Excel è un programma super utile, ma le sue varie funzioni potrebbero sembrare opprimenti! Non preoccuparti. Ci sono molti suggerimenti e trucchi che puoi usare per aiutarti a completare rapidamente il tuo lavoro. Puoi aumentare le tue abilità imparando una nuova serie di trucchi. Puoi anche imparare a utilizzare le tabelle pivot per analizzare meglio i tuoi dati. Infine, dedica un po' di tempo all'esplorazione di nuove funzioni. Ci sono molti modi per diventare rapidamente un maestro di Excel!
Passi
Metodo 1 di 4: trucchi di apprendimento e risparmio di tempo
Passaggio 1. Utilizza le scorciatoie da tastiera per navigare più velocemente
Implementa le scorciatoie da tastiera e riduci il tempo necessario per utilizzare il mouse. Ad esempio, se tieni premuto il tasto ctrl mentre fai clic su un pulsante freccia, selezionerai tutte le celle fino alla fine del foglio di calcolo. Scopri quanto puoi lavorare più velocemente senza il mouse!
- Trasforma i numeri in valuta premendo ctrl, shift e $ contemporaneamente.
- Converti i numeri in date premendo contemporaneamente ctrl, shift e #.
- Cambia rapidamente le pagine tenendo premuto ctrl mentre premi pagina su o pagina giù, situata nell'angolo in alto a destra della tastiera.
- In genere, Excel per Mac è stato aggiornato per assomigliare molto a Excel per Windows. Se riscontri problemi utilizzando queste scorciatoie, puoi controllare le istruzioni per il tuo programma specifico.
Passaggio 2. Accedi al menu Ordina con una scorciatoia:
comando, spostamento, r. Excel offre elenchi personalizzati nel menu Ordina. Potresti scegliere di organizzare la consegna dei tuoi prodotti per settimana, mese o priorità, ad esempio. Dopo essere entrato in questo menu, puoi fare clic per aprire la casella a discesa "Ordina per". Lì, puoi vedere una vasta gamma di opzioni basate sul tuo foglio di calcolo. Quanto è utile?
Passaggio 3. Premere alt=""Immagine" e la freccia giù per accedere al menu dei filtri.</h4" />
Questa scorciatoia ti consentirà di accedere al menu dei filtri ancora più velocemente! Vedrai menu a discesa che ti permetteranno di scegliere cosa vuoi evidenziare nel tuo foglio di calcolo. Puoi anche utilizzare diverse altre scorciatoie da tastiera per utilizzare i filtri in modo ancora più efficiente:
- Premi ctrl, shift, L per attivare o disattivare i filtri.
- Premere ALT, freccia giù per visualizzare il menu a discesa del filtro.
Passaggio 4. Individua Analisi rapida nell'angolo in basso
Puoi eseguire più rapidamente analisi di base senza dover cercare la funzione che desideri. Analisi rapida ha un piccolo menu nell'angolo in basso a destra del foglio di calcolo. In questo menu troverai molti strumenti che possono essere utilizzati per mettere insieme diverse parti dei tuoi dati. Questo risparmio di tempo ti impedisce di dover cercare funzionalità specifiche: molte di esse sono in questo menu.
Passaggio 5. Vai su Inserisci> Grafici per trovare nuovi grafici
I grafici possono rendere i tuoi dati molto più interessanti! Non rimanere bloccato in un solco di utilizzare gli stessi vecchi grafici a torta. Stupisci il tuo capo e ravviva i tuoi dati utilizzando grafici gerarchici come la mappa ad albero. Questo mostrerà i tuoi dati come un quadrato (l'insieme dei tuoi dati) composto da rettangoli più piccoli che rappresentano i singoli componenti dei tuoi dati.
Un altro grafico più recente è la cascata, che illustra come parti dei dati contribuiscono al tutto. Puoi trovarlo anche in Grafici
Passaggio 6. Fare previsioni solide utilizzando la previsione con un clic
Questo strumento ti farà sentire un professionista. Seleziona i dati che desideri analizzare. Vai alla scheda Dati e inserisci il gruppo Previsione. Scegli Foglio di previsione ed esplora le opzioni nella finestra di dialogo.
- Ad esempio, puoi scegliere di visualizzare le tue informazioni come grafico a linee o a barre.
- Puoi anche selezionare l'opzione di previsione in base alla stagionalità.
Metodo 2 di 4: utilizzo di tabelle pivot
Passaggio 1. Vai a Dati in Excel e seleziona Tabelle pivot
La padronanza delle tabelle pivot può essere un vero punto di svolta per gli utenti di Excel. Le tabelle pivot ti aiuteranno a riorganizzare i tuoi dati e a guardarli in modi diversi. Excel popolerà automaticamente i tuoi dati, ma puoi spostarli come preferisci. Una volta creata la tabella, puoi scegliere come organizzarla scegliendo una delle quattro opzioni:
- Filtro report, che ti consentirà di esaminare solo determinate righe.
- Etichette di colonna, che possono funzionare come intestazioni.
- Etichette di riga, che puoi utilizzare per denominare le tue righe.
- Valore, che ti consente di scegliere se vuoi contare o sommare i tuoi dati e offre varie altre manipolazioni.
Passaggio 2. Aggiungi più righe e colonne contemporaneamente
Quando guardi la tua tabella, puoi scegliere quali righe o colonne vuoi aggiungere. Evidenzia le righe/colonne che desideri inserire, fai clic con il pulsante destro del mouse e scegli "Inserisci". Ciò farà risparmiare tempo, poiché è molto più veloce dell'aggiunta di singole colonne o righe.
