Se stai esaurendo lo spazio nella tua e-mail di IBM Notes, ma non sei pronto per eliminare le e-mail, considera di archiviarle. Archiviare le email significa copiare i messaggi in una posizione diversa sul tuo computer. Imparare ad archiviare IBM Notes per liberare spazio nel tuo account salvando le email originali. Aiuta anche il computer e il software a funzionare al massimo delle prestazioni.
Passi
Passaggio 1. Limita le dimensioni del file di posta
Mantieni la dimensione del file di posta inferiore a 500 MB. (Alcune organizzazioni potrebbero richiedere una limitazione più rigorosa, ad esempio 200 MB.)
- Controlla la dimensione dei tuoi dati andando su File, Database, Proprietà. In Lotus 8, vai su File, Applicazioni, Proprietà.
- Fare clic sulla scheda "i". Il numero dopo "Spazio su disco" indica quanti dati hai attualmente su IBM Notes.
Passaggio 2. Scopri le impostazioni predeterminate della tua organizzazione
Se utilizzi IBM Notes per la scuola o il lavoro, potrebbero essere già presenti impostazioni di archiviazione. Ciò aiuta le organizzazioni a controllare la quantità di messaggi di posta elettronica per utente, nonché le prestazioni generali dei computer all'interno dell'organizzazione. Se le impostazioni dell'archivio sono già state stabilite, parla con il personale tecnico dei sistemi per vedere se possono essere modificate.
Passaggio 3. Determina le impostazioni di archiviazione desiderate
Puoi archiviare tutte le email di IBM Notes o selezionarne di specifiche. Sarà inoltre necessario decidere la frequenza con cui si desidera archiviare IBM Notes.
- Aprire l'applicazione appropriata (Mail).
- Vai su Azioni, Archivio, Impostazioni.
- Vai alla scheda Criteri e assicurati che sia selezionato "Predefinito per l'ultima modifica".
- Fare clic su "ok" per salvare le modifiche.
- Assicurati che i criteri siano abilitati.
Passaggio 4. Pianifica gli archivi automatici
La pianificazione degli archivi automatici garantisce un'archiviazione regolare e coerente. Ti fa anche risparmiare tempo.
- Aprire l'applicazione appropriata (Mail).
- Vai su Azioni, Archivio, Impostazioni.
- Vai alla scheda Programma. Assicurati che "Pianifica archiviazione" sia selezionato.
- Scegli l'ora e il giorno appropriati in cui desideri che il tuo computer archivi i tuoi file.
Passaggio 5. Archivia manualmente IBM Notes
Anche se pianifichi l'archiviazione automatica, puoi comunque archiviare manualmente in qualsiasi momento.
- Aprire l'applicazione appropriata (Mail).
- Apri la posta o la cartella che desideri archiviare.
- Vai a Azioni, Archivia, Archivia ora.
- Fare clic su Sì per archiviare in base alle impostazioni predeterminate.
Passaggio 6. Archivia utilizzando il metodo di trascinamento della selezione
Questo è semplicemente un altro modo per archiviare manualmente IBM Notes.
- Aprire l'applicazione appropriata (Mail).
- Apri la posta o la cartella che desideri archiviare.
- Seleziona i messaggi appropriati.
- Trascina i messaggi nell'archivio richiesto nel riquadro di navigazione.
Passaggio 7. Visualizza i messaggi archiviati
Sebbene tu abbia archiviato un'e-mail, potresti aver bisogno di accedervi di tanto in tanto. Il tuo file di archivio imiterà le cartelle che hai impostato nel tuo account IBM Notes. Tutto rimarrà organizzato nel modo in cui lo hai progettato.
- Aprire l'applicazione appropriata (Mail).
- Fare clic su Archivia nel riquadro di navigazione.
- Seleziona l'archivio appropriato (ad es. Predefinito per Ultima modifica).
Suggerimenti
- Esegui il backup delle email importanti. Se hai email importanti in IBM Notes, assicurati di copiarle in un'altra posizione, come un CD o un DVD. Ciò ti fornisce una copia aggiuntiva nel caso in cui succeda qualcosa al server o alla copia memorizzata sul tuo personal computer.
- Elimina i messaggi vecchi e non necessari, soprattutto se contengono allegati. Ciò contribuirà anche a ridurre le dimensioni dei dati e a migliorare le prestazioni del computer.
