Se non hai molta familiarità con Microsoft Excel, potrebbe sembrare un programma intimidatorio da usare. Fortunatamente, è facile iniziare. Puoi digitare i dati, copiarli e incollarli da altri documenti e formattarli con pochi clic. Con un po' di pratica, sarai in grado di inserire, modificare e gestire rapidamente i dati in Microsoft Excel.
Passi
Parte 1 di 3: Inserimento e selezione dei dati
Passaggio 1. Avvia Microsoft Excel
È possibile individuare Excel facendo clic sul menu "Start", selezionando "Tutti i programmi", selezionando "Microsoft Office" e quindi scegliendo "Microsoft Excel". Excel viene fornito con la suite di prodotti Microsoft Office generalmente confezionati con computer e notebook Windows.
Gli utenti Mac che hanno acquistato Excel per Mac troveranno il programma nel loro Dock o in mezzo aprendo "Finder" e selezionando "Applicazioni"
Passaggio 2. Apri un foglio di calcolo
Una "cartella di lavoro" vuota potrebbe apparire automaticamente all'apertura di Excel. Altrimenti, vedrai una "Galleria modelli" da cui puoi selezionare una nuova cartella di lavoro vuota o un modello appositamente formattato.
Puoi sempre aprire un nuovo foglio di calcolo mentre lavori su un'altra cartella di lavoro in Excel. Basta fare clic su "File" dalla barra dei menu e selezionare l'opzione "Nuova cartella di lavoro"
Passaggio 3. Immettere i dati nelle celle desiderate
Puoi digitare numeri, parole, equazioni, formule o funzioni in qualsiasi cella dopo averla selezionata e aver fatto clic su di essa.
- Quando hai finito con una determinata cella, premi Invio o Tab ↹ per passare automaticamente alla cella successiva orizzontalmente.
- Puoi anche creare una nuova riga all'interno di una cella su cui aggiungere altro testo. Inserisci semplicemente un "Interruzione di riga" premendo Alt+↵ Invio.
Passaggio 4. Crea intestazioni per le tue colonne
Inserisci il testo nella riga 1 per creare intestazioni di colonna per i tuoi dati. Ad esempio, inserisci "Nome" nella cella A1 e "Data" nella cella B1 e consenti a questi di fungere da intestazioni di colonna per il monitoraggio delle informazioni su nome e data.
Passaggio 5. Creare una serie di dati in sequenza
Excel è in grado di apprendere i modelli alla base dei dati e quindi compilare i dati in base a tali modelli per risparmiare tempo ed energia. Inizia stabilendo uno schema in celle consecutive (ad esempio digitando "Gennaio" in una cella e "Febbraio" nella successiva). Quindi seleziona le celle popolate e fai clic e trascina l'angolo in basso a destra del rettangolo selezionato per espandere il modello in nuove celle. Excel riconoscerà automaticamente il modello stabilito e riempirà le celle successive con "Marzo", "Aprile" e così via.
Excel può riconoscere molti modelli comuni come giorni della settimana, date con spaziatura uniforme, numeri consecutivi e molti altri
Passo 6. Seleziona un intervallo di celle
Per selezionare un intervallo di celle con il mouse (per formattare o modificare grandi quantità di dati), è sufficiente fare clic all'inizio o alla fine di un intervallo di dati e trascinare il cursore nella direzione desiderata per evidenziare il testo appropriato. Ci sono anche una serie di utili scorciatoie da tastiera elencate di seguito.
- Premendo Ctrl e la barra spaziatrice si estende una selezione in tutta la colonna in cui si trova la cella originale.
- Premendo ⇧ Shift e la barra spaziatrice si estende una selezione in tutta la riga in cui si trova la cella originale.
- Premendo Ctrl+⇧ Shift e la barra spaziatrice o Ctrl+A selezionerà l'intero foglio di lavoro.
Passaggio 7. Inserisci le righe
Inizia facendo clic su un numero di riga (questo selezionerà l'intera riga). Seleziona la riga in cui desideri che la nuova riga vada sopra. Fai clic con il pulsante destro del mouse (Ctrl+clic su Mac) e seleziona "Inserisci" dal menu che appare.
- Questa funzione è disponibile anche dalla scheda "Home" selezionando "Inserisci" dalle "Celle" quindi "Inserisci righe foglio".
- L'inserimento di più righe richiede di selezionare più righe sopra la posizione in cui si desidera inserire nuove righe. Seleziona semplicemente lo stesso numero di righe che desideri inserire di seguito.
Passaggio 8. Inserisci le colonne
Inizia facendo clic su una lettera di colonna (questo selezionerà l'intera colonna). Seleziona la colonna in cui desideri che la nuova colonna vada a sinistra. Fai clic con il pulsante destro del mouse (Ctrl+clic su Mac) e seleziona "Inserisci" dal menu che appare.
- Questa funzione è disponibile anche dalla scheda "Home" selezionando "Inserisci" dalle "Celle" quindi "Inserisci righe foglio".
