Aprire la tua casella di posta elettronica può essere come aprire un vaso di Pandora di grammatica inadeguata, ortografia scadente e cattivo gusto. Considera le impressioni che le tue e-mail fanno sugli altri; è sempre il momento giusto per distinguere le tue email dal pacchetto. Segui questi passaggi e migliora il tuo galateo e-mail.
Passi
Passaggio 1. Mantieni la tua email concisa, colloquiale e mirata
È più difficile leggere le lettere sullo schermo di un computer che su un foglio di carta, quindi mantieni le e-mail brevi e precise. Anche se non esiste una lunghezza ideale dell'e-mail, mantieni le frasi brevi, circa 8-12 parole e lascia uno spazio tra i paragrafi.
In un'e-mail di lavoro, vai dritto al punto: "Spero che lo farai…" "Penso che dovremmo…". ecc. proprio davanti, facendo il caso nelle righe seguenti. Molte persone leggono solo le prime righe prima di decidere di rispondere o di salvare per dopo. Quelle linee dovrebbero dare abbastanza "carne" per consentire una decisione informata. Per le email personali, è spesso una buona idea aprire con una breve nota personale prima di entrare nel punto principale della tua email
Passaggio 2. Evita formattazioni fantasiose
La modifica di caratteri e colori, l'inserimento di elenchi puntati o l'utilizzo di HTML può rendere un'e-mail bizzarra o renderla illeggibile per il destinatario, anche se la formattazione sembra corretta sul tuo computer. Mantienilo semplice.
Passaggio 3. Limita gli allegati
Non aggiungere un allegato a meno che non sia davvero necessario. Mantieni gli allegati il più piccoli possibile. La maggior parte delle applicazioni di posta elettronica può inviare e ricevere allegati fino a 1 MB, ma qualsiasi cosa in più può essere una seccatura per te o per il destinatario e anche i file più piccoli possono richiedere molto tempo per l'apertura se la connessione e-mail del destinatario è lenta. Se hai bisogno di inviare un file più grande, comprimilo o comprimelo o usa i servizi online che ti aiuteranno a inviare file di grandi dimensioni come YouSendIt.com. Se è necessario inviare più pagine, ad esempio piani di riunioni o correzioni di testo di grandi dimensioni, inviare un fax o un insieme di pagine dattiloscritte in una lettera.
- Non comprimere gli allegati di posta elettronica a meno che non sia necessario. A meno che un allegato non sia troppo grande per essere inviato in altro modo, rischi di far perdere tempo al destinatario e possibilmente impedirgli di accedere ai tuoi allegati. Molti dispositivi mobili non sono in grado di decomprimere i file zip. Inoltre è ridondante poiché molti file comuni come.xlsx,.docx,.pptx (MS Excel, Word e Powerpoint) sono già in formato compresso.
- Tieni presente che molte persone o aziende non aprono gli allegati di qualcuno che non conoscono e alcuni account di posta elettronica sono impostati per inviare automaticamente e-mail con allegati alla cartella spam, quindi se stai facendo domanda per un lavoro, ad esempio, assicurati di seguire le istruzioni del destinatario relative agli allegati. Se non vengono fornite istruzioni, invia un'altra email per far sapere al destinatario che invierai un'email con un allegato.
Passaggio 4. Pensa prima di inviare
Non inviare e-mail quando sei emotivo. Sentiti libero di scrivere l'oggetto e il testo dell'e-mail, quindi salvala. Aggiungi i destinatari e invialo solo dopo aver avuto il tempo di pensare a ciò che stai inviando; potresti cambiare idea e stare meglio per questo.
La posta elettronica è diventata anche uno strumento per chiedere o dire alle persone cose che normalmente non diresti mai di persona (ti sei mai chiesto perché diventi una persona diversa istintivamente online?). Se stai inviando qualcuno nulla, rileggilo e chiediti se glielo diresti se fossero proprio accanto a te o faccia a faccia. Se è su un argomento delicato, leggilo due volte.
