Sebbene oggi non siano utilizzati così frequentemente, un fax è ancora un dispositivo importante per trasmettere documenti importanti, moduli e note scritte a mano in modo rapido ed efficiente, in particolare in un ambiente d'ufficio. Un fax utilizza un telefono fisso attivo per inviare e ricevere documenti e utilizzarne uno è facile come comporre un numero di telefono. Una volta impostato correttamente il tuo fax e acquisito familiarità con i metodi per inviare e ricevere un fax, invierai documenti con facilità in pochissimo tempo!
Passi
Parte 1 di 3: configurazione del fax
Passaggio 1. Posiziona il facsimile
Posiziona il facsimile su una superficie piana vicino a prese di corrente ea una presa telefonica. Assicurarsi che l'alimentazione della carta sia rivolta verso l'esterno. Ciò consentirà di evitare che i fax in arrivo e i documenti scansionati si incastrino tra il muro e la macchina e si danneggino.
Passaggio 2. Collegare la fonte di alimentazione
Collega il facsimile alla presa a muro più vicina. Assicurarsi che la connessione sia corretta e che la spina si inserisca correttamente nella presa. Una volta collegato il facsimile alla presa di corrente, assicurati che rimanga spento per il resto della configurazione.
Passaggio 3. Proteggi la linea telefonica
Un fax utilizza una linea telefonica per inviare e ricevere dati per creare e stampare documenti. Non funzioneranno tramite una linea telefonica basata su Internet. Assicurati di avere una linea telefonica attiva e un numero di telefono per il fax in modo che la tua macchina possa trasmettere e ricevere segnali per creare i documenti.
Chiama il tuo operatore telefonico e via cavo per configurare una linea fissa, se necessario
Passaggio 4. Collegare il cavo del telefono
Un cavo telefonico standard deve essere collegato alla presa telefonica dell'apparecchio fax, che di solito si trova sul retro dell'apparecchio. L'altra estremità del cavo deve essere fissata direttamente alla presa telefonica più vicina nel muro. Ricontrolla per vedere che il cavo sia collegato alla macchina e alla presa telefonica a muro.
Passaggio 5. Aggiungi carta e inchiostro
Il fax richiederà una fornitura di carta e inchiostro per creare e stampare i documenti in arrivo. Assicurati di avere questi rifornimenti a portata di mano.
- Prima di inserire la carta, smazzare o capovolgere la risma di carta per assicurarsi che non si attacchino tra loro. Questo aiuterà a prevenire gli inceppamenti della carta.
- Ogni macchina ospiterà un certo tipo, dimensione e numero di cartucce di inchiostro. Assicurati di rivedere le istruzioni della macchina per decidere quale inchiostro funziona meglio con la tua macchina.
Passaggio 6. Controllare la connessione
Una volta collegato il tuo facsimile e inseriti la carta e l'inchiostro, accendi l'apparecchio e verifica il collegamento telefonico. La connessione deve essere sicura per poter utilizzare il facsimile.
- Verifica che la linea fissa sia collegata correttamente sollevando il ricevitore del facsimile, se disponibile sul tuo dispositivo. Il ricevitore dovrebbe assomigliare a un telefono. Ascolta il ronzio di un segnale di linea, che indicherà che la connessione è sicura.
- Se il fax non dispone di un ricevitore, è possibile collegare un telefono tramite la presa telefonica esterna dell'apparecchio fax. Dovresti sentire il ronzio di un segnale di linea se la connessione è corretta.
Parte 2 di 3: Invio di un fax
Passaggio 1. Accendere la macchina
Prima di inviare un documento, assicurarsi che la macchina sia accesa e che il cavo telefonico sia saldamente in posizione. Potresti voler controllare il ricevitore per un segnale di linea libera per assicurarti che la connessione sia sicura.
