Un database dei clienti può eliminare una grande quantità di scartoffie per un'azienda, fornendo un unico repository per preziose informazioni sui clienti che possono essere utilizzate dai team di vendita, dal personale dell'assistenza clienti e persino dal team di contabilità. Sebbene sia possibile acquistare prodotti software che forniscono formati di base per questo tipo di database, è possibile creare database personalizzati tenendo presenti alcune nozioni di base su forma e funzione.
Passi
Passaggio 1. Acquista il software per la creazione di database
Scegli un prodotto compatibile con l'elaborazione di testi e altri strumenti software utilizzati nell'azienda. Ciò semplificherà l'importazione o l'esportazione di dati da altre fonti, evitando di inserire una grande quantità di dati nel database appena creato.
Passaggio 2. Determinare il tipo di informazioni che verranno ospitate nel database dei clienti
La maggior parte dei progetti includerà informazioni come il nome dell'azienda, l'indirizzo postale, l'indirizzo fisico, il nome del contatto, i numeri di telefono e fax e gli indirizzi e-mail. Dati aggiuntivi come informazioni su termini contrattuali, prezzi e note sulle attività in sospeso associate a ciascun cliente sono spesso inclusi nei dati acquisiti e mantenuti in questo tipo di risorsa elettronica.
Passaggio 3. Considerare i possibili usi per il database
Oltre a fornire una risorsa centralizzata per recuperare dati importanti, pensa in termini di quali tipi di rapporti potrebbero essere creati utilizzando i dati o se il database è destinato all'uso come risorsa nella generazione di etichette postali, elenchi di posta elettronica o persino elenchi da utilizzare nella trasmissione di fax. Tenere questo a mente aiuterà a determinare come nominare ciascuno dei campi che ospiteranno i dati e faciliterà il processo di creazione di formati di report che estrae da quei campi.
Passaggio 4. Organizzare i campi dati
Crea un modello semplice che segua una sequenza logica quando si tratta di inserire nomi, indirizzi e altre informazioni di contatto. In questo modo è più facile passare da 1 campo al successivo con un minimo di interruzione e completare l'inserimento di un nuovo record cliente entro un ragionevole periodo di tempo.
Passaggio 5. Impostare le autorizzazioni su ciascuno dei campi
Ciò include l'identificazione dei campi che verranno inclusi nei formati dei report e quelli che possono fungere da base per l'ordinamento o la ricerca delle voci del database. L'assegnazione delle autorizzazioni corrette a ciascun campo accelererà il recupero dei dati corretti quando e quando necessario.
Passaggio 6. Preparare i formati di report
Alcuni formati di base che possono essere utilizzati frequentemente saranno spesso sufficienti, sebbene agli utenti chiave possa essere concessa la possibilità di creare report personalizzati che includano campi rilevanti per la posizione lavorativa dell'utente e il livello di accesso ai dati del cliente.
Passaggio 7. Stabilire le credenziali di accesso e i diritti di accesso
Un database clienti funzionante include la possibilità di creare credenziali di accesso che consentono solo ai dipendenti autorizzati di accedere alle informazioni. Andando oltre, l'assegnazione di diversi livelli di diritti assicura che ogni utente sia in grado di visualizzare, modificare e inserire dati rilevanti per le proprie responsabilità lavorative, ma non sia in grado di visualizzare altre informazioni utili ad altro personale.
Passaggio 8. Rivedere e testare il database dei clienti prima del rilascio
Prova a utilizzare la versione beta con un piccolo gruppo di dipendenti per assicurarti che ciascuna delle funzioni funzioni come previsto. Usa i risultati di questo gruppo di test per appianare eventuali problemi con prestazioni, formato e facilità d'uso. Una volta che tutti i problemi sono stati affrontati e risolti, la versione finale può essere distribuita all'intera azienda.
Suggerimenti
- Prova a progettare il database in modo che ci sia spazio per aggiungere più campi o funzionalità man mano che cambiano le esigenze dell'azienda. Ciò consentirà di continuare ad utilizzare il prodotto per alcuni anni senza doverlo sostituire con un prodotto più robusto.
- Non è insolito che un nuovo database di clienti richieda un lungo periodo di tempo per svilupparsi. Anche quando si utilizza un software che consente di eseguire facilmente una serie di attività, possono essere necessarie settimane per trovare il formato ideale.
