I documenti di processo guidano i lettori attraverso la sequenza logica di passaggi necessari per completare con successo un processo. Ad esempio, gli articoli di wikiHow sono un tipo di documento di processo. Il contenuto di un documento di processo può essere complicato o semplice, ma sarà necessario determinare quali passaggi devono essere completati, la sequenza logica per tali passaggi e che cosa la sequenza eseguirà se completata con successo. Con queste basi in mente, è possibile creare documentazione di processo per qualsiasi cosa, dalla bollitura di un uovo all'esecuzione di una campagna di marketing internazionale.
Passi
Parte 1 di 3: Inizio di un documento di processo
Passaggio 1. Identificare il processo
Quasi tutto può essere suddiviso in un processo e trasformato in un documento di processo. Alcuni esempi includono:
- Fare la pasta
- Imparare a guidare
- Scrivere una lettera
- Esecuzione di un rullo di tamburi
Passaggio 2. Scopri di quali risorse avranno bisogno i tuoi lettori
Pensa a tutte le risorse di cui i tuoi lettori avranno bisogno per completare il processo che vuoi descrivere. Comprendere le risorse coinvolte sarà utile quando si decide come descrivere ciascuno dei passaggi. Alcuni esempi di risorse necessarie includono:
- Fare la pasta: acqua, pasta, sale, pentola, scolapasta, calore, tempo
- Imparare a guidare: veicolo, insegnante, tempo (apprendimento e pratica), conoscenza del codice della strada
- Scrivere una lettera: abilità di scrittura e ortografia, carta, penna o matita
- Esecuzione di un rullo di tamburi: batteria, bacchette, un po' di esperienza nel suonare la batteria, tempo
Passaggio 3. Considera il tuo pubblico
Prima di andare oltre, dovresti prenderti un po' di tempo per pensare a chi è il tuo pubblico e cosa sa già del tuo argomento. Questa conoscenza può aiutarti a determinare quali informazioni devi includere e quali informazioni potresti essere in grado di tralasciare.
Ad esempio, se stai scrivendo un documento di processo su come cucinare la pasta per un pubblico generico che può o meno sapere come cucinare, allora probabilmente vorrai definire termini come "al dente" e descrivere cosa si intende per " bollitura rotolante.”
Passaggio 4. Crea un titolo
Ogni documento di processo ha bisogno di un titolo chiaro che spieghi quale processo stai descrivendo in dettaglio. Per determinare come dovresti chiamare il tuo documento di processo, pensa a cosa vuoi che i tuoi lettori imparino a fare. Ad esempio, potresti chiamare il documento di processo "Fai la pasta", "Impara a guidare" o "Scrivi una lettera".
Usa la forma imperativa per il titolo e i passaggi. Il tuo documento di processo dovrebbe iniziare con un verbo al presente, come "fare", "cucinare", "imparare" o "scrivere". Dovresti continuare a usare questo tempo per descrivere i passaggi del tuo processo
Passaggio 5. Usa la tua introduzione per attirare i tuoi lettori
L'introduzione del tuo documento di processo ti darà la possibilità di spiegare cosa offrirà il documento e attirerà anche l'attenzione del tuo lettore. Nella tua introduzione, è una buona idea creare un senso di urgenza in modo che il tuo lettore vorrà continuare a leggere. Prova a creare un problema per i tuoi lettori e poi offri di risolverlo.
Ad esempio, quando introduci un documento di processo che spiega come fare la pasta, potresti dire qualcosa del tipo: "Cucinare la pasta può sembrare facile, ma è facile cuocere troppo o poco la pasta. Questo è un problema perché la pasta troppo gommosa o troppo morbida può essere poco appetitosa, indipendentemente dal tipo di salsa che ci metti sopra. Ma se fai la pasta nel modo giusto, la tua pasta sarà impressionante quanto il tuo sugo”
Parte 2 di 3: descrizione del processo
Passaggio 1. Scomporre il processo
Pensa alle cose che devono accadere come parte del processo che stai cercando di descrivere. Annota quante più parti del processo possibile per iniziare. Questa è una strategia di pre-scrittura chiamata "listing". Mentre lo fai, prova a suddividere il processo in passaggi piccoli e facili da capire. Ad esempio, se vuoi spiegare come fare la pasta, potresti scrivere:
- Prendi una pentola e riempila d'acqua.
