Molte persone, in particolare quelle con disabilità, utilizzano software e dispositivi speciali, inclusi lettori di schermo, per accedere a computer e materiale di lettura. Che tu stia scrivendo per motivi di lavoro o accademici, è una buona idea assicurarsi che i tuoi documenti Word siano accessibili a questo pubblico. Ci sono alcuni semplici principi di progettazione e passaggi da seguire per scrivere documenti di Word per assicurarsi che tutti possano accedervi.
Nota: sebbene le schermate e i menu specifici descritti di seguito provengano da Microsoft Word, i principi generali sono applicabili alla creazione di documenti Word accessibili con qualsiasi software di elaborazione testi.
Passi
Passaggio 1. Utilizzare le intestazioni e gli stili del documento per creare una struttura navigabile
Poiché il software di lettura dello schermo (incluse le opzioni software acquistate per computer Windows, nonché la funzione VoiceOver di Apple) legge ad alta voce tutto ciò che è visibile sullo schermo, l'utilizzo di Stili è utile perché fornisce la struttura del documento. Il software di lettura dello schermo utilizzerà l'audio per dire agli utenti se una particolare sezione del testo è un titolo, un'intestazione, un sottotitolo o un testo normale/corpo. Ciò consente agli utenti di dare un senso logico al documento e di saltare a determinati titoli e argomenti. Tuttavia, affinché il software possa farlo, l'autore del documento deve chiarire queste distinzioni! Altrimenti, l'intero documento verrà letto come un grande pezzo di testo "Normale".
- Utilizza almeno le opzioni di stile principali: Titolo, Intestazione (con livelli numerati) e Normale.
- Assicurati di identificare i titoli nell'ordine corretto. Questo aiuta a creare un sistema di facile comprensione per chi naviga nel tuo testo. Ad esempio, puoi assegnare al titolo della tua carta il Titolo stile, usa il Intestazione 1 stile per i titoli delle sezioni principali, usa Intestazione 2 per i titoli delle sottosezioni e così via.
- Assicurati di non saltare i livelli di intestazione. Nidifica le tue intestazioni in modo che i loro numeri di stile corrispondano alla loro gerarchia (cioè non andare da 1 a 3 o usa 3 per il tuo titolo principale e 1 per i tuoi sottotitoli; assicurati che 1 sia l'intestazione più grande, poi 2, poi 3, ecc..).
- Ricorda che puoi personalizzare l'aspetto dei tuoi stili senza influire sull'accessibilità. Sentiti libero di cambiare font, dimensioni e colori. Assicurati solo che ogni intestazione o parte di testo sia "etichettata" con l'etichetta di stile corretta in modo che gli screen reader possano identificarla.
- Per documenti più lunghi, prendi in considerazione l'utilizzo della funzione Sommario incorporata di Word. Questo usa automaticamente le tue intestazioni per creare un sommario collegato che può rendere più facile la navigazione del tuo documento per tutti i lettori.
Passaggio 2. Utilizzare il testo alt=""Immagine".</h4" />
Le persone con disabilità visive, siano esse cieche o con vista parziale, potrebbero perdere se si utilizzano molte immagini, grafici, forme, fotografie o clipart nei documenti. Questo non significa che devi saltare queste funzionalità: devi solo aggiungere del testo alternativo (o "alt") o didascalie per spiegare cosa sono. Il software di lettura dello schermo legge ad alta voce il testo o le didascalie alt=""Immagine" per assicurarsi che gli utenti con disabilità visive non perdano l'occasione.
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Per aggiungere il testo alt=""Immagine", inizia facendo clic con il pulsante destro del mouse sull'immagine. Vai a <strong" />Formato immagine poi Testo alternativo.
Scrivi una descrizione semplice ma completa dell'immagine o di un'altra caratteristica visiva nella casella del titolo e/o della descrizione (a seconda della sua lunghezza) e fai clic su OK.
Passaggio 3. Assicurarsi che le tabelle siano accessibili
Le tabelle sono ottime per organizzare dati e informazioni, ma quando vengono lette da uno screen reader, possono creare confusione. Tenere a mente questi principi può renderli più accessibili:
- Utilizzare intestazioni di colonna chiare e designate. Proprio come usi le intestazioni di stile in tutto il testo, usa le intestazioni di colonna per rendere le tue tabelle coerenti e facili da navigare. Assicurati che sotto Opzioni tabella, tu selezioni Riga di intestazione in modo che gli screen reader identificheranno la riga superiore come intestazioni di colonna.
- Rendi le tabelle il più semplici e logiche possibili. Se possibile, evita di unire o dividere le celle solo in determinate colonne o righe, perché questo creerà confusione quando il contenuto viene letto ad alta voce. Attieniti a un formato standard e uniforme.
- Prova a far leggere le tue tabelle in modo logico da sinistra a destra e dall'alto verso il basso (se funzionano in inglese). Per avere un'idea migliore di come uno screen reader navigherà nella tua tabella, usa il tasto tab sulla tastiera per controllare l'ordine in cui il cursore scorre tra le colonne e le righe.
