La maggior parte delle persone ha scritto innumerevoli e-mail e si è chiesta perché debba aspettare molto tempo per una risposta. Dare un senso di urgenza a un'e-mail è semplice, ma è necessario scegliere con cura le parole. Affidati a parole sensibili al tempo mentre chiedi al lettore di agire immediatamente. Finché mantieni la tua e-mail concisa e coerente nel tono, puoi far sembrare urgente qualsiasi e-mail.
Passi
Parte 1 di 3: creazione di una riga dell'oggetto
Passaggio 1. Fare riferimento al destinatario nella riga dell'oggetto
Se ti rivolgi direttamente all'altra persona, la tua email risalta di più. Puoi farlo menzionando il nome della persona o usando le parole "tu" e "tuo". Queste parole sono dirette, colloquiali e incoraggiano il destinatario ad aprire l'e-mail.
- Ad esempio, inizia la riga dell'oggetto con una frase come "Ehi Bill!" o "Hai già chiamato?"
- Se non conosci il nome della persona, puoi fare riferimento a un dettaglio personale come la posizione del destinatario. Ad esempio, dì "I migliori ristoranti della tua città".
Passaggio 2. Utilizzare un linguaggio urgente nella riga dell'oggetto
È importante comunicare l'urgenza il prima possibile. Incoraggia il lettore a fare clic sull'e-mail includendo un invito all'azione o un riferimento alla scarsità. Queste tattiche suggeriscono che il lettore deve agire subito per beneficiare dell'e-mail.
- Ad esempio, usa parole e frasi come "Sbrigati!" o "Mancano 24 ore" per chiamare il lettore ad agire ora.
- Indica che qualcosa è limitato, ad esempio dicendo: "Questo articolo sta andando a ruba".
Passaggio 3. Indica cosa c'è dentro l'e-mail
Segui la parola urgente con un'immagine chiara di ciò che il lettore dovrebbe aspettarsi all'interno dell'e-mail. Usa parole orientate all'azione per suggerire come il lettore dovrebbe rispondere. Assicurati di mantenere la riga dell'oggetto chiara e concisa in modo che il titolo non crei confusione.
- Ad esempio, puoi dire qualcosa come "Sbrigati! È una vendita".
- Puoi anche spiegare l'e-mail attraverso i numeri. Ad esempio, dì "5 modi per ridurre la bolletta elettrica".
Passaggio 4. Poni al lettore una domanda per un modo alternativo di essere coinvolgente
Una domanda può essere un ottimo modo per suggerire cosa c'è dentro la tua email. La domanda deve essere pertinente per il lettore. Dovrebbe fare riferimento a un evento urgente oa un argomento che il lettore deve conoscere, incoraggiandolo a leggere subito l'e-mail.
- Ad esempio, puoi dire qualcosa come "Ultima possibilità: hai già ordinato i biglietti?"
- Un altro esempio è: "Come puoi essere più produttivo oggi?"
Parte 2 di 3: strutturare il testo dell'e-mail
Passaggio 1. Guida con una soluzione a un problema rilevante
Nel testo, spiega perché stai inviando l'e-mail. Mostra al lettore cosa rende urgente questa email e perché dovrebbe rispondere il prima possibile. Sii il più specifico possibile nel suggerire cosa ottiene l'altra persona leggendo la tua email.
- Ad esempio, puoi dire qualcosa come: "Stanco di camminare con le scarpe consumate? La nostra vendita ha scarpe di marca a prezzi stracciati”.
- Potresti scrivere: "Chiama il cliente oggi per rientrare entro la scadenza".
Passaggio 2. Descrivi lo scopo dell'email in frasi concise
Evita di rendere un'e-mail urgente lunga e confusa. Limitati a un paio di brevi frasi o paragrafi. Trasmetti il tuo messaggio in un modo facile da capire e grammaticalmente corretto.
- Per evitare di rendere il tuo messaggio troppo lungo, prova a fare un elenco dei punti più importanti che devi fare.
- Molte aziende includono un'immagine nell'e-mail. Un annuncio di vendita spiega in modo efficiente lo scopo dell'e-mail.
Passaggio 3. Usa un tono gentile e non conflittuale
Cercando di sembrare urgente, potresti sembrare invadente o intimidatorio. Evita di chiedere che il lettore presti attenzione e risponda, poiché questo si ritorce contro il più delle volte. Invece, associa parole legate al tempo con suggerimenti di azioni che il lettore dovrebbe intraprendere.
