Come puoi liberare tempo organizzandoti in Microsoft Outlook. Ciò richiede disciplina ma soprattutto organizzazione del programma e di ciò che si fa con gli strumenti.
Passi
Passaggio 1. La prima cosa da fare è disattivare la notifica di nuove e-mail
Per fare ciò, apri il menu File, seleziona Strumenti, quindi seleziona Opzioni. Si aprirà la finestra delle opzioni. Nella scheda Preferenze, fai clic sul pulsante "Opzioni e-mail". Nella finestra delle opzioni che si apre, fai clic sul pulsante "Opzioni avanzate di posta elettronica". Nella finestra delle opzioni che si apre, guarda nella sezione "Quando arrivano nuovi articoli nella mia casella di posta". Deseleziona tutte le opzioni.
Passaggio 2. Imposta il calendario come visualizzazione predefinita in Outlook
Ti fornirà una visione del lavoro programmato per la giornata. Per impostare il calendario come visualizzazione predefinita, apri il menu File, seleziona Strumenti, quindi seleziona Opzioni. Nella finestra Opzioni, seleziona la scheda "Altro", quindi fai clic sul pulsante "Opzioni avanzate". Nella finestra "Opzioni avanzate", cerca nella sezione "Impostazioni generali" e fai clic su Sfoglia. Si aprirà la cartella selezionata. Nella finestra "Seleziona cartella", seleziona "Calendario" e fai clic su OK tre volte.
Passaggio 3. Per includere le attività nella finestra predefinita, aprire il menu File e selezionare Visualizza, quindi selezionare Blocco attività
Passaggio 4. Per visualizzare solo le attività in scadenza oggi, aprire il menu File e selezionare Visualizza, quindi selezionare "Visualizzazione del riquadro attività", quindi selezionare "Attività di oggi"
Passaggio 5. Pianifica un'ora specifica ogni giorno per visualizzare le tue e-mail
Imposta da 2 a 3 volte al giorno per lavorare con le tue e-mail e non guardarle in nessun altro momento. Le e-mail sono una distrazione e ti impediscono di portare a termine il lavoro vero.
Passaggio 6. Ogni volta che leggi le e-mail, svuota sempre la Posta in arrivo. Non dovrebbe mai rimanere nulla alla fine della sessione di posta elettronica. Per svuotare la tua casella di posta, devi decidere cosa fare con ogni email. Hai quattro scelte: Eliminare, rinviare, delegare o eseguire.
Passaggio 7. Se hai gestito l'e-mail, eliminala
Passaggio 8. Per rinviare un'e-mail, creare un'attività trascinando l'e-mail sul pulsante dell'attività nell'angolo in basso a sinistra di Outlook
Verrà creata automaticamente un'attività; selezionare una data e un'ora di inizio e una data e un'ora di scadenza, quindi salvarla.
Passaggio 9. Per delegare un'e-mail, creare un'attività e assegnarla a un'altra persona o inoltrare l'e-mail a un'altra persona
Passaggio 10. L'ultima scelta è fare qualunque sia l'attività richiesta dall'e-mail
Se lo fai, eliminalo dalla tua casella di posta o spostalo in una cartella personale dove conservi le vecchie email gestite.
Passaggio 11. Per bloccare il tempo nel tuo calendario, trascina e rilascia un'e-mail sul pulsante del calendario nell'angolo in basso a sinistra di Outlook
Si aprirà un avviso di riunione. Inserisci l'ora e la data che desideri bloccare, quindi salvala. Una copia della mail sarà allegata all'avviso di convocazione. Elimina l'e-mail dalla posta in arrivo o spostala in una cartella personale.
