Questo articolo spiega come utilizzare Microsoft Word per creare una fattura di fatturazione. Una fattura è un elenco dettagliato di prodotti venduti o servizi resi che puoi utilizzare per fatturare ai tuoi clienti. Il modo più semplice per iniziare è utilizzare uno dei modelli di fattura gratuiti di Microsoft, ma puoi anche crearne uno da un documento vuoto.
Passi
Metodo 1 di 2: download di un modello gratuito
Passaggio 1. Apri Microsoft Word per Windows o macOS
Lo troverai nel menu Start sotto Microsoft Office su un PC e nel Applicazioni cartella su un Mac.
- Utilizza questo metodo per creare rapidamente e facilmente una fattura da un modello predefinito. I modelli ti risparmiano la fatica di dover capire cosa includere, ma possono essere personalizzati per soddisfare le tue esigenze.
- Puoi anche scaricare modelli di Word gratuiti dal sito dei modelli di Microsoft Office. È meglio non scaricare modelli da altri siti Web, poiché alcuni potrebbero contenere virus.
Passaggio 2. Individua la barra di ricerca del modello e seleziona Nuovo
L'apertura di Word dovrebbe visualizzare automaticamente la schermata "Nuovo": questa schermata dice "Nuovo" in alto e mostra una barra di ricerca con il testo "Cerca modelli online" all'interno. Se non vedi questa barra di ricerca, fai clic su File menu in alto a sinistra, quindi selezionare Nuovo per portarlo su.
Passaggio 3. Digitare la fattura nella barra di ricerca e premere Invio
Apparirà un elenco di risultati corrispondenti.
Passaggio 4. Fare clic su una fattura per visualizzare un'anteprima
Apparirà una versione più grande della fattura, insieme a una breve descrizione.
- Se decidi di non utilizzare il modello, fai clic su X nella parte superiore della finestra per tornare all'elenco.
- Alcune opzioni carine e semplici sono Fattura (senza tempo) e quello che si è appena chiamato Fattura.
Passaggio 5. Fare clic su Crea per utilizzare il modello
Si trova nella finestra di anteprima del modello. Questo scarica il modello e lo apre automaticamente.
Passaggio 6. Sostituisci le informazioni precompilate con le tue
Ogni campo contiene in genere del testo destinato a guidarti nella compilazione della fattura. Puoi semplicemente fare clic con il mouse prima di un'informazione, premere ← Backspace o Elimina per eliminare ciò che è presente e digitare le tue informazioni.
Oltre a riempire gli spazi vuoti, puoi anche aggiungere ulteriori dettagli alla fattura, come un logo, un campo extra o linee e colori speciali
Passaggio 7. Salva la fattura completata
Per farlo, fai clic su File menu, selezionare Salva come, quindi salvare il file nella posizione desiderata sul computer. Una volta creata la fattura, puoi stamparla o inviarla tramite e-mail ai tuoi clienti.
Metodo 2 di 2: creazione di una fattura da zero
Passaggio 1. Apri Microsoft Word per Windows o macOS
Lo troverai nel menu Start sotto Microsoft Office su un PC e nel Applicazioni cartella su un Mac.
- Utilizza questo metodo se desideri creare una fattura da zero. Questo metodo è l'ideale per coloro che sono esperti nell'uso delle funzionalità di Word, inclusa la creazione di intestazioni e tabelle.
- Prima di creare il tuo modello, dai un'occhiata ad alcuni esempi di fattura online prima di iniziare. Se la tua fattura è specifica per la tua attività, prova a cercare il tuo tipo di attività e le parole "fattura di esempio" per esempi specifici (ad es.
Passaggio 2. Fare clic su Documento vuoto nella schermata "Nuovo"
Se non vedi la schermata "Nuovo", fai clic su File menu e selezionare Nuovo Ora.
Passaggio 3. Creare un'intestazione della fattura
Un'intestazione che includa il nome della tua attività, le informazioni di contatto e la parola "Fattura" dovrebbe apparire da qualche parte nella parte superiore del documento. Puoi progettare e stilizzare queste informazioni come preferisci, ma cerca di mantenerle semplici e coerenti con gli altri materiali aziendali.
