Se l'idea di ospitare un salone dell'auto ti fa davvero girare il motore, sei pronto per una sorpresa! Organizzare uno spettacolo può essere un'esperienza divertente. Inizia elaborando cose di base come il tema dello spettacolo, la data e il luogo. Quindi, coinvolgi il resto della tua comunità cercando sponsorizzazioni da aziende di proprietà locale e assumendo venditori locali per fornire cibo, premi e intrattenimento. Con un po' di pianificazione e organizzazione, puoi organizzare un grande salone dell'auto e far vibrare di entusiasmo la tua comunità.
Passi
Parte 1 di 3: dettagli e logistica
Passaggio 1. Scegli un tema o un tipo di auto per lo spettacolo in modo che sia coerente
Un tema fornisce linee guida per i partecipanti e offre ai partecipanti un'idea di cosa aspettarsi il giorno dello spettacolo. I temi popolari includono auto d'epoca, auto d'epoca, auto da corsa, low-riders, auto di lusso e auto straniere. Assicurati di includere il tema sui tuoi volantini e annunci in modo che i proprietari di auto sappiano se sono idonei. Per esempio:
- "Tutte le auto di lusso straniere e le auto da corsa esotiche sono invitate a partecipare".
- "Lo spettacolo è aperto a tutte le hot rod pre-1948 e alle auto classiche americane".
- "I proprietari di sintonizzatori modificati e auto esotiche di fascia alta e altamente modificate sono invitati a iscriversi".
Passaggio 2. Organizza il tuo evento di sabato o domenica per attirare il maggior numero di persone
I fine settimana sono i migliori per i saloni automobilistici poiché la maggior parte delle persone è fuori dal lavoro e cerca qualcosa di divertente da fare. Dopo aver scelto una data e un'ora, controlla online per confermare che non ci siano altri spettacoli o eventi locali che si svolgono contemporaneamente. In questo modo, non dovrai competere con loro per la partecipazione.
- Scegli 2-3 possibili date nel caso in cui la prima non funzioni.
- Tieni il tuo spettacolo in primavera o in autunno quando il clima è mite. La maggior parte dei proprietari di auto da esposizione non vuole portare i propri veicoli fuori nel cuore dell'inverno e il caldo di metà estate potrebbe anche impedire alle persone di presentarsi.
Passaggio 3. Stabilisci un budget per l'evento
Scopri quanto devi spendere e di che dimensioni vuoi che sia lo spettacolo. Aspettati di spendere circa $ 2.000 per un piccolo spettacolo (50-100 auto). Per uno spettacolo medio con 100-150 auto, budget almeno $ 5.000. Quindi, crea un elenco aggiornato delle spese stimate per assicurarti di poter coprire tutto. I costi tipici includono l'affitto della sede, le commissioni del venditore, la vendita dei biglietti, i permessi, l'assicurazione, la pubblicità, i volantini, l'intrattenimento e i premi.
- Assicurati di modificare il budget dopo che ogni articolo è stato finalizzato. In questo modo, lavori sempre con numeri accurati.
- Chiedi alle aziende locali di sponsorizzare se sei a corto di soldi! Buone opzioni includono negozi di ricambi auto/manutenzione, carrozzerie personalizzate e club automobilistici. I vantaggi per gli sponsor includono l'esposizione del marchio, il logo ben visibile su tutta la segnaletica e l'opportunità di allestire uno stand per i venditori alla fiera.
Passaggio 4. Prenota un luogo in grado di soddisfare le dimensioni e le esigenze del tuo spettacolo
Se gestisci tu stesso un negozio di auto, il luogo più ideale è il tuo parcheggio. Altrimenti, cerca locali con ampi parcheggi. Chiama in giro per discutere i prezzi e assicurati di esplorare ogni posizione prima di prendere una decisione finale. Immagina dove verranno installate le auto, dove metterai l'area di registrazione e così via. Se non ci sono servizi igienici in loco, pianifica di affittare Port-a-Potties per l'evento. Considera luoghi come:
- Centri comunitari o sale VA
- Aziende automobilistiche locali o piste da corsa
- Parchi o aree per eventi comunitari
- Attività locali con bei parcheggi
- Parcheggi della scuola
Passaggio 5. Acquista una polizza assicurativa per coprire costi o danni imprevisti
Generalmente, la sede determina quale assicurazione è richiesta per operare sulla loro proprietà. Chiedi alla sede e verifica con il governo locale i requisiti di copertura. Se lo spettacolo è nella tua proprietà, contatta il tuo agente assicurativo.
