Che tu sia un giovane smanettone che non ha mai sentito parlare di un fax prima, o che sei stato in giro per l'isolato ma l'hai appena dimenticato, probabilmente prima o poi avrai bisogno di sapere come inviare un fax. Tieni presente che ci sono una serie di variazioni tra i fax, quindi dovresti consultare il manuale o le istruzioni per il tuo apparecchio personale se li hai a portata di mano. L'utilizzo della maggior parte delle macchine richiede l'inserimento di una lettera di accompagnamento, la composizione del numero di fax e l'invio del fax.
Passi
Metodo 1 di 2: prima di inviare il fax
Passaggio 1. Crea la lettera di presentazione
I fax sono spesso condivisi da uffici o da più persone all'interno di un ufficio. Poiché chiunque può vedere un fax inviato a un apparecchio fax, è una buona idea includere una lettera di presentazione. Questo assicurerà che il tuo fax arrivi alla persona giusta.
La lettera di accompagnamento include informazioni come il nome del destinatario, il contenuto del fax e quante pagine include. Dovrebbe includere anche le informazioni del mittente, come nome e numero di fax, in modo che il destinatario sappia da chi proviene e possa rispondere se necessario
Passaggio 2. Comporre il numero di fax
Successivamente, dovrai comporre il numero di fax, proprio come faresti su un telefono. Sulla maggior parte dei nuovi apparecchi fax, non sarà necessario comporre il prefisso locale per un numero locale, ma è ancora necessario per i numeri interurbani. Alcuni fax richiedono il prefisso indipendentemente dalla posizione. Controlla o chiedi informazioni sulla tua macchina.
- Anche il prefisso del paese (il numero 1 per i telefoni e i numeri di fax degli Stati Uniti) a volte dovrà essere composto prima dei numeri locali, ma solo quando è richiesto anche il prefisso teleselettivo. Il prefisso internazionale è quasi sempre necessario per comporre numeri interurbani.
- Spesso dovrai anche comporre il 9 prima di comporre i numeri interurbani. Controlla le specifiche o chiedi informazioni sul tuo apparecchio fax.
- Assicurati che il numero che stai utilizzando sia il numero di fax e non il numero di telefono della persona che stai cercando di raggiungere. Spesso i numeri verranno elencati uno accanto all'altro sui biglietti da visita ed è facile fraintenderli o guardare il numero sbagliato.
Passaggio 3. Determinare il metodo di alimentazione
Quando inserisci i materiali da inviare via fax nella macchina, dovrai inserirli nella direzione appropriata. La carta verrà scansionata, quindi se la carta è rivolta nella direzione sbagliata verrà scansionata solo la parte posteriore e il fax inviato sarà vuoto. Assicurarsi che i fogli siano rivolti verso l'alto prima di inviare il fax.
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Diversi fax si alimentano in modi diversi. È utile che tutti i fax siano etichettati con la direzione appropriata per posizionare i fogli. Da qualche parte vicino all'area in cui alimenti la carta, cerca il simbolo di un foglio di carta con un angolo piegato verso il basso. Vedrai su questo simbolo che un lato del foglio ha delle linee e l'altro è vuoto.
- Se l'angolo piegato presenta delle righe, significa che i fogli devono essere inseriti nel facsimile con il lato bianco rivolto verso di te.
- Se l'angolo piegato è vuoto, significa che è necessario alimentare la macchina con il lato anteriore della carta rivolto verso di sé.
Passaggio 4. Invia per fax il materiale giusto
I fax funzionano meglio con carta di formato standard. L'invio di qualsiasi cosa in un formato non standard potrebbe non funzionare o potrebbe incepparsi o danneggiare il tuo fax. Se hai bisogno di inviare qualcosa di dimensioni non standard, come una copia di una ricevuta, ti consigliamo di fare prima una fotocopia dell'articolo e inviare invece la fotocopia via fax.
Il formato carta più comune per i fax, come per le stampanti, è l'A4 o la carta intestata americana
Metodo 2 di 2: Invio del fax
Passaggio 1. Usa il tuo fax per inviare il fax
Una volta che hai fatto tutto quanto sopra elencato, sei pronto per inviare il tuo fax. Con la carta inserita correttamente e il numero composto, si è pronti per premere invio. Questo pulsante di solito è grande e ben etichettato. Questo è tutto! Hai inviato il tuo fax!
Noterai che, dopo aver premuto invio, la macchina emetterà una serie di beep e ronzii. E 'normale. Questi suoni sono il modo in cui i fax comunicano tra loro. Quando un fax è andato a buon fine, di solito si sente un segnale acustico lungo e chiaro dopo alcuni minuti. Quando un fax incontra un problema e non passa, di solito lo sentirai fare una specie di orribile desiderio di morte. Se senti questo suono orribile, dovresti controllare il fax per valutare il problema
Passaggio 2. Utilizzare Internet per inviare un fax
È anche possibile utilizzare Internet per inviare materiale a un fax. Ci sono una serie di servizi che possono essere utilizzati, la maggior parte dei quali è a pagamento. Questo può essere un saggio investimento, tuttavia, se non si inviano fax molto spesso e non si desidera acquistare un apparecchio fax o avere a che fare con servizi come FedEx.
- PamFax è un eccellente servizio di fax per Skype. Tuttavia, questo programma addebita una piccola commissione.
- HelloFax è un servizio che integra bene Google Drive, permettendoti di inviare facilmente via fax documenti di Google. Include un certo numero di fax gratuiti e poi addebita una tariffa.
Passaggio 3. Utilizzare l'e-mail per inviare un fax
A seconda del numero a cui stai inviando il fax, potrebbe essere possibile inviare semplicemente il file via e-mail al fax senza alcun costo. Tuttavia, tieni presente che questo metodo copre solo un numero limitato di numeri di fax e può inviare solo informazioni limitate.
- Puoi verificare se il numero di fax è coperto guardando online.
- Usa questa formula per creare l'indirizzo a cui invierai l'e-mail: “remote-printer. [email protected]”
- Rimuovi le citazioni, scambia i numeri con il numero di fax (incluso il prefisso internazionale e locale) e il nome e il cognome della persona a cui lo stai inviando.
- Notare che sul fax apparirà solo il testo nella casella di testo. Non è possibile allegare PDF o altro materiale con questo metodo.
Suggerimenti
- Inserire sempre il numero intero, compreso il prefisso e un numero 1 per le interurbane.
- La maggior parte dei fax riceve istruzioni da loro. Lascia che la saggezza di coloro che ti hanno preceduto ti guidi nel tuo viaggio…