- Anche l'utilizzo di testo alt=""Image" per tabelle, immagini e grafici può essere d'aiuto.</li" />
Passaggio 4. Utilizzare un testo di collegamento ipertestuale significativo
Se copi e incolli semplicemente un URL lungo nel tuo documento, lo screen reader proverà a leggere ogni lettera, il che può essere un problema. Un approccio migliore prevede l'utilizzo di testo di collegamento ipertestuale significativo.
- Quando si desidera aggiungere un collegamento ipertestuale, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla riga in cui si desidera il collegamento e selezionare collegamento ipertestuale (o vai a Inserire poi collegamento ipertestuale).
- Copia o digita l'URL nell'indirizzo o Collegamento a casella di testo.
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Includi una descrizione semplice ma significativa sotto Schermo o testo da visualizzare.
Questa è la scritta che sarà effettivamente visibile nel tuo documento e, una volta cliccata, porterà il lettore al sito web dell'URL.
Passaggio 5. Evitare di utilizzare spazi o righe vuote per creare formattazione o spazio
Se tendi a premere "Tab" o "Invio" più e più volte per creare la formattazione che desideri, prova a eliminare l'abitudine. Ascoltare un mucchio di spazi bianchi (identificati da uno screen reader come "vuoti") può essere fastidioso e potrebbe dare agli utenti con disabilità l'impressione che il documento sia terminato.
- Utilizzare invece la formattazione del documento. Affidati a rientri, interlinea e stili per creare l'effetto desiderato.
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Per creare spazio extra dopo le righe senza premere invio, fai clic con il pulsante destro del mouse e vai a Paragrafo.
Sotto Spaziatura, regolare le opzioni prima, dopo e di interlinea come desiderato per ottenere il layout desiderato.
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Un modo per verificare come il tuo documento potrebbe "apparire" a uno screen reader è selezionare l'opzione per mostra tutti i caratteri non stampabili in modo che tu possa vedere il simbolo del paragrafo che appare ogni volta che premi il tasto Invio e il punto che appare ogni volta che premi la barra spaziatrice. Idealmente, dovrebbero apparire solo quando stai veramente interrompendo una vecchia parola o paragrafo e ne inizi uno nuovo. Non dovrebbero essere lì quando vuoi solo creare spazio extra.
Crea documenti Word accessibili Passaggio 6 Passaggio 6. Evita gli oggetti galleggianti
Quando aggiungi immagini, grafici o altri oggetti, fai attenzione alla disposizione del testo. Se utilizzi oggetti fluttuanti, il software di lettura dello schermo potrebbe ignorarli del tutto o leggere il loro testo alt=""Image" nell'ordine sbagliato.
Utilizza invece le opzioni di avvolgimento del testo "in alto e in basso" o "in linea con il testo"
Passaggio 7. Assicurati di fornire alternative per i contenuti audio
Se hai clip audio o video che potrebbero essere inaccessibili alle persone non udenti, prova a fornire sottotitoli o trascrizioni per assicurarti che anche loro possano accedere a quel contenuto.
Crea documenti Word accessibili Passaggio 8 Passaggio 8. Scrivi e progetta pensando a tutti i tipi di utenti, a seconda del tuo pubblico
Alcuni utenti possono avere problemi cognitivi e beneficiare di un linguaggio chiaro. Alcuni possono avere daltonismo o altri problemi visivi che rendono difficile separare il testo a basso contrasto dallo sfondo. Alcuni utenti che si affidano a lettori di schermo dovranno ascoltare ogni parte del documento, a volte più e più volte. Se hai contenuti non necessari, prova a eliminarli. Sii accurato con i tuoi contenuti, ma se possibile, rimani semplice nel tuo approccio.
- Mantieni i titoli brevi, soprattutto se compaiono spesso.
- Se stai usando il colore, evita di mettere colori molto simili uno sopra l'altro. Il contrasto rende il testo più leggibile per tutti, specialmente per chi ha problemi di vista.
- Non fare affidamento solo sulla codifica a colori. Per gli utenti che non riescono a percepire il colore o che utilizzano lettori di schermo, assicurati che le informazioni vengano trasmesse in più modi, non solo attraverso il colore del testo. Ad esempio, evita un lungo elenco di elementi in cui il testo rosso indica una cosa e il blu un'altra.
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Suggerimenti
- Tieni a mente il tuo pubblico. Potrebbe non essere necessario eseguire tutti questi passaggi per creare un documento che funzioni per il tuo pubblico, ma l'applicazione di questi principi di base può aiutarti a garantire che il tuo documento sia accessibile a una gamma più ampia di persone.
- Se l'accessibilità è importante per un determinato progetto, chiedi a qualcuno con disabilità o con conoscenza di lettori di schermo e altre tecnologie di assistenza di "testare" il tuo documento e di darti un feedback.
