La posta elettronica, come altre forme di comunicazione, ha una propria etichetta e protocolli sociali. Se hai bisogno di scrivere un'e-mail per chiedere un feedback al lavoro o a scuola, o su un manoscritto, dovresti considerare il fraseggio, i tempi e la struttura quando crei la tua e-mail per renderla il più efficace possibile. Essere educati, puntuali e specifici nelle tue e-mail può aiutarti a ottenere il feedback di cui hai bisogno.
Passi
Metodo 1 di 4: chiedere feedback al lavoro
Passaggio 1. Rivolgiti alla persona più qualificata per commentare il tuo lavoro
Spesso questo sarà il manager immediatamente sopra di te. In ogni caso, dovresti iniziare con loro, o con un collega o un collega più anziano. Avranno l'esperienza per aiutarti e darti il feedback di cui hai bisogno.
Passaggio 2. Sii educato e umile nell'e-mail
Dovresti seguire le norme del tuo ufficio per le e-mail. L'umiltà fa molto per chiedere feedback, ma non essere così umile che il tuo capo o manager pensi che tu non sappia nulla del tuo lavoro. Piuttosto, inquadra le domande in modi che mostrino i tuoi progressi su un progetto o un'attività. Ciò consentirà al capo di sapere che non sei solo seduto con le mani in mano in attesa di feedback. Tieni anche presente i seguenti suggerimenti.
- Puoi dire: "Stavo lavorando alla presentazione di domani quando mi sono imbattuto in un intoppo con il formato: non sono sicuro di seguire lo standard dell'azienda. allego la presentazione Avete suggerimenti per il formato? Grazie per il tuo aiuto in questo.”
- Non dimenticare di ringraziarli nell'e-mail.
Passaggio 3. Sii specifico nella tua richiesta di feedback
Questo può aiutarti a evitare un feedback troppo ampio che difficilmente ti aiuterà nel tuo lavoro. Evita le domande sì o no, a meno che non sia necessario. Concentrati invece su parti specifiche di un progetto che richiedono lavoro. Cerca di non bombardare il tuo capo o collega con tutte le possibili domande che potresti avere sul tuo lavoro tutte in una volta.
- Puoi dire, ad esempio, "Non ero sicuro di come procedere con il file Eastman. Il cliente non ha risposto alle mie e-mail e, poiché si tratta di un incarico ad alta priorità, ho pensato che fosse meglio inviarti un'e-mail per vedere cosa dovrei fare".
- Se stai cercando un feedback più generale sotto forma di recensione o rapporto, richiedilo specificamente. Essere educato, conciso e il più specifico possibile ti aiuterà. Ad esempio potresti chiedere una relazione sulla tua efficienza o creatività. Se stai chiedendo un feedback a coloro che ti segnalano, potresti dover condurre un sondaggio anonimo.
SUGGERIMENTO DELL'ESPERTO
Alyson Garrido, PCC
Workplace Coach Alyson Garrido is an International Coach Federation accredited Professional Certified Coach (PCC), Facilitator, and Speaker. Using a strengths-based approach, she supports her clients with job search and career advancement. Alyson provides coaching for career direction, interview preparation, salary negotiation, and performance reviews as well as customized communication and leadership strategies. She is a Founding Partner of the Systemic Coach Academy of New Zealand.
Alyson Garrido, PCC
Allenatore sul posto di lavoro
Prova il metodo KISS quando richiedi un feedback generale.
Il modello KISS è un ottimo modo per aiutare le persone a fornirti un feedback appropriato e attuabile. Chiedi alla persona,"
mantenere? Cosa dovrei Ottimizzare? Cosa dovrei cominciare? E cosa dovrei? fermare?"
Passaggio 4. Invia un'e-mail di ringraziamento una volta che hanno risposto
Se il feedback ha suggerito che hai bisogno di molti miglioramenti o che il tuo lavoro non è all'altezza, assicurati di includere una breve dichiarazione su come risolverlo. Concediti il tempo di elaborare le emozioni prima di rispondere immediatamente.
Assicurati di rispondere entro 1-2 giorni al massimo
Metodo 2 di 4: chiedere feedback a scuola
Passaggio 1. Identificati
Il tuo insegnante potrebbe avere centinaia di studenti, specialmente se sono un professore universitario. Dovrai includere il tuo nome (nome e cognome), la tua classe e la sezione. Se sei ancora al liceo, questo potrebbe significare il tuo periodo o fascia oraria. In questo modo non sprecherai tempo all'insegnante facendogli capire chi sei e dedicheranno più tempo al feedback di cui hai bisogno.
