Molte aziende utilizzano Microsoft Excel per tenere traccia delle spese di reparto o complessive dell'azienda. Poiché Excel è ora spesso in bundle con personal computer che utilizzano il sistema operativo Windows, se hai Excel sul tuo computer di casa, puoi usarlo per tenere traccia delle tue bollette. Sono disponibili numerosi modelli per tenere traccia delle spese da Microsoft e da altri siti Web e le versioni recenti di Excel includono un modello per tenere traccia delle fatture tra i modelli preinstallati. Puoi anche impostare il tuo foglio di calcolo per tenere traccia delle tue fatture in Excel. Di seguito sono riportate le istruzioni per entrambi gli approcci.
Passi
Metodo 1 di 2: lavorare con un modello Excel
Passaggio 1. Scegli un modello preinstallato
Le versioni recenti di Excel includono un modello per tenere traccia delle spese personali insieme a modelli per applicazioni aziendali comuni. Puoi accedere a questi modelli e usarli per tenere traccia delle tue fatture in Excel.
- In Excel 2003, seleziona "Nuovo" dal menu "File". Selezionare "Sul mio computer" dal riquadro attività "Nuova cartella di lavoro" per visualizzare la finestra di dialogo "Modelli".
- In Excel 2007, seleziona "Nuovo" dal menu del pulsante "File". Viene visualizzata la finestra di dialogo "Nuova cartella di lavoro". Seleziona "Modelli installati" dal menu "Modelli" nel riquadro di sinistra. Seleziona "Budget mensile personale" da "Modelli installati" nel riquadro centrale e fai clic su "Crea".
- In Excel 2010, fare clic sulla scheda "File", quindi selezionare "Nuovo" dal menu "File". Seleziona "Modelli di esempio" dalla sezione superiore del riquadro "Modelli disponibili", quindi seleziona "Budget mensile personale" dalla visualizzazione dei modelli di esempio e fai clic su "Crea".
Passaggio 2. Scegli un modello online
Se il modello di budget personale preinstallato con Microsoft Excel non funziona per tenere traccia delle spese, puoi selezionare un modello online. Puoi scaricare un modello da un sito di terze parti o utilizzare Excel per connetterti a Microsoft Office Online.
- Per Excel 2003, è possibile selezionare un modello adatto dalla libreria di Microsoft Office Online all'indirizzo https://office.microsoft.com/en-us/templates/. (Qui puoi anche trovare modelli destinati alle versioni successive di Excel.)
- In Excel 2007, scegli "Budget" dalla sezione Microsoft Office Online della finestra di dialogo "Nuova cartella di lavoro". È necessario disporre di una connessione Internet funzionante per connettersi alla raccolta di modelli in linea di Office.
- In Excel 2010, scegli "Budget" dalla sezione Office.com del riquadro Modelli disponibili. È necessario disporre di una connessione Internet funzionante per connettersi alla raccolta di modelli in linea di Office.
Passaggio 3. Inserisci le tue informazioni nelle celle appropriate
Le informazioni esatte dipendono dal modello di foglio di calcolo che stai utilizzando.
Passaggio 4. Salva il tuo foglio di calcolo
Puoi utilizzare il nome fornito dal modello per il tuo foglio di calcolo o cambiarlo in qualcosa di più significativo. Aggiungere il tuo nome e l'anno al nome del file esistente dovrebbe essere sufficiente.
Metodo 2 di 2: Progettare il proprio foglio di calcolo per il monitoraggio delle spese
Passaggio 1. Apri Excel
Passo 2. Inserisci un nome per il foglio di calcolo nella cella A1
Utilizza un nome significativo come "Budget personale", "Monitoraggio delle spese personali" o qualcosa di simile. (Escludi le virgolette quando inserisci il nome; sono usate qui solo per mostrare che i nomi sono esempi.)
Passo 3. Inserisci i titoli delle colonne nella riga 2
I titoli e l'ordine suggeriti sono "Data", "Categoria beneficiario" (o "Paga a"), "Promemoria, " "Spese, " "Entrate" (o "Entrate" o "Deposito") e "Saldo". Inserisci questi titoli nelle celle da A2 a G2; potrebbe essere necessario regolare le larghezze delle colonne per adattarsi a titoli o voci di colonne lunghe.
Dopo aver impostato il titolo del foglio di calcolo e le intestazioni delle colonne, utilizza la funzione "Blocca riquadri" per mantenere queste intestazioni nella parte superiore del display mentre scorri le voci. Blocca riquadri si trova nel menu "Visualizza" in Excel 2003 e versioni precedenti e nel gruppo "Finestra" della barra multifunzione del menu "Visualizza" in Excel 2007 e 2010
Passaggio 4. Inserisci la tua prima voce di spesa nelle celle della riga 3
Passaggio 5. Immettere la formula del saldo nella cella G3
Poiché questa è la prima voce di saldo, il saldo sarà determinato prendendo la differenza tra la spesa e le entrate. Il modo in cui lo imposti dipende dal fatto che tu voglia guardare le spese o il denaro a disposizione.