- Ad esempio, dì: "Ci sono 5 posti rimasti sull'aereo. Chiama oggi per prenotare il tuo posto.”
- Per evitare di sembrare intimidatorio, sii un po' indiretto. Ad esempio, ad esempio, "Il furto di identità aumenta del 5% ogni anno, rendendo più importante che mai proteggere le tue informazioni personali".
Passaggio 4. Includi un invito all'azione alla fine
Usa l'ultima frase della tua email per guidare il lettore verso l'azione che vuoi che intraprenda. Questo deve essere specifico, quindi includi tutte le informazioni di cui hanno bisogno per rispondere alla tua email. Potrebbe essere un pulsante da premere, un collegamento a un sito Web o un numero di telefono.
- Ad esempio, se vuoi che qualcuno chiami, dì "Per favore chiamami oggi" e segui il tuo numero di telefono.
- Fornisci il link esatto del sito web. Se vuoi che una persona veda un prodotto specifico, pubblica il link alla pagina del prodotto, non al sito web generale.
- Se desideri indirizzare qualcuno verso un luogo fisico, è utile fornire indicazioni, mappe e altri riferimenti.
Parte 3 di 3: perfezionare l'e-mail
Passaggio 1. Utilizzare un indirizzo e-mail facile da riconoscere
Molte persone vedono prima l'indirizzo e-mail e, se non è riconoscibile, possono saltare l'e-mail. Assicurati che il tuo indirizzo e-mail suggerisca ciò che l'altra persona può aspettarsi di vedere nell'e-mail. Personalizza il tuo indirizzo e-mail per rendere più visibile la tua e-mail.
- Ad esempio, usa il tuo nome. L'e-mail dovrebbe assomigliare a "John Smith, wikiHow" o "[email protected]".
- Evita di usare numeri e simboli casuali, poiché questo non è professionale e fa sembrare la tua email come spam.
Passaggio 2. Creare una scadenza per una risposta all'e-mail
Per sembrare urgente, dai l'impressione che il lettore debba agire ora. Anche se non hai una scadenza specifica, fai finta che ce ne sia una. Assicurati di fare riferimento a questa scadenza il più spesso possibile durante l'e-mail.
- Ad esempio, puoi dire "Questo accordo termina domani".
- Se non hai una scadenza specifica, prova a dire "Rispondi entro martedì" o "Apprezzerei se rispondessi entro le 17:00".
Passaggio 3. Rileggi l'e-mail per assicurarti che abbia uno scopo coerente
Tutte le informazioni nell'e-mail dovrebbero riguardare lo scopo dell'invio. Questo scopo è ciò che deve essere sottolineato nella riga dell'oggetto e in tutto il testo. Ogni dettaglio deve condurre a tale scopo, dicendo al lettore ciò che deve sapere per agire in base a esso. Elimina tutti i dettagli che non si adattano, poiché sminuiscono il tono urgente.
- Se vendi un prodotto, includi le caratteristiche del prodotto e i maggiori vantaggi. Lunghe storie o piccoli dettagli possono distrarre.
- Ad esempio, se stai contattando un cliente, potresti dirgli: "Risparmia il 20% quando fai acquisti sul mio nuovo sito web".
- Pensa a ciò che la persona ha bisogno di sapere. Se hai già contattato qualcuno, non è necessario ripetere ciò che hai detto prima.
Passaggio 4. Evita di digitare lettere maiuscole o stenografia
Buone tecniche di digitazione e senso grammaticale rendono la tua email molto più facile da capire. Evita di usare molti punti esclamativi o lettere maiuscole non necessarie. Usa un linguaggio corretto e sii rispettoso.
- Evita parole abbreviate come "u", "ur", "plz" ed emoji.
- Molti punti esclamativi, lettere maiuscole o numeri possono anche attivare un filtro antispam, il che significa che la tua email potrebbe non essere vista affatto.
Suggerimenti
- Mantieni la tua email coerente e fruibile dalla riga dell'oggetto all'ultima frase.
- Assicurati che l'e-mail si concentri su ciò che vuoi esprimere. Elimina tutto ciò che va contro il tuo messaggio.
- Rileggi e modifica sempre la tua email prima di inviarla. Troverai spesso punti che devono essere più concisi e urgenti.