- L'inserimento di più colonne richiede la selezione di più colonne a destra della posizione in cui si desidera inserire nuove colonne. Seleziona semplicemente lo stesso numero di colonne che vuoi inserire a sinistra.
Parte 2 di 3: Modifica dei dati
Passaggio 1. Copia una o più celle
Dopo aver selezionato le celle che desideri copiare, fai clic con il pulsante destro del mouse e seleziona "Copia" dal menu che appare. In alternativa, premi Ctrl+C (o Command+C per utenti Mac). Questo aggiungerà i dati selezionati agli appunti.
Passaggio 2. Taglia una o più celle
Dopo aver selezionato le celle che desideri tagliare, fai clic con il pulsante destro del mouse e seleziona "Taglia" dal menu che appare. In alternativa, premi Ctrl+X (o ⌘ Command+X per utenti Mac). Questo aggiungerà i dati selezionati agli appunti.
Passaggio 3. Incolla una o più celle
Dopo aver selezionato le celle in cui desideri incollare i dati, fai clic con il pulsante destro del mouse e seleziona "Incolla" dal menu che appare. In alternativa, premi Ctrl+V (o ⌘ Command+V per utenti Mac). Questo incollerà il contenuto delle celle copiate o tagliate.
Se la tua cella contiene una formula, "Incolla" incollerà la formula non il valore calcolato della formula. Per "Incollare" i valori delle celle, utilizzare "Incolla speciale"
Passo 4. Incolla i valori delle celle invece delle formule
Inizia selezionando "Modifica" dalla scheda "Home" e facendo clic su "Incolla speciale". Seleziona "Valori" dall'elenco degli attributi da incollare.
A seconda della versione di Excel, altre opzioni in "Incolla speciale" possono includere "Commenti" (commenti di testo che possono essere aggiunti a singole celle), "Formati" (tutte le selezioni di formattazione del testo) o "Tutto" per incollare tutto in una volta
Passaggio 5. Elimina il contenuto della cella
Seleziona semplicemente le celle in cui desideri eliminare il testo e premi Canc o fai clic con il pulsante destro del mouse e seleziona "Elimina" dal menu che appare.
Passaggio 6. Sposta celle, righe o colonne
Evidenzia le celle scelte e attiva il "puntatore di spostamento" (che appare come quattro frecce direzionali per gli utenti Windows o come un'icona a forma di mano per gli utenti Mac). Trascina nella tua posizione preferita per sostituire i dati esistenti con le celle che hai deciso di spostare
Passaggio 7. Utilizzare una formula
Excel utilizza "formule" per eseguire calcoli all'interno di una cella e può fare riferimento ad altre celle come parte di tale calcolo. Fare clic sulla cella in cui si desidera inserire la formula e quindi iniziare digitando "=". Ora digita una formula matematica e fai clic su "Invio". Excel visualizzerà i risultati (non la formula stessa).
Puoi anche saperne di più su Come digitare le formule in Microsoft Excel
Passaggio 8. Valori di riferimento da altre celle
Le formule possono fare riferimento ad altre celle e ai loro valori. Durante la digitazione di una formula, è sufficiente fare clic su una singola cella o su un intervallo di celle ed Excel popolerà automaticamente il nome della cella (ad es. B2, D5) nella formula. Ora la tua formula fa riferimento a quella cella specifica e ne trarrà continuamente un valore. Se il valore nella cella di riferimento cambia, lo saranno anche i risultati della tua formula.
Puoi anche fare riferimento a valori di altri fogli di lavoro. Inizia selezionando la cella in cui desideri fare riferimento a un valore, digita "=" nella barra della formula e quindi digita la formula desiderata subito dopo "=". desidera fare riferimento e quindi selezionare l'intervallo di dati desiderato che si desidera inserire nella formula
Passaggio 9. Tieni traccia delle modifiche
Puoi tenere traccia delle modifiche selezionando "Strumenti" dalla barra dei menu e quindi facendo clic su "Rileva modifiche". Infine, seleziona "Evidenzia modifiche".
Se questa opzione non è disponibile, sei in un formato di sola lettura. In "Rileva modifiche", seleziona l'opzione accanto a "Rileva modifiche durante la modifica. Questo condivide anche la tua cartella di lavoro". Una volta selezionata questa opzione, puoi apportare modifiche e visualizzare tali modifiche selezionando nuovamente questa opzione e selezionando la casella accanto a "Evidenzia modifiche"
Passaggio 10. Aggiungi commenti
Questo può essere un modo utile per discutere le modifiche apportate su un foglio di calcolo Excel. Inizia selezionando le celle su cui desideri commentare. Quindi seleziona "Inserisci" dalla barra dei menu e fai clic su "Inserisci commento" dal menu che appare. Apparirà una casella di testo nella posizione desiderata e ti consentirà di lasciare un commento.
