Sebbene le persone inviino documenti via fax con una frequenza inferiore rispetto a una volta, potrebbe essere necessario inviare un fax di tanto in tanto. Ci sono ancora molti buoni motivi per inviare un fax, in particolare se si inviano contratti o se il destinatario non dispone della tecnologia o dell'attrezzatura necessaria per trasmettere documenti in altro modo. Fortunatamente, puoi inviare documenti via fax utilizzando un fax, un computer o persino uno smartphone.
Passi
Metodo 1 di 3: utilizzo di un fax
Passaggio 1. Configura il tuo fax
Per inviare e ricevere fax utilizzando un apparecchio fax, dovrai assicurarti che il tuo apparecchio fax sia collegato e collegato alla linea telefonica fissa.
- Una linea dedicata è consigliata se si prevede di inviare fax frequentemente perché non sarà possibile utilizzare contemporaneamente il fax e il telefono.
- Dovresti anche assicurarti che il tuo fax abbia toner e carta se prevedi di ricevere fax.
- Se non hai un fax a casa o al lavoro, potresti inviarne uno gratuitamente dalla tua biblioteca pubblica locale. Puoi anche recarti in un negozio come Kinko's o The UPS Store per inviare via fax i tuoi documenti a pagamento. Queste opzioni funzionano meglio se non si prevede di inviare fax frequentemente.
Passaggio 2. Modifica le impostazioni
Tutti i fax sono diversi, ma di solito avrai la possibilità di regolare determinate impostazioni. Leggi il manuale dell'utente per saperne di più sulle funzionalità specifiche disponibili sulla tua macchina.
- Se vuoi essere certo che il tuo fax sia stato trasmesso con successo, attiva l'impostazione della pagina di conferma. Quando questa funzione è attivata, la macchina stamperà una pagina dopo l'invio di un fax, che ti farà sapere se è stato trasmesso correttamente o meno.
- Puoi anche impostare un'intestazione fax, che è una riga di testo che apparirà nella parte superiore di ogni documento che invii. In genere include informazioni di base sulla provenienza del fax.
- Se prevedi di ricevere anche i fax, puoi scegliere tra la modalità di ricezione automatica o la modalità di ricezione manuale, che richiederà di accettare ogni fax in arrivo.
Passaggio 3. Raccogli i tuoi documenti
L'utilizzo dei documenti originali anziché delle fotocopie fornirà al destinatario un documento più pulito e più facile da leggere.
Usa una copertina sopra le pagine che invierai via fax. La copertina deve contenere informazioni quali il nome e il numero di fax del mittente, il nome e il numero di fax del destinatario, la data e il numero di pagine incluse nel fax
Passaggio 4. Posizionare i documenti nella macchina
Molte macchine hanno sia un alimentatore di carta che uno schermo piano. Se hai solo una pagina, puoi usare entrambe le funzioni. Se si dispone di più pagine, l'alimentatore della carta di solito funziona meglio.
- Quando si utilizza l'alimentatore della carta, è possibile inserire tutte le pagine contemporaneamente. Il tuo fax dovrebbe avere un'icona che indica la direzione in cui devono essere rivolti i fogli nell'alimentatore carta. Alcuni fax offrono anche la possibilità di scansionare e inviare via fax entrambi i lati di un documento, quindi controlla il manuale dell'utente per vedere se questo è possibile sul tuo dispositivo.
- Quando si utilizza lo schermo piatto, sollevare il coperchio sulla parte superiore della macchina e posizionare il documento rivolto verso il basso sullo schermo di vetro. Assicurati di allineare il documento con i segni forniti sullo schermo e chiudi il coperchio prima di continuare.
Passaggio 5. Immettere il numero di fax
Quando inserisci il numero, assicurati di includere il prefisso locale, il prefisso internazionale e tutti i numeri che devi comporre. Dovresti inserire il numero esattamente come faresti se stessi chiamando il numero utilizzando un telefono.
Passaggio 6. Premere il pulsante di invio
Dopo alcuni secondi, sentirai la macchina iniziare a trasmettere il fax e la carta inizierà ad essere alimentata nella macchina fax.
Il pulsante sulla macchina potrebbe dire "vai" o "fax" invece di "invia"
Passaggio 7. Cerca un messaggio di conferma
Alcune macchine visualizzeranno un messaggio sullo schermo per farti sapere se il tuo fax è stato trasmesso con successo. Se hai configurato le tue impostazioni per ricevere conferme stampate, la tua macchina stamperà una pagina che dettaglia lo stato del tuo fax.