Passaggio 4. Visualizzare la/e data/e della fattura
La data di emissione e di scadenza (se applicabile) dovrebbe essere visibile nella parte superiore del documento, preferibilmente molto vicino alla parola "Fattura".
Per inserire velocemente la data odierna, clicca su INSERIRE scheda nella parte superiore di Word, fare clic su Appuntamento, e quindi scegli un formato di data. Assicurati di rimuovere il segno di spunta dalla casella "Aggiorna automaticamente" in modo che la data non cambi ogni volta che qualcuno apre il file.
Passaggio 5. Numera la fattura
Ogni fattura dovrebbe contenere un numero univoco (in sequenza) per i tuoi record. La sequenza può essere globale (per tutti i client) o per client. Puoi aggiungerlo all'intestazione se lo desideri, ma può davvero essere posizionato ovunque.
Se ogni cliente avrà la propria sequenza di numerazione delle fatture, potresti voler includere il nome del cliente come parte del numero (ad esempio, wikiHow1, wikiHow2 se il cliente è wikiHow)
Passaggio 6. Aggiungi l'indirizzo o le informazioni di contatto del cliente
Prefazione con la parola "A" (o qualcosa di simile) che rende ovvio chi è accusato.
Potresti voler indirizzare la fattura direttamente a una persona specifica in un'azienda o al reparto Contabilità fornitori
Passaggio 7. Creare un elenco dettagliato dei prodotti venduti o dei servizi resi
Il modo migliore per farlo è creare una tabella con più righe e colonne denominate. Vedere Come creare una tabella semplice in Microsoft Word per iniziare con le tabelle.
Crea colonne per quantità, nome articolo/servizio o descrizione, prezzo/tariffa unitaria e prezzo totale per la quantità acquistata. Assicurati di etichettare queste colonne con le intestazioni in modo che il cliente comprenda gli addebiti
Passaggio 8. Visualizza l'importo totale della fattura
Dovrebbe apparire subito sotto l'elenco degli addebiti dettagliati, preferibilmente in grassetto in modo che sia facile da vedere.
- Se stai addebitando l'imposta sulle vendite, dovresti visualizzare un subtotale degli addebiti dettagliati, con l'imposta elencata sotto, con la percentuale a sinistra dell'importo dell'imposta in dollari, quindi il totale rettificato al di sotto di esso.
- Ricontrolla la tua matematica per assicurarti che sia accurata.
Passaggio 9. Includere i termini di pagamento
Puoi visualizzare i termini di pagamento sopra o sotto le informazioni di fatturazione. I termini di pagamento comuni sono "Scarico alla ricezione", "Scaduto entro 14 giorni", "Scaduto entro 30 giorni" o "Scaduto entro 60 giorni".
Potresti anche voler includere un promemoria in fondo ai metodi di pagamento, informazioni generali o semplicemente un ringraziamento al cliente per aver utilizzato i tuoi servizi
Passaggio 10. Salva la fattura completata
Per farlo, fai clic su File menu, selezionare Salva come, quindi salvare il file nella posizione desiderata sul computer. Una volta creata la fattura, puoi stamparla o inviarla tramite e-mail ai tuoi clienti.
Suggerimenti
- Dopo aver salvato un documento di fattura, puoi utilizzarlo come modello per creare altre fatture utilizzando l'opzione "Nuovo da esistente" durante la creazione di una nuova fattura. Puoi anche salvare il documento come modello.dot o.dotx per un utilizzo futuro del modello.
- Un altro modo per visualizzare la fatturazione e le informazioni totali consiste nell'impostarlo in una cartella di lavoro di Microsoft Excel e quindi incollare un collegamento ad esso nella fattura di Word. Ogni volta che aggiorni il foglio di calcolo, fai clic con il pulsante destro del mouse sul foglio di calcolo incorporato e seleziona "Aggiorna collegamento" per visualizzare le modifiche.