La maggior parte dei saloni automobilistici ha a che fare con auto costose e/o classiche, e quelle auto sono costose. È una buona idea ottenere un'assicurazione per coprire eventuali problemi, per ogni evenienza
Passaggio 6. Ottieni tutti i permessi richiesti dai funzionari locali della città, della contea o del comune
Per operare legalmente, probabilmente avrai bisogno di almeno 1-2 permessi locali. Cerca informazioni online o contatta direttamente gli uffici comunali per scoprire cosa devi fare, eventuali scadenze pertinenti e costi di autorizzazione. Avvia questo processo il prima possibile in modo da essere pronto per la data dello spettacolo. Alcuni dei permessi di cui potresti aver bisogno:
- Chiusura della strada
- Edilizia e sicurezza
- Servizi sanitari (per i venditori di generi alimentari)
- Controllo del traffico
- Vigili del fuoco/dipartimenti di polizia
Passaggio 7. Imposta la pre-registrazione in modo che le persone possano registrarsi in anticipo
La maggior parte degli spettacoli consente la pre-registrazione e la registrazione in loco, ma i partecipanti seri di solito preferiscono farlo in anticipo. Per i piccoli spettacoli, includi le tue informazioni di contatto sui volantini e incoraggia le persone a mettersi in contatto direttamente per iscriversi. Per spettacoli più grandi, crea un sito web dello spettacolo e invita le persone a registrarsi e pagare la quota di iscrizione.
- Offri una quota di iscrizione scontata come incentivo per l'iscrizione anticipata.
- Informazioni da acquisire per la registrazione: nome completo, indirizzo di casa e indirizzo e-mail del partecipante. Marca, modello, colore e anno dell'auto.
- Invia i kit di registrazione ai partecipanti 2 settimane prima dello spettacolo. Ogni kit dovrebbe includere una mappa, un adesivo per finestra prepagato, informazioni sul parcheggio e qualsiasi altra istruzione speciale.
Passaggio 8. Appendi i volantini degli eventi e invia gli inviti sui social media
Progetta un volantino accattivante per il tuo evento e pubblicane le copie nei negozi locali e negli eventi automobilistici. Quindi, crea una pagina dell'evento Facebook e incoraggia le persone a RSVP e condividi il link per aiutarti a spargere la voce. Altri modi per promuovere il tuo evento:
- Crea un account Twitter e twitta il link dell'evento ai tuoi follower
- Pubblicità su radio e televisioni locali
- Inserisci annunci sul tuo giornale locale
Parte 2 di 3: venditori e intrattenimento
Passaggio 1. Prenota un catering locale o un food truck per il tuo evento
Se stai organizzando un piccolo show automobilistico, probabilmente puoi farla franca semplicemente installando alcune griglie per barbecue. Per eventi più grandi, vai con un catering locale o un operatore di camion di cibo. Chiama in giro per i prezzi e prenota il tuo fornitore di cibo il prima possibile. Fare domande al venditore su:
- Le loro tariffe minime
- Se possono ospitare le dimensioni del tuo spettacolo
- Cosa intendono addebitare agli ospiti
- Tasso di deposito e scadenza
- Eventuali costi aggiuntivi
Passaggio 2. Assumere un DJ o una band locale per fornire musica
La musica è una parte tradizionale di qualsiasi spettacolo automobilistico e può creare un'atmosfera davvero divertente per il tuo evento. Pensa a quale tipo di musica ha senso per il tuo pubblico atteso prima di prendere qualsiasi decisione. Anche la collaborazione con una stazione radio locale può essere un'ottima opzione. Forniranno musica, trasmetteranno in diretta e promuoveranno lo spettacolo allo stesso tempo!
- Se assumi un DJ, considera di parlare con loro del catering per la folla.
- Assumere una band locale per fornire musica dal vivo può creare ulteriore clamore.