Passaggio 2. Mantienilo formale
A volte gli studenti hanno difficoltà a questo quando inviano email agli insegnanti per la prima volta. Puoi dire "Ciao Dr. Smith" o "Cara signora Turner". Se il tuo insegnante ti ha inviato un'email, non essere meno formale di quanto lo sia stato. Mantieni il tono professionale. Invece di dire: "Ehi, cosa ne pensi della mia carta? Non è il massimo", dice, "Non sono sicuro di aver capito il compito. Avevo alcune domande specifiche riguardo alla carta.”
Passaggio 3. Sii breve
Non preoccuparti di spiegare tutto il contesto delle tue domande a meno che il contesto non sia necessario per quelle domande. Ad esempio, se stai richiedendo un feedback su una possibile estensione, il tuo insegnante potrebbe aver bisogno di contesto, ma se stai semplicemente provando a porre una domanda su un compito, non raccontargli la storia su come il tuo cane ti ha fatto correre in ritardo e perché stai inviando un'e-mail ora (a meno che non sia molto vicino all'orario del compito) o qualsiasi altra cosa che potrebbe essere irrilevante per il compito in corso.
Passaggio 4. Non aspettare a chiedere feedback fino alla sera prima di un esame o della data di scadenza
Non solo è improbabile che il tuo insegnante ti dia un feedback così vicino a una data di scadenza, ma è probabile che sia irritato dal fatto che hai aspettato fino all'ultimo minuto per chiedere loro un feedback. Se devi inviare domande dell'ultimo minuto, sii breve, specifico e scusati. Sarà più probabile che l'insegnante risponda, supponendo che veda l'e-mail in tempo.
Passaggio 5. Utilizza i formati di file richiesti dal tuo insegnante
Spesso, l'insegnante ti dirà sul programma quali formati di file accetteranno per i compiti o nelle e-mail. Ad esempio, se il tuo insegnante specifica un file.doc, non inviare un file.pdf o.pages. Se non sei sicuro, puoi inviare un file.rtf o.pdf o semplicemente chiedere.
Passaggio 6. Chiedi un feedback su un documento o un esame che hai già consegnato
Devi semplicemente inviare un'e-mail al professore ed essere educato. Se il professore ha orari di ricevimento, puoi visitarli o fissare un appuntamento. Puoi dire: "Caro professor Smith, non sono andato bene al mio esame come mi aspettavo. Potrebbe aiutarmi a risolvere alcuni degli errori che ho fatto in modo da poter fare meglio al prossimo esame?" Il tuo professore dovrebbe in genere rispondere favorevolmente a tale richiesta.
Metodo 3 di 4: chiedere feedback su un manoscritto
Passaggio 1. Invia prima un'email a qualcuno che conosci
Se vuoi un feedback attento, la persona migliore a cui darlo è qualcuno che conosci, preferibilmente un amico o un collega. Quando invii un'e-mail a qualcuno che conosci per un feedback, assicurati di inviargli un'e-mail come faresti di solito. Se di solito li chiami, probabilmente dovresti farlo invece. Non inviare il manoscritto nella prima e-mail, a meno che tu non sappia che probabilmente diranno di sì (qualcuno per cui hai letto un manoscritto o qualcuno che si è offerto di leggere il tuo).
Puoi includere una breve descrizione o un abstract, a seconda che la persona a cui stai inviando l'email sia un amico o un collega
Passaggio 2. Invia un'e-mail a un esperto
Se hai davvero bisogno della consulenza di un esperto, invia un'e-mail a un esperto che conosci e spiega il tuo progetto e perché hai bisogno di feedback. Non essere invadente, ma piuttosto ringraziali gentilmente per la loro considerazione e dì: "Capisco se non hai tempo per darmi un feedback". Potresti anche chiedere se conoscono qualcuno con il tempo e le competenze che può aiutarti se non possono.
Passaggio 3. Non inviare un manoscritto tramite e-mail a qualcuno
Questo probabilmente rimarrà senza risposta, a meno che tu non dica loro specificamente che pagherai per il loro aiuto. Se sono un autore famoso, è improbabile che rispondano a tale e-mail poiché ricevono un sacco di tali e-mail. Invece, chiedi prima ai tuoi amici, colleghi, professori, ecc. È più probabile che siano in grado di aiutarti e più propensi a volerti aiutare.
