ATTN è una forma breve della parola "attenzione" ed è comunemente usata nelle e-mail e nella corrispondenza scritta per indicare il destinatario previsto. Il modo migliore per utilizzare ATTN nella corrispondenza e-mail è includerlo nella riga dell'oggetto. In questo modo è chiaro per chi è il messaggio ed è più probabile che la tua email venga letta dal destinatario corretto.
Passi
Metodo 1 di 3: aggiunta di ATTN a un'e-mail
Passaggio 1. Iniziare la riga dell'oggetto con ATTN
In alcuni casi, come una domanda di lavoro, potresti avere solo un'e-mail generica per un'azienda, ma desideri attirare l'attenzione di una persona o di un reparto in particolare. Il modo migliore per farlo è scrivere nella riga dell'oggetto come "ATTN: John Smith".
In alternativa, se non conosci alcun nome, potresti scrivere "ATTN: Responsabile delle assunzioni" o "ATTN: Dipartimento marketing"
Passaggio 2. Includi altre informazioni pertinenti nella riga dell'oggetto
Oltre a ottenere l'attenzione di una particolare persona o gruppo di persone, dovresti includere anche alcuni dettagli importanti sul contenuto della tua email. Ciò lo renderà più pertinente e sarà probabilmente aperto e letto più velocemente.
Ad esempio, potresti dire "ATTN: John Smith re: Content Marking Position"
Passaggio 3. Avviare il corpo dell'e-mail con ATTN quando la riga dell'oggetto è piena
Potresti anche includere un messaggio ATTN nel corpo di un'email o in un documento allegato. In questo modo stai ancora comunicando a chi è destinato il messaggio e puoi utilizzare la riga dell'oggetto esclusivamente per indicare lo scopo dell'e-mail. Questo potrebbe essere necessario quando stai rispondendo a un'e-mail e la riga dell'oggetto è già stata creata.
- Ad esempio, potresti iniziare il corpo dell'email dicendo "ATTN: Sandeep Kumar"
- Potresti voler includere l'indicatore ATTN sia nella riga dell'oggetto che nel corpo dell'e-mail.
Metodo 2 di 3: determinare quando utilizzare ATTN nelle e-mail
Passaggio 1. Utilizzare ATTN quando non si dispone dell'indirizzo e-mail del destinatario desiderato
Se non conosci l'indirizzo e-mail diretto della persona o del reparto che devi raggiungere, puoi inviare un'e-mail all'indirizzo di contatto fornito su un sito Web aziendale. Quindi, dovresti indicare nella riga dell'oggetto, utilizzando ATTN, a chi deve essere diretto il messaggio.
Passaggio 2. Includere ATTN nella comunicazione interna
Utilizzare ATTN quando si scrive un promemoria interno che può essere rilevante per un numero di persone all'interno del proprio dipartimento o gruppo, ma richiede l'attenzione diretta di una o due persone. In questo modo stai comunque tenendo tutti informati, ma stai anche dando la priorità a chi parla direttamente il messaggio.
Potresti scrivere "ATTN: Mary Smith re: obiettivi di vendita" ma inviare il messaggio all'intero team di vendita
Passaggio 3. Indica che la tua email è importante utilizzando ATTN
Potresti anche indicare che qualcosa richiede attenzione immediata utilizzando l'acronimo ATTN nella riga dell'oggetto. Ad esempio, potresti scrivere "Le buste paga richiedono un'ATTN urgente".
Metodo 3 di 3: Garantire che le tue e-mail ottengano attenzione
Passaggio 1. Includi una riga dell'oggetto
Quando si invia un'e-mail è molto importante includere sempre una riga dell'oggetto. Questa è un'opportunità per far risaltare la tua e-mail e fornire anche alcuni dettagli sul contenuto dell'e-mail. È più probabile che un'e-mail che non include una riga dell'oggetto venga eliminata o persa nella posta in arrivo, oppure irriterà il destinatario perché è costretto ad aprire l'e-mail per scoprire di cosa si tratta.
Passaggio 2. Mantieni la riga dell'oggetto breve
La maggior parte delle caselle di posta elettronica rivelerà solo circa 60 caratteri dalla riga dell'oggetto e un telefono cellulare mostrerà solo da 25 a 30 caratteri. Di conseguenza, dovresti mantenere la riga dell'oggetto breve e scrivere prima le informazioni più importanti.
I moduli brevi, come "ATTN" e "RE" facilitano l'inclusione di più informazioni nella riga dell'oggetto
Passaggio 3. Scrivi qualcosa di accattivante
Le caselle di posta sono spesso inondate di spam e materiale promozionale e molte persone eliminano le e-mail prima ancora che vengano aperte. Se stai inviando un'email a qualcuno che non conosci direttamente, è importante che la tua email si distingua. Puoi catturare l'attenzione dei destinatari scrivendo un oggetto accattivante e creativo.
- Potresti scrivere "Non voglio niente da te" se ti stai rivolgendo a qualcuno che ammiri, ma che non hai mai incontrato personalmente. Ad esempio, potrebbe essere un autore preferito o qualcuno a cui ti ispiri nel tuo settore.
- In alternativa, potresti dire "guadagna di più espandendo la tua base di clienti". Ciò sarebbe utile se stai cercando di stabilire connessioni commerciali e desideri che le tue e-mail vengano aperte.
Passaggio 4. Includi dettagli importanti
È molto importante includere sempre informazioni importanti sul contenuto dell'e-mail. Se stai scrivendo un'e-mail a un collaboratore su un progetto, assicurati di inserire il titolo del progetto nella riga dell'oggetto. In questo modo il tuo collega saprà di cosa si tratta e potrà dargli la priorità secondo necessità.
- Puoi anche dire qualcosa come "è necessaria una risposta". Questo probabilmente renderà la tua email più prioritaria.
- In alternativa, scrivere "domanda rapida su: pranzo di lavoro" attirerà probabilmente l'attenzione perché indica che sarà una risposta facile.