Passaggio 11. Salva le modifiche
Seleziona "File" dalla barra dei menu e fai clic su "Salva". Quindi selezionare il pulsante dell'elenco a discesa "Salva in" e scegliere la cartella preferita. Se tenti di uscire da Excel prima di salvare le modifiche più recenti, verrà visualizzata una finestra di dialogo che ti chiederà se desideri salvare le modifiche. Puoi fare clic su "Salva" o "Non salvare" a seconda delle tue preferenze.
Parte 3 di 3: formattazione dei dati
Passaggio 1. Visualizza la barra multifunzione "Formato"
Assicurati che la barra multifunzione "Formato" sia visibile in modo da poter accedere facilmente e rapidamente a una varietà di opzioni di formattazione. Basta fare clic sulla freccia rivolta verso il basso sul lato destro del nastro "Formato" per espanderlo. Ciò ti consentirà di regolare lo stile e le dimensioni del carattere e allo stesso tempo di rendere il testo in corsivo, grassetto o sottolineato. Ti dà anche accesso rapido a molte delle funzioni discusse nei passaggi di formattazione descritti di seguito.
Anche un clic con il pulsante destro del mouse su una cella o un gruppo di celle visualizza le opzioni di formattazione. Dopo aver fatto clic con il pulsante destro del mouse sulle celle, seleziona "Formatta celle". Questo ti fornirà una serie di opzioni rispetto a Numero (stile), Allineamento, Carattere, Bordo, Motivi e Protezione
Passaggio 2. Avvolgi il testo
Ciò farà sì che il testo si arrotoli e rimanga visibile all'interno di una cella anziché scomparire e essere oscurato dalla cella successiva. Inizia evidenziando le celle che desideri regolare. Quindi, nella scheda "Home", guarda il gruppo di pulsanti "Allineamento" e seleziona l'opzione "Testo a capo".
Puoi anche regolare il testo per adattarlo alle celle in modo che le colonne e le righe regolino automaticamente la loro larghezza o altezza (rispettivamente) per adattare il contenuto all'interno di una cella. Nella scheda "Home", guarda il gruppo di pulsanti "Celle" e fai clic su "Formato". Dal menu "Formato", seleziona "Dimensione cella" e fai clic su "Adatta larghezza colonna" o "Adatta altezza riga"
Passaggio 3. Allinea il testo
Ciò farà sì che il tuo testo sia giustificato sulla parte sinistra, destra o centrale delle celle. Inizia evidenziando le celle che desideri regolare. Quindi, nella scheda "Home", seleziona l'allineamento appropriato. Vedrai tre pulsanti con linee orientate in modo da mostrare il lato delle celle in cui inizierà il testo.
Passaggio 4. Modificare lo stile numerico dei dati
Troverai diversi stili di numerazione di base sulla stessa barra degli strumenti "Formato". Seleziona semplicemente le celle che desideri formattare e quindi fai clic sullo stile numerico appropriato situato sulla barra degli strumenti. Per accedere a stili aggiuntivi, fai clic con il pulsante destro del mouse sulle celle selezionate, fai clic su "Formatta celle" e seleziona la scheda "Numero". Vedrai una serie di opzioni elencate in "Categoria".
Passaggio 5. Cambia il colore del testo
Seleziona le celle per le quali desideri regolare il colore del testo. Quindi, dalla barra degli strumenti "Formato", fai clic sulla freccia rivolta verso il basso accanto a "Colore carattere". Questa è l'opzione che assomiglia a una lettera "A" con una linea colorata sotto di essa. Facendo clic sulla freccia viene visualizzato un menu con una varietà di opzioni di colore.
Passaggio 6. Cambia il colore di sfondo
Seleziona le celle per le quali desideri regolare il colore di sfondo. Quindi, dalla barra degli strumenti "Formato", fai clic sulla freccia rivolta verso il basso accanto a "Colore riempimento". Questa è l'opzione che sembra un barattolo di vernice per lettere con una linea colorata sotto di essa. Facendo clic sulla freccia viene visualizzato un menu con una varietà di opzioni di colore.
Suggerimenti
- Premendo Ctrl+⇧ Maiusc e la freccia direzionale appropriata si estende una selezione all'ultima cella popolata nella stessa colonna o riga della cella originale.
- Premendo Ctrl+⇧ Shift+⇱ Home si estende una selezione all'inizio del foglio di lavoro.
- Premendo Ctrl+⇧ Shift+⇟ PgDn si estende una selezione attraverso il foglio corrente e il foglio successivo che viene dopo di esso.
- Premendo Ctrl+⇧ Maiusc+⇞ PgSu si estende una selezione attraverso il foglio corrente e il foglio precedente che lo precede.
- Puoi anche regolare manualmente la larghezza delle colonne e l'altezza delle celle. Basta fare clic sulla linea che separa due celle e tenerla premuta finché non compaiono due frecce opposte. Quindi trascina quelle frecce nella direzione preferita per ridurre o espandere una riga o una colonna.
- Puoi anche creare una formattazione condizionale per celle (o categorie di celle) specifiche. Nella scheda "Home", scegli "Formattazione condizionale" dal gruppo di pulsanti "Stili".