Passaggio 5. Fare attenzione a utilizzare abbreviazioni ed emoticon
Questo può essere accettabile in un'e-mail informale come con un amico. Tuttavia, in una lettera formale non dovresti dire a qualcuno che stai "ridendo ad alta voce", le persone potrebbero trovarlo inappropriato e potrebbero pensare che tu sia frivolo.
Alcune abbreviazioni, come "BTW" per "A proposito", sono comunemente usate nelle e-mail e sono generalmente accettabili tranne che nelle e-mail formali e professionali
Metodo 1 di 3: scrivere nuove e-mail
Passaggio 1. Utilizzare correttamente i campi del destinatario
Ci si aspetta che i destinatari nel campo "a" agiscano e quelli in "CC" servono per tenere informati i colleghi oi capi.
- Fai attenzione a richiedere AZIONE da più di una persona nel campo "A:". Ciò può comportare più sforzi per la stessa attività o nessuno sforzo perché si presume che qualcun altro stia gestendo la richiesta.
- Se invii un'e-mail a un elenco di persone i cui indirizzi desideri mantenere privati, inseriscili tutti nel campo Ccn e inserisci il tuo indirizzo nel campo "a".
- Se vuoi eliminare gradualmente qualcuno dal thread (ad esempio, se ti hanno presentato a qualcun altro, e ora tu e quella persona state elaborando alcuni dettagli e non vuoi impantanare la posta in arrivo dell'introduttore) sposta l'indirizzo della persona dal campo "a" o CC fino al campo BCC.
Passaggio 2. Rendi utile la riga dell'oggetto
Una buona riga dell'oggetto fornisce un utile riepilogo del contenuto dell'e-mail, preparando rapidamente il lettore. Le caselle di posta elettronica sono spesso invase, quindi una buona riga dell'oggetto aiuta il destinatario a determinare la priorità della tua e-mail. Aiuta anche a impedire che la tua email venga cancellata prima ancora che sia stata letta. Poiché l'oggetto è la prima cosa che vede il tuo destinatario, mantienilo privo di errori, conciso ed evita righe generiche come "Ciao", "Come va" o il nome del destinatario (quest'ultimo potrebbe essere bloccato dai filtri anti-spam).
Evita di dare priorità ai tuoi messaggi per il destinatario. Elimina l'abitudine di contrassegnare ogni email come "Urgente!" o "Alta priorità" o le tue e-mail finiranno per essere trattate come il ragazzo che gridava al lupo e verranno tutti ignorati. È irritante e presuntuoso presumere che la tua richiesta di posta elettronica sia più in coda di chiunque altro, specialmente in un contesto di lavoro. Sii abbastanza gentile da dare credito al destinatario per aver capito da solo come dare la priorità al tuo messaggio
Metodo 2 di 3: rispondere alle e-mail
Passaggio 1. Fai attenzione a chi copi nelle risposte
Se rispondi a un messaggio e poi CC: una terza parte che il mittente originale non ha incluso, assicurati nella tua mente che il mittente originale non ne sarà turbato. Questa informazione potrebbe essere stata "solo per i tuoi occhi". Questo è particolarmente importante se il mittente originale è il tuo supervisore del lavoro. Sii cauto nell'usare BCC:. Questo può ritorcersi contro se la persona che è BCC:'d risponde, non avendo visto che la sua copia era cieca.
Passaggio 2. Determina a chi dovresti rispondere
Le e-mail inviate a te in genere richiedono solo che tu risponda solo al mittente, ma per le e-mail inviate a più persone, potresti dover scegliere l'opzione "Rispondi a tutti" per inviare la tua risposta a tutti. Sii giudizioso; l'uso continuo di "Rispondi a tutti" crea ritorni in abbondanza e lascia messaggi languidi nelle caselle di posta di molte persone. Considera le conseguenze della ricezione di un'e-mail, premendo rispondi a tutti e viene inviata a venti persone e poi quelle venti persone hanno premuto rispondi a tutti; può trasformarsi molto rapidamente in centinaia di migliaia di e-mail e tutti si sentono obbligati a premere "rispondi a tutti" come mezzo per tenere tutti aggiornati perché nessuno sa chi è destinato a leggerlo e chi no.