Passaggio 3. Riduci i dati con i filtri
Quando fai clic sulla scheda Dati nel foglio di calcolo, scegli "Filtro". Puoi quindi scegliere se visualizzare le colonne in ordine decrescente o crescente facendo clic sulla freccia accanto all'intestazione della colonna. Puoi anche farlo per scegliere quali righe vuoi visualizzare.
Passaggio 4. Evidenzia la colonna che desideri trasporre
In alcuni casi, potresti voler modificare i dati da righe a colonne o viceversa. Evidenzia la riga o la colonna che desideri modificare e fai clic con il pulsante destro del mouse. Quindi scegli "Copia". Seleziona la cella in cui desideri iniziare la nuova riga o colonna. Quindi, fai clic con il pulsante destro del mouse e seleziona "Incolla speciale". Apparirà una nuova opzione e potrai fare clic su "Trasponi".
Passo 5. Evidenzia una riga o una colonna per rimuovere i duplicati
Se stai lavorando con un set di dati di grandi dimensioni, potresti avere molte ripetizioni nei tuoi dati. Seleziona la riga o la colonna che desideri perfezionare ed evidenziala. Nella scheda Dati, guarda sotto "Strumenti" e seleziona "Rimuovi duplicati".
Un pop-up ti chiederà di confermare quali dati vuoi manipolare. Di nuovo, seleziona "Rimuovi duplicati"
Metodo 3 di 4: aggiunta di nuove formule e funzioni al tuo repertorio
Passaggio 1. Utilizzare lo strumento Inserisci formula
Non abbiate paura di provare alcune nuove formule. Per inserire una funzione, evidenziare la cella che conterrà la funzione. Quindi, fai clic sulla scheda Formula sulla barra multifunzione nella parte superiore del foglio di calcolo e scegli "Inserisci funzione". Se conosci la formula esatta che desideri utilizzare, puoi digitarla. Puoi anche digitare parole chiave come "conta celle". Excel può aiutarti a trovare la formula di cui hai bisogno, il che è davvero utile.
Passaggio 2. Esercitati a utilizzare SUMPRODUCT in Excel
Questa funzione viene utilizzata per moltiplicare matrici o intervalli e fornire la somma del prodotto. La sintassi è: =SUMPRODUCT (array1, [array 2], …)
Ci sono diverse funzioni all'interno di SUMPRODUCT. Ad esempio, se è necessario aggiungere i valori inferiori dei dati, è possibile scegliere la funzione PICCOLO all'interno della funzione SUMPRODUCT
Passaggio 3. Utilizzare la funzione CONTA. SE
Questo è utile se vuoi determinare quante volte un numero o una parola appare nel tuo foglio di calcolo. La formula è =COUNTIF(intervallo, criteri).
Ad esempio, se si desidera conoscere la frequenza con cui viene visualizzata la parola "California", digitare =COUNTIF(B:B, "California")
Passaggio 4. Utilizzare VLOOKUP per combinare i dati
Puoi pensare a CERCA. VERT come simile all'utilizzo di una rubrica per utilizzare il nome di una persona per trovare il suo numero di telefono. Questa funzione consente di esaminare un'informazione e trovare il valore corrispondente nella stessa riga o colonna o in una riga diversa.
- Potresti scoprire di voler combinare 2 o più fogli di calcolo in 1. Innanzitutto, assicurati di avere almeno 1 colonna che sia assolutamente identica in entrambi i fogli di calcolo. La formula è: =VLOOKUP(valore di ricerca, matrice di tabella, numero di colonna, [ricerca intervallo]).
-
Ad esempio, quando inserisci le tue variabili, potrebbe apparire così:
- =CERCA. VERT(C2, Foglio2!A:B, 2, FALSO)
- Questo sarebbe utile se avessi un numero di parte per un pezzo di attrezzatura e avessi bisogno di conoscere il prezzo della parte.
Metodo 4 di 4: consultare altre risorse per saperne di più
Passaggio 1. Rivolgiti a Mr Excel per problemi complicati
Anche un esperto di Excel può incorrere in problemi. Va bene! Excel ha così tante funzionalità che sarebbe piuttosto difficile conoscerle tutte. Se ti trovi bloccato, vai su www.mrexcel.com. Innanzitutto, puoi provare a trovare la risposta alla tua domanda sulle bacheche. Altri usi possono essere davvero utili per aiutarti.
Se hai bisogno dell'aiuto di un esperto, puoi iscriverti per un consulto da Mr. Excel. Potrebbe essere necessario spendere un po' di soldi, ma probabilmente otterrai una soluzione personalizzata che può davvero aiutarti
Passaggio 2. Segui un tutorial online gratuito
Sia che tu stia cercando nuove scorciatoie, o semplicemente cercando di stupire il tuo capo con nuove abilità, un tutorial può davvero aiutarti a ottenere un vantaggio. GCF Learn Free offre un corso davvero approfondito che affronta una varietà di problemi di Excel. Puoi imparare a usare più rapidamente l'analisi What-If e vedere esempi di come usare molte formule diverse.
Passaggio 3. Effettua una rapida ricerca su Internet per trovare una classe nella tua zona
Nel tuo motore di ricerca digita semplicemente "classe eccellente" e dove vivi. Ad esempio, potresti digitare "classe eccellente a Chicago". A pagamento, puoi iscriverti a lezioni di persona o online. Potrai chiedere a un istruttore esperto di mostrarti gli ultimi trucchi.
Suggerimenti
- Puoi prendere lezioni in Excel online o di persona presso il tuo college locale.
- Potresti anche trovare utile scaricare alcuni modelli di Excel e fare pratica con le tue nuove abilità.