Passaggio 2. Utilizzare un foglio di copertina
Una copertina è un ottimo modo per garantire che il tuo documento arrivi alla persona giusta. Ciò è particolarmente utile quando si inviano fax a un'azienda in cui diversi dipendenti potrebbero utilizzare lo stesso dispositivo. Una copertina dovrebbe includere il nome del destinatario, il suo numero di fax e il tuo, le tue informazioni di contatto e il numero di pagine che il destinatario dovrebbe aspettarsi di ricevere nel fax.
Includere il conteggio delle pagine sulla copertina è utile per il destinatario in modo che sappia se ha ricevuto tutte le pagine necessarie
Passaggio 3. Ordina i documenti correttamente
Assicurati di aggiungere i numeri di pagina e di mettere le pagine del documento nell'ordine in cui desideri che vengano ricevute. Non vuoi che il destinatario metta insieme le pagine. Ciò può causare confusione e interferire con il significato previsto del documento. Ordinare le pagine e numerarle assicurerà un trasferimento efficiente delle informazioni.
Passaggio 4. Inserire i documenti nello scanner
La maggior parte dei fax richiede di posizionare il documento rivolto verso l'alto o verso il basso nella parte dello scanner del fax. Non esiste un metodo standard su tutti i dispositivi. La maggior parte dei fax indicherà quale metodo utilizzare con un simbolo di facile lettura sulla parte anteriore del dispositivo.
Passaggio 5. Comporre il numero di fax del destinatario
Utilizzando il tastierino sulla parte anteriore del fax, comporre il numero di fax del destinatario, compreso il prefisso. Se stai inviando un documento a livello internazionale, devi inserire il prefisso internazionale. Se è presente un numero aziendale utilizzato per la composizione esterna (spesso "7" o "9"), assicurarsi di premere quella cifra prima del prefisso dell'area o del paese e del numero di fax.
Passaggio 6. Invia i documenti
Una volta composto il numero, la maggior parte dei fax richiede di premere un pulsante "Invia" o "Avvia" per trasmettere il documento. Guarda come il documento sta trasmettendo nel caso ci sia un errore o un inceppamento della carta. Quando il trasferimento del documento è andato a buon fine, il fax stampa un rapporto sullo stato di avanzamento o una pagina di conferma. Se ricevi un messaggio di errore, prova a inviare nuovamente il documento.
Parte 3 di 3: Ricezione di un fax
Passaggio 1. Controllare la connessione
Assicurati che il fax sia acceso. È inoltre importante assicurarsi che il facsimile sia collegato a una fonte di alimentazione e alla presa telefonica per ricevere i fax. Potresti voler sollevare il ricevitore e ascoltare il segnale di linea libera per garantire una connessione corretta.
Passaggio 2. Ispezionare la carta e l'inchiostro
Dovrai fornire abbastanza carta e inchiostro nel fax. Se ricevi molti documenti tramite fax, assicurati di controllare frequentemente questi materiali di consumo. In caso contrario, ciò potrebbe impedirti di ricevere un documento nella sua interezza o ritardarne l'arrivo.
Passaggio 3. Ascolta la suoneria
Il facsimile squillerà o emetterà un segnale acustico quando riceve un documento in arrivo. La macchina è impostata per elaborare automaticamente questi documenti, quindi non è necessario fare nulla in questo momento. Evitare di premere pulsanti sulla macchina durante questo tempo, altrimenti la connessione può essere disturbata o interrotta.
Passaggio 4. Rivedere il documento
Una volta che il facsimile avrà ricevuto correttamente il documento, stamperà le pagine nell'ordine in cui sono state disposte dal mittente. Rivedere la copertina per assicurarsi di essere il destinatario previsto e che tutte le pagine siano state trasmesse e stampate correttamente.
Passaggio 5. Follow-up con il mittente
Se desideri confermare di aver ricevuto il fax, o se temi di non aver ricevuto tutte le informazioni necessarie, puoi contattare il mittente tramite telefono o e-mail. Le informazioni di contatto potrebbero essere elencate sulla copertina, quindi fai riferimento a questa pagina se non hai le informazioni del mittente a portata di mano.