Passaggio 3. Pensaci due volte prima di rispondere per dire semplicemente grazie
Alcune persone non vogliono un'e-mail che dice "Grazie". Questo richiede più tempo per aprire l'e-mail e leggerla solo per leggere ciò che già sai. Alcune persone includono una riga che dice "NTN" - "Nessun ringraziamento necessario".
Passaggio 4. Riassumi lunghe discussioni
Scorrere le pagine delle risposte per capire una discussione è fastidioso. Invece di continuare a inoltrare una stringa di messaggio, prenditi un minuto per riassumerla per i tuoi lettori.
Passaggio 5. Assicurati di includere le informazioni a cui stai rispondendo
Molte persone e aziende scrivono e rispondono a centinaia di e-mail ogni giorno. Evita di inviare un'e-mail indistinta che dice solo "Sì". Includi la domanda posta dal destinatario in modo che sappia a cosa stai rispondendo. Evita di far scorrere il destinatario più di un singolo messaggio nella cronologia.
Passaggio 6. Rispondi prontamente
Se hai bisogno di fare qualche ricerca o riflettere prima di rispondere a un'e-mail, o se sei troppo occupato per scrivere prontamente una risposta completa, invia una risposta breve per informare il mittente che hai ricevuto l'e-mail e avvisare quando risponderai.
Passaggio 7. Sii proattivo
Quando rispondi a un'email, puoi far risparmiare tempo a tutti anticipando eventuali domande o dubbi che la tua risposta potrebbe suscitare. Indirizzali nella tua risposta prima che qualcuno debba inviare una nuova email per chiedere informazioni su di loro.
Metodo 3 di 3: alcune cose fondamentali da non fare
Passaggio 1. Non inoltrare email private
Ad esempio, evita di inoltrare un'e-mail contenente un segreto, soprattutto se la persona a cui stai inviando l'e-mail non lo desidera. Ciò potrebbe causare la perdita di fiducia da parte del destinatario in te e potresti avere la tua relazione incasinata. Certamente non vuoi che ciò accada.
Passaggio 2. Non diffondere pettegolezzi sulle persone
Se sei tentato di farlo, mettiti nei panni dell'altra persona e pensa a come ti sentiresti se quella persona diffondesse voci su di te. Ad esempio, se il tuo amico ha la reputazione di essere cattivo e prepotente, pensa a come ti sentiresti se parlasse agli altri tuoi amici di una delle tue stranezze. Non saresti molto felice, vero?
Passaggio 3. Evita di discutere di affari privati delle persone
Ad esempio, evita di far sapere alla tua amica che la sua amica ha rotto con un ex fidanzato. L'e-mail non è completamente privata, quindi è possibile che la persona di cui stai discutendo possa vedere le e-mail e arrabbiarsi con te e/o imbarazzarsi, e questo potrebbe rovinare il tuo rapporto con la persona.
Passaggio 4. Evita di fiammeggiare
Le fiamme sono fondamentalmente insulti inviati online per offenderti, quindi è importante non inviare fiamme ad altre persone o iniziare guerre di fuoco. Questo potrebbe far arrabbiare l'altra persona e potresti anche far sospendere il tuo account per questo.
Passaggio 5. Evita di condividere le informazioni personali di altri senza permesso
Può essere qualsiasi cosa, dall'età di una persona al nome della scuola che frequenta. Mettiti nei panni dell'altra persona: come ti sentiresti se qualcuno desse al tuo amico l'indirizzo di casa tua? Non saresti molto felice, quindi assicurati di ottenere il permesso prima di condividere le informazioni personali di qualcuno con altri tramite e-mail, o non farlo affatto.