Passaggio 3. Imposta un MC se hai bisogno di un modo per fare annunci allo spettacolo
Gli MC possono fornire clamore, coinvolgere la folla e fare gli annunci necessari come vincere i numeri dei biglietti della lotteria, i vincitori dei trofei e così via. Se questo è qualcosa di cui il tuo spettacolo ha bisogno, cerca gli MC locali che possono fare il lavoro.
Se stai assumendo un DJ, chiedi se sarebbe disposto a prendere in considerazione i doveri di MC insieme a girare la musica
Passaggio 4. Trova un'azienda locale per progettare e fornire trofei per i tuoi vincitori
Se il tuo show automobilistico è una competizione, avrai bisogno di premi e trofei per i tuoi vincitori. Fai riferimento alle categorie del tuo spettacolo e alle schede dei giudici in modo da sapere di quanti trofei hai bisogno. Quindi, mettiti in contatto con un'azienda locale per la progettazione e la produzione. Obiettivo per almeno 3-5 grandi trofei.
Passaggio 5. Affitta una casa gonfiabile se aspetti bambini allo spettacolo
Se ti aspetti una folla più anziana, questo non è necessario. Tuttavia, se pensi che il tuo evento attirerà molte famiglie della comunità, prendi in considerazione l'idea di offrire un qualche tipo di intrattenimento per i bambini. Più persone potrebbero presentarsi se possono portare i loro figli. Altro intrattenimento adatto ai bambini da considerare:
- Pittura del viso
- Palloncini/animali in mongolfiera
- Clown o mago
Passaggio 6. Scegli i tuoi giudici e preparali su categorie e punteggio
Tu e il tuo staff potete essere i giudici, oppure potete coinvolgere esperti/appassionati dei club automobilistici locali per svolgere il lavoro. Imposta le regole di base prima dello spettacolo e assicurati che tutti siano aggiornati sulle categorie e sui sistemi di punti specifici se li stai usando.
- Mira a 3-5 categorie principali come: Best in Show, Best Custom Mods, Best Performance e così via.
- Una scheda di valutazione predefinita potrebbe includere una sezione per ciascuna categoria, una suddivisione dei dettagli in ciascuna categoria e una spiegazione del sistema di punteggio/come utilizzarlo.
Parte 3 di 3: Mostra giorno
Passaggio 1. Metti cartelli e barriere per guidare i partecipanti e i partecipanti
Assicurati che i cartelli del bagno siano chiaramente contrassegnati e facili da trovare. Imposta segnali di entrata e uscita per aiutarti a controllare il flusso del traffico. Se necessario, erigere cartelli "divieto di sosta" nelle aree riservate. Segna le uscite di emergenza e assegna una persona o metti delle barriere per mantenere liberi quei percorsi.
- Acquista cartelli robusti con scritte chiare in modo che tutti possano vederli facilmente.
- Se hai bisogno di barriere, chiedi al tuo governo locale di fornirle in anticipo.
Passaggio 2. Segna i parcheggi per le tue auto da esposizione con vernice spray bianca
Ogni auto partecipante ha bisogno di uno spazio specifico per parcheggiare, quindi delimitali diverse ore prima dell'inizio dello spettacolo. Porta con te un paio di paletti e uno spago in modo da poter creare linee belle e pulite con la vernice spray bianca.
Se stai numerando i posti auto, assicurati di dipingere a spruzzo ciascun numero chiaramente nello spazio corretto
Passaggio 3. Indirizza i fornitori e l'intrattenimento nelle loro aree per l'installazione
Chiedi ai fornitori e all'intrattenimento di arrivare con 1 ora di anticipo per l'installazione. Mostra al venditore di cibo dove andare e aiuta il DJ o la band ad allestire in una posizione centrale sul posto. Assicurati che i cavi di alimentazione e i generatori siano a posto prima che arrivi qualcuno.
Passaggio 4. Crea un'area di registrazione all'ingresso dell'evento
Assegna a uno dei membri del tuo team la responsabilità di tenere un registro dei partecipanti e di riscuotere le quote di iscrizione. Dai a ogni partecipante registrato una scheda finestra con il loro nome, le informazioni sul veicolo e la classe del veicolo. Assegna a ogni auto uno specifico spazio numerato o un parcheggio chiaramente contrassegnato in modo che sappiano dove andare.
