Possono apparire record duplicati se più persone inseriscono dati in un database senza sufficienti garanzie. Anche l'unione di più database può causare duplicati. Access fornisce uno strumento di query per trovare duplicati nel database. Puoi quindi rimuoverli o unirli, rendendo il tuo database più facile da leggere e più efficace.
Passi
Passaggio 1. Scopri cosa rende i dati "duplicati"
I dati duplicati non significano che tutti i campi sono identici. Ad esempio, un cliente che è stato immesso due volte nel database può avere due ID diversi e un'ortografia potenzialmente diversa. Se invece il nome è comune potrebbe trattarsi di due clienti diversi. Dovrai confrontare i dati disponibili e controllare attentamente ogni risultato per determinare cosa è e cosa non è duplicato.
Passaggio 2. Eseguire il backup del database
Si consiglia di creare un nuovo backup prima di apportare grandi modifiche. In questo modo è possibile ripristinare il database se si eliminano accidentalmente le voci errate.
- Fare clic sul menu File e selezionare "Salva con nome" o "Salva e pubblica".
- Fare clic su "Backup database" nella sezione Avanzate. Segui le istruzioni per eseguire il backup del database.
Passaggio 3. Informa gli altri utenti che stai per apportare modifiche
Per evitare conflitti di dati, cercare di assicurarsi che nessun altro utente aggiunga dati al database. Questo non è necessario, ma può farti risparmiare un po' di mal di testa in seguito se le cose vanno male.
Se puoi, imposta il tuo database in modalità esclusiva. Ciò impedirà che eventuali modifiche vengano apportate da altri utenti. Fare clic sul menu File e selezionare "Opzioni", quindi selezionare "Impostazioni client". Nella sezione "Modalità di apertura predefinita", seleziona "Esclusiva". Se non hai molte persone che utilizzano il database, generalmente non devi preoccuparti di questo
Passaggio 4. Aprire la procedura guidata di query
Lo strumento Query può trovare voci che contengono contenuti duplicati. Il processo per avviare la procedura guidata varia a seconda della versione di Access in uso:
- 2013/2010 - Fare clic sulla scheda "Crea", quindi fare clic su "Creazione guidata query".
- 2007 - Fare clic sulla scheda "Inserisci" o "Crea" e selezionare "Procedura guidata query".
- 2003 - Aprire la finestra Database e selezionare la scheda "Query". Fare clic sul pulsante "Nuovo".
Passaggio 5. Selezionare la "Procedura guidata query Trova duplicati"
Questa query confronta i campi per trovare voci duplicate.
Passaggio 6. Scegli la tabella che desideri cercare
Verranno elencate tutte le tabelle nel database. Seleziona la tabella che desideri controllare per i duplicati.
Per la maggior parte dei controlli duplicati, ti consigliamo di mantenere selezionata la vista "Tabelle"
Passaggio 7. Seleziona i campi che ritieni contengano duplicati
Seleziona tutti i campi che vuoi confrontare per i dati duplicati. Includere campi sufficienti per esprimere un giudizio. I duplicati vengono restituiti solo se i campi corrispondono carattere per carattere. Puoi usare le espressioni per trovare corrispondenze parziali.
- Evita di usare campi generici. Evita di utilizzare campi come la data o la posizione per ridurre il disordine durante il confronto delle voci.
- Senza campi sufficienti per fare una distinzione tra i record o con campi troppo generici, otterrai molti risultati duplicati.
Passaggio 8. Selezionare i campi aggiuntivi da visualizzare
Uno o due campi aggiuntivi possono aiutarti a decidere se i dati sono effettivamente duplicati. Ad esempio, un campo ID ordine ti aiuterà a determinare se lo stesso nome due volte sono voci separate. Includere almeno un campo per aiutare a fare questa distinzione e prevenire la perdita accidentale di dati.
Passaggio 9. Creare la query
Ti verrà chiesto di dare un nome alla query. Fare clic su "Fine" per vedere i risultati.
Passaggio 10. Esamina attentamente i risultati
Verranno visualizzati tutti i potenziali duplicati basati sui tuoi criteri. Esamina ciascuno dei risultati e usa le conoscenze che hai sulla tua azienda per decidere se la voce è un duplicato. Assicurati assolutamente che un record sia un duplicato prima di rimuoverlo.
Se non riesci a decidere, ricrea la query con un campo aggiuntivo per aiutarti a prendere la decisione
Passaggio 11. Elimina i record duplicati
Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla colonna di sinistra e selezionare "Elimina record" per rimuovere un duplicato. Puoi selezionare più record per eliminarli tutti in una volta.
- Potresti voler unire alcuni dati da uno dei record duplicati nel record che intendi conservare.
- Assicurati di non eliminare tutti i record che appaiono nell'elenco dei risultati duplicati, altrimenti non avrai più un record originale.