Passaggio 6. Non inviare un'e-mail quando sei arrabbiato
Dimostrerà che sei arrabbiato e puoi turbare la persona. Ad esempio, se sei arrabbiato con qualcuno al lavoro e invii un'e-mail a quella persona con un grosso sfogo tutto maiuscolo, questo potrebbe irritare la persona a cui hai inviato l'e-mail. Questa è la stessa cosa con la risposta alle e-mail; se sei arrabbiato con qualcuno per averti inviato un messaggio particolare, non rispondere finché non ti sarai calmato.
Email di esempio
Esempio di email di promemoria della chiamata in conferenza
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Email di esempio che delinea la nuova politica
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Esempio di e-mail Professore su una domanda
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Suggerimenti
- I caratteri standard facilitano la lettura. Ad esempio, Arial, Cambria e Narrow. Mantieni la dimensione del carattere normale, generalmente non superiore a 15. Se hai bisogno di attirare l'attenzione in modo particolare o enfatico, usa i caratteri in grassetto o in corsivo. Questo è infinitamente meglio che gridare in tutte le maiuscole.
- Se ti viene inviata una fiamma, eliminala immediatamente per evitare di iniziare una guerra di fiamme.
- Ricorda che il tuo tono non può essere ascoltato nelle e-mail. Hai mai tentato il sarcasmo in un'e-mail e il destinatario l'ha presa nel modo sbagliato? La messaggistica di posta elettronica non riesce a trasmettere le sfumature della comunicazione verbale. Nel tentativo di dedurre il tono di voce, alcune persone usano le emoticon, ma le usano con parsimonia in modo da non sembrare poco professionale.
Inoltre, non dare per scontato che l'uso di un'emoticon sorridente possa addomesticare un messaggio difficile.
- Evita di usare la posta elettronica come mezzo per eludere il contatto personale. "Ti manderò un'e-mail" spesso può essere la frase più esasperante per chiunque. L'invio di e-mail non dovrebbe eludere l'idea del contatto faccia a faccia o persino delle conversazioni telefoniche. Astenersi anche dall'utilizzare la posta elettronica per schivare una situazione scomoda come scusarsi o per coprire un errore.
- Termina educatamente la tua email. Chiudere con una frase come "I migliori auguri", "Buona fortuna" o "Grazie in anticipo per il tuo aiuto" può ammorbidire anche un'e-mail dura e può suscitare una risposta più favorevole.
- Fare attenzione con la ricerca di ricevute. Mentre ci sono alcuni casi in cui potrebbe essere necessaria la ricevuta per scopi di conservazione dei registri o prova di ricezione, la maggior parte delle volte questo è solo irritante e costringe il lettore a eseguire ulteriori azioni per gestire la tua email. Se qualcosa è veramente urgente, o hai davvero bisogno di assicurarti che il destinatario abbia il tuo messaggio, prendi il telefono e usalo.
- Se ti viene inviato qualcosa che ti mette a disagio, come una voce inoltrata, eliminalo. Non dovresti voler far parte di tutto questo.
Avvertenze
- Evita il cyberbullismo. È illegale e può colpire enormemente altre persone, specialmente adolescenti (potrebbe causare il suicidio, per esempio).
- Non usare tutte le maiuscole. Questa è una pratica non necessaria e può infastidire il destinatario, guadagnandoti in cambio una lettera di fuoco. Tutte le maiuscole sono considerate l'equivalente di "gridare".
- Astenersi dall'inoltro Chain Mail. Ci sarebbero pochissime persone a cui piace ricevere costantemente messaggi inutili. Questi tipi di e-mail sono noti per contaminare virus pericolosi e dannosi che possono essere trasferiti da e verso i computer. Cerca di inoltrare solo i messaggi che hai ricevuto direttamente dai destinatari.
- Non usare la tua firma di lavoro per e-mail personali: ti farà sembrare ostile.