Passaggio 4. Sii specifico su ciò che desideri dal loro feedback
Se vuoi solo un feedback positivo, diglielo. Dì loro se hai un feedback dettagliato, un feedback locale o globale e se vuoi un feedback estetico, grammaticale o strutturale. Questo può fare molto per aiutare il tuo lettore a sapere cosa vuoi da loro.
- Il feedback positivo non deve essere non costruttivo. Se spiegano perché gli piace quello che gli piace, puoi imparare molto sul tuo manoscritto.
- Se ricevi un feedback negativo, concediti il tempo di rispondere. Se sono tuoi amici, probabilmente vogliono solo aiutarti. Se è un professore, non importa quanto ti senti arrabbiato o turbato, non dovresti rispondere in quel modo. Invece, ringraziali per il loro aiuto e vai avanti. Dopo qualche tempo potresti scoprire che il feedback è stato utile, anche se il modo in cui è stato consegnato non lo è stato.
Passaggio 5. Dai al tuo lettore il tempo di rispondere
Se hai chiesto un feedback dettagliato su un romanzo manoscritto, non aspettarti feedback entro un giorno o anche una settimana. Ci vuole tempo per modificare un manoscritto di quella lunghezza. Se hai una scadenza a cui stai lavorando, fallo sapere al tuo lettore. Puoi anche semplicemente chiedere loro se possono far apportare le modifiche entro una certa data. Ricorda che hanno la loro vita e i loro obblighi.
Passaggio 6. Ringraziali per il loro aiuto
Se si tratta di un amico, potresti volergli comprare un regalo come una scatola di cioccolatini o semplicemente restituire il favore in tempo. Se si tratta di un professore, potresti scrivere un'e-mail di ringraziamento per fargli sapere che apprezzi il suo lavoro e il suo tempo. Dimenticare di ringraziare il tuo lettore può farli sentire usati e/o non apprezzati, e potrebbe renderli meno propensi ad aiutarti in futuro.
Metodo 4 di 4: chiedere feedback ai clienti
Passaggio 1. Non fare troppe domande
I clienti sono sopraffatti dai sondaggi di praticamente tutte le aziende là fuori. Se vuoi assicurarti che un cliente elimini automaticamente la tua email dopo averla letta, riempila con un sacco di domande. Se vuoi mantenere il cliente interessato, fai una o due domande e lascia perdere.
Passaggio 2. Poni domande aperte
Piuttosto usando le domande sì/no, fai domande che suscitino risposte più complete. Invece di chiedere "Ci consiglieresti a un amico?", chiedi "Come ci descriveresti a un amico?" Questo tipo di domande fornisce più informazioni nelle risposte rispetto a una semplice domanda sì/no.
Passaggio 3. Fai sapere al cliente che ti ricontatterai rapidamente
Questo fa sentire il cliente come se la sua opinione non finisse solo in una gigantesca casella di posta, dove potrebbe o meno essere letta o presa in considerazione. Probabilmente otterrai anche un feedback più sincero, se sanno che risponderai.
Quando rispondi, sii sincero e professionale. Nella cultura virale di Internet di oggi, puoi rovinare la reputazione di un'azienda in un secondo se rispondi con qualcosa di diverso dalla professionalità e dalla sincerità
Passaggio 4. Non includere flash o altre funzionalità lente da caricare
Se un cliente ha una connessione lenta, probabilmente eliminerà immediatamente l'e-mail quando vedrà che non riesce a caricarsi. Ricorda che il feedback è spesso più importante per te di loro.
Passaggio 5. Utilizzare caratteri e formati ben progettati
Vuoi che la tua email appaia pulita e professionale. È improbabile che un'e-mail con una grafica scadente o un carattere comic sans impressioni i tuoi clienti. Utilizza invece caratteri standard come Times New Roman o Arial se non sei sicuro di un carattere e riduci al minimo la grafica in eccesso.
Passaggio 6. Assicurati che l'e-mail sia compatibile con il dispositivo
Un formato a colonna singola è più flessibile rispetto ai progetti a più colonne. Dovrai anche assicurarti che i tuoi caratteri non siano troppo piccoli. Ti consigliamo che l'e-mail appaia vantaggiosa su laptop, telefoni e tablet. Con così tante persone che controllano la posta elettronica sui loro telefoni, è imperativo formattare le e-mail di conseguenza.
Aiuto per la scrittura di e-mail
Cose da includere in un'e-mail che richiede feedback
Cose da evitare in un'e-mail che richiede feedback
Email con annotazioni che chiede feedback
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Suggerimenti
- Non infastidire le persone per il feedback.
- Mantieni un'etichetta di posta elettronica adeguata alla situazione.
- Un po' di umiltà fa molto.