Metodo 2 di 3: Invio di fax con un computer
Passaggio 1. Scegli un programma
Quando invii un fax da un computer, avrai la possibilità di utilizzare un software installato sul tuo computer o un servizio online.
- Alcuni sistemi operativi sono dotati di programmi che consentono di inviare fax. Windows 7, ad esempio, dispone di uno strumento chiamato Fax and Scan, che consente di inviare un fax senza un apparecchio fax.
- Per utilizzare il software per computer, è necessario collegare il computer a una linea telefonica. Se ciò non è possibile, prova invece a utilizzare un servizio online.
- Sono disponibili diversi servizi online, inclusi MyFax, eFax e FaxZero. Alcuni sono gratuiti, alcuni richiedono un abbonamento o un abbonamento e alcuni servizi ti chiederanno di pagare per fax.
Passaggio 2. Aprire il programma e creare un nuovo fax
Ogni programma è unico, ma dovresti vedere un'opzione chiamata "crea nuovo fax" o qualcosa di simile.
Passaggio 3. Allega i tuoi documenti
Per inviare documenti via fax utilizzando un computer, sarà necessario caricarli nel messaggio. Dovresti vedere un pulsante che dice "carica documenti" o qualcosa di simile.
- Se disponi di documenti elettronici, puoi cercarli sul tuo computer e allegarli al tuo messaggio.
- Se disponi di documenti cartacei, dovrai utilizzare uno scanner per digitalizzarli. Se non disponi di uno scanner, puoi anche scattare una foto dei documenti e inviarla via email a te stesso o caricare l'immagine direttamente sul tuo computer.
Passaggio 4. Immettere il numero di fax e un messaggio
Digita un breve messaggio al tuo destinatario nell'apposito spazio sullo schermo, proprio come faresti se stessi inviando un'e-mail. Questo servirà come copertina, quindi non è necessario allegare un foglio di copertina separato. Sarà inoltre necessario inserire il numero di fax del destinatario nel campo A.
Ti potrebbe anche essere chiesto di digitare un codice di conferma per dimostrare che non sei un robot
Passaggio 5. Premi invio
Dopo aver allegato i documenti, digitato il messaggio e inserito il numero di fax del destinatario, premi il pulsante di invio e il gioco è fatto.
Metodo 3 di 3: utilizzo di un telefono cellulare o tablet
Passaggio 1. Scarica un'app
Sono disponibili numerose app mobili per telefoni e tablet che ti consentono di inviare fax proprio come faresti dal tuo computer. Alcune app sono gratuite, mentre altre potrebbero essere a pagamento. Le app più popolari includono File ovunque, Fax Burner e JotNot Fax.
Alcune app ti forniranno un numero di fax temporaneo, che potrebbe non essere l'ideale se prevedi di inviare e ricevere frequentemente
Passaggio 2. Apri l'app e scegli il tuo documento
Una volta aperta l'app sul tuo dispositivo mobile, ti verrà chiesto di creare un nuovo fax. La prima cosa che devi fare è selezionare il documento che vuoi inviare via fax.
- Se il tuo documento è salvato localmente sul tuo dispositivo, nella tua email o in un servizio di cloud storage come DropBox, dovresti essere in grado di cercare e caricare il tuo documento dall'app.
- Se disponi di un documento cartaceo, puoi utilizzare il telefono o il tablet per scattare una foto del documento e allegarla al messaggio.
Passaggio 3. Immettere il numero di fax e un messaggio
Digita un messaggio al destinatario, proprio come faresti se dovessi inviare il fax da un computer. Assicurati di inserire il numero di fax del destinatario nel campo A del tuo messaggio.
Passaggio 4. Premi invio
Dopo aver allegato i documenti, digitato il messaggio e inserito il numero di fax del destinatario, premi il pulsante di invio e il fax verrà inviato.
Suggerimenti
- Passa a una stampante all-in-one se vuoi essere in grado di inviare fax da casa o dall'ufficio senza scaricare software, caricare documenti su un sito Web o acquistare un apparecchio fax separato. Avrai comunque bisogno di una connessione telefonica.
- Se disponi di un account con un servizio fax online come RingCentral o eFax, puoi utilizzare il tuo account per inviare fax direttamente da Gmail. Tutto quello che devi fare è inserire il numero di fax a cui vuoi inviare seguito da @domainname.com nel campo TO. Ad esempio, se si utilizza eFax, immettere [email protected].
- I fax a volte si inceppano e le pagine a volte si attaccano tra loro. Se ciò accade, dovrai inviare nuovamente il documento.
