possono trovare più velocemente i messaggi nella cartella della cassetta postale modificando il modo in cui sono classificati nella cartella della posta elettronica. Ad esempio, puoi ordinare le tue e-mail per data, mittente e dimensione del file o livello di importanza.
Passaggio 2. Utilizzare intestazioni di soggetto standardizzate
L'energia mentale necessaria per spostare l'attenzione tra argomenti in continua evoluzione ti drena, non il volume. Tendi a leggere in ordine cronologico o per "persona più importante". Questo è un esaurimento del cervello. Usa invece questa regola; si applica alle e-mail dei subalterni diretti e funziona meglio delle catene di conversazioni.
- Identifica i primi 2-5 progetti che ti interessano di più; creare titoli di soggetto per riflettere questi.
- Fai sapere al team che presterai attenzione iniziale a tutte quelle e-mail con questi titoli di oggetto standard. Questi argomenti sono i tuoi progetti prioritari al momento: la tua email verrà ordinata per riga dell'oggetto e la priorità principale verrà letta/risposta per prima.
- Metti in chiaro che le e-mail con titolo inappropriato verranno inserite nella lista nera del mittente offensivo per 1-x giorni.
Metodo 2 di 6: Raggruppamento
Passaggio 1. Raggruppa gli stessi messaggi nelle cartelle
Creando una nuova cartella di posta elettronica, gli utenti possono raggruppare i messaggi correlati nelle cartelle. Ad esempio, puoi raggruppare i messaggi per argomento, progetto, comunicazione o altre categorie adatte ai tuoi lavori o ai tuoi hobby. Gli utenti possono anche creare una cartella per tutti i messaggi inviati dal tuo capo o da qualcuno di importante includendo le informazioni principali che devono essere salvate. Per creare una nuova cartella in Outlook 2010, nella scheda Cartella, in Nuovo, fare clic su Nuova cartella. Per creare una nuova cartella in Outlook 2007 o Outlook 2003, nella barra dei menu, fare clic su File, selezionare Nuovo quindi Cartella.
Metodo 3 di 6: Cartella di ricerca
Passaggio 1. Creare una cartella di ricerca per trovare i messaggi
La cartella di ricerca è un modo rapido e conveniente per trovare una raccolta di messaggi di posta elettronica. Non salva alcun messaggio ma fornisce le cartelle virtuali che visualizzano tutti i messaggi nella tua Posta in arrivo in base agli attributi che stai cercando. Le cartelle di ricerca di Outlook forniscono funzionalità predefinite come Posta non letta, ma puoi anche creare la tua regola. Ad esempio, puoi utilizzare la cartella di ricerca per trovare tutte le informazioni relative a un determinato progetto, un cliente importante o un incontro imminente.
- Per creare una cartella di ricerca in Outlook 2010, nella scheda Posta nella cartella, in Nuovo, fare clic su Nuova cartella di ricerca.
- Per creare una cartella di ricerca in Outlook 2007 o Outlook 2003, nella posta nel menu File, spostare il mouse su Nuovo quindi fare clic su Cartella di ricerca.
Metodo 4 di 6: filtro e-mail
Passaggio 1. Riduci la posta indesiderata con il filtro e-mail
Conserva i messaggi di posta elettronica non necessari dalla Posta in arrivo utilizzando il filtro per la posta indesiderata di Outlook. Questo filtro invierà le e-mail contrassegnate come posta indesiderata in una cartella separata nella casella di posta. Gli utenti possono visualizzare il contenuto di questa cartella per assicurarsi che non vi siano e-mail valide inviate per errore. Se è così, dovresti regolare il filtro per evitare il segno sbagliato sui messaggi in futuro.
Metodo 5 di 6: categoria di colore
Passaggio 1. Assegna una categoria di colori
Assegna un colore a un gruppo di messaggi di posta elettronica non correlato e ad altre categorie in Outlook come note, contatti e appuntamenti. Da lì, gli utenti possono facilmente identificarli e ordinarli. Ad esempio, puoi facilmente tenere traccia di tutti i messaggi, gli appuntamenti e i contatti per il progetto di vendita di computer creando una categoria chiamata "Vendite di computer" e assegnando i messaggi ad essa.
Metodo 6 di 6: Segnalazione
Passaggio 1. Contrassegna per il follow-up
Gli utenti possono utilizzare la funzione Contrassegna per il completamento per contrassegnare i messaggi di posta elettronica e le attività per aiutarli a ordinarli o contrassegnarli. I flag ti chiederanno di tenere traccia di un problema, indicare la richiesta di qualcuno o ordinare un messaggio richiesto e contattare. Possono anche organizzare facilmente la tua cartella di posta elettronica perché sai esattamente cosa fare e quando farlo. Tieni presente che quando crei un'attività e imposti una data di scadenza per l'attività, verrà automaticamente contrassegnata in modo da non dimenticare la data di scadenza per l'azione e completarla.