- Se stai impostando il foglio di calcolo per esaminare principalmente le tue spese, la formula del saldo sarebbe = E3-F3, dove E3 è la cella che rappresenta la spesa e F3 è la cella che rappresenta le entrate. Impostare la formula in questo modo renderà il totale delle tue spese un numero positivo, che sarà più facile da capire.
- Se stai impostando il foglio di calcolo per mantenere una scheda in esecuzione sui tuoi contanti a portata di mano, la formula del saldo sarebbe = F3-E3. L'impostazione del foglio di calcolo in questo modo mostrerà il saldo positivo quando il flusso di cassa supera le spese e negativo quando si hanno più spese che entrate.
Passaggio 6. Inserisci la tua seconda voce di spesa nelle celle della riga 4
Passaggio 7. Immettere la formula del saldo nella cella G4
Poiché la seconda e le successive voci manterranno un saldo corrente, è necessario aggiungere il risultato della differenza tra le spese e le entrate al valore del saldo per la voce precedente.
- Se stai impostando il foglio di calcolo per esaminare principalmente le tue spese, la formula del saldo sarebbe =G3+(E4-F4), dove G3 è la cella che rappresenta il saldo precedente, E4 è la cella che rappresenta la spesa e F4 è la cella che rappresenta le entrate.
- Se stai impostando il foglio di calcolo per mantenere una scheda in esecuzione sui tuoi contanti a portata di mano, la formula del saldo sarebbe = G3 + (F4-E4).
- Le parentesi intorno alle celle che rappresentano la differenza tra spese e ricavi non sono necessarie; sono inclusi solo per rendere un po' più chiaro il concetto di formula.
- Se si desidera mantenere la cella con il saldo vuota fino a quando non è stata inserita una voce completa, è possibile utilizzare un'istruzione IF nella formula in modo che se non è stata inserita una data, la cella del saldo non visualizzerà un valore. La formula per questo, per la seconda voce, legge =IF(A4="", "", G3+(E4-F4)) se stai impostando il foglio di calcolo per tenere traccia delle spese e legge =IF(A4=" ", "", G3+(F4-E4)) se stai impostando il foglio di calcolo per mostrare il denaro in cassa. (Puoi omettere le parentesi intorno alle celle che rappresentano le spese e le entrate, ma non l'insieme esterno di parentesi.)
Passaggio 8. Copia la formula del saldo nelle altre celle nella colonna G (la colonna Saldo)
Fare clic con il pulsante destro del mouse su Cell G3 e selezionare "Copia" dal menu a comparsa; quindi trascina per selezionare le celle sottostanti nella colonna. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulle celle selezionate e selezionare "Incolla" dal menu a comparsa per incollare la formula nelle celle selezionate. (In Excel 2010, scegliere l'opzione "Incolla" o "Incolla formule" nel menu a comparsa.) La formula aggiornerà automaticamente i riferimenti di cella per indicare i riferimenti di spesa, entrate e data (se utilizzati) dalla riga corrente e il riferimento del saldo dalla riga sopra la riga corrente.
Passaggio 9. Salva il foglio di calcolo
Assegna al foglio di lavoro un nome significativo, ad esempio "Tracciamento spese.xls" o "Budget personale.xls". Come con un foglio di calcolo del budget basato su un modello, potresti voler includere il tuo nome e l'anno nel nome del file. (Ancora una volta, si noti che le virgolette vengono utilizzate solo per mostrare i nomi di esempio e non devono essere digitate. Inoltre, non si digita il suffisso del file; Excel lo fornisce per te.)
Excel 2003 e precedenti salvano i file di fogli di calcolo nel vecchio formato ".xls", mentre Excel 2007 e 2010 salvano i fogli di calcolo nel nuovo formato ".xlsx" basato su XML ma possono leggere e salvare anche fogli di calcolo nel vecchio formato ".xls". Se disponi di più computer e prevedi di mantenere questo foglio di calcolo su tutti, utilizza il formato precedente se uno dei tuoi computer ha Excel 2003 o precedente e il formato più recente se tutti i tuoi computer hanno almeno Excel 2007
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Suggerimenti
- Utilizza "Completamento automatico" per le categorie di spesa e di entrate per garantire un'ortografia coerente.
- Per distinguere le fatture pagate dalle spese non pagate ma anticipate, puoi colorare il testo delle fatture pagate in grassetto o utilizzare l'ombreggiatura delle celle.
- Per evitare di modificare accidentalmente una formula o un'intestazione di colonna, potresti voler proteggere quelle celle dalle modifiche. Seleziona le celle che desideri modificare (la data, la categoria del beneficiario, le spese, le entrate e i valori dei promemoria) e sblocca quelle celle, quindi applica la protezione all'intero foglio di calcolo.