- Metti la pentola sul fuoco e alza la fiamma.
- Tira fuori la pasta.
- Aggiungi la pasta all'acqua.
- Abbassa leggermente il fuoco.
- Cuocere per il tempo indicato sulla confezione.
- Scolare la pasta in uno scolapasta nel lavandino.
Passaggio 2. Metti in ordine i tuoi passi
Una volta che hai un elenco di base dei passaggi che i tuoi lettori dovranno completare, esaminali e assicurati che siano in ordine. Considera se avrebbe più senso dare uno dei tuoi passaggi prima o dopo nella sequenza.
- Ad esempio, se stai descrivendo il processo di preparazione della pasta, potresti pensare se ha più senso dire ai lettori di tirare fuori la pasta prima o dopo che l'acqua si è riscaldata.
- Se il processo che stai descrivendo è qualcosa di piuttosto complicato o che puoi fare senza pensare, allora potresti dover dedicare più tempo a considerare la logica dei tuoi passaggi. Ad esempio, se sei un batterista esperto che cerca di descrivere come eseguire un rullo di tamburi, potresti dover sederti alla batteria e fare alcuni rulli di batteria.
- Mentre esegui i passaggi del tuo processo, pensa a cosa succede prima, secondo, terzo, ecc. Confronta questa sequenza con il tuo elenco di passaggi.
Passaggio 3. Determinare se è necessario fornire ulteriori informazioni
Pensa di nuovo al processo e prova a determinare se mancano informazioni dal processo. Cerca di determinare se c'è qualcosa che i lettori dovranno fare prima di poter completare uno dei tuoi passaggi.
- Ad esempio, potresti consigliare ai tuoi lettori di impostare un timer quando aggiungi la pasta all'acqua. Oppure, potresti consigliare ai lettori di controllare un pezzo di pasta prima di scolare l'intera pentola.
- Prova a leggere i tuoi passi a un amico per vedere se c'è qualcosa che ti sei perso. Non elaborare nulla di ciò che hai scritto, leggi semplicemente i tuoi passi a un amico e chiedi suggerimenti.
Passaggio 4. Espandi i tuoi passi
Dopo aver ideato una sequenza solida per i tuoi passi, dovrai espandere ciascuno dei tuoi passaggi. Ogni passaggio del documento di processo dovrebbe includere informazioni utili per aiutare i lettori a capire come completare ciascuno dei passaggi. Cerca di essere il più dettagliato possibile.
Ad esempio, quando consigli ai lettori di estrarre una pentola e riempirla d'acqua, dovrai dire che tipo di lettori di pentole dovrebbero usare e quanta acqua dovrebbero aggiungere alla pentola. Potresti dire ai lettori di usare una pentola capiente per cuocere la pasta e riempirla con 12 tazze d'acqua
Passaggio 5. Fornire esempi
Gli esempi possono aiutare i tuoi lettori a farsi un'idea più chiara di come fare qualcosa che potrebbe essere difficile da capire. Prova a usare esempi che saranno facili da mettere in relazione per i tuoi lettori e spiega come l'esempio si collega al processo che stai descrivendo.
Ad esempio, se stai cercando di spiegare ai lettori quanto è stretta una bacchetta per fare un rullo di tamburi, allora potresti usare l'esempio di tenere una matita per descrivere quanta pressione è richiesta. I lettori saranno in grado di relazionarsi con il tenere una penna o una matita e usare quella conoscenza per aiutarli a tenere una bacchetta nel modo giusto
Passaggio 6. Offri consigli per la risoluzione dei problemi
Pensa agli errori comuni che le persone commettono quando cercano di completare questo processo e assicurati di affrontare questi errori comuni nel tuo documento. Potresti trovare un modo per inserire queste informazioni in uno dei tuoi passaggi o potresti fornire queste informazioni alla fine del documento.
Ad esempio, forse il motivo per cui molte persone finiscono per cuocere troppo la pasta è perché dimenticano di impostare un timer. O forse molte persone hanno difficoltà con i rulli di tamburi perché tengono le bacchette troppo strette
Parte 3 di 3: finire il documento
Passaggio 1. Includi le transizioni dove necessario
Le transizioni sono parole che aiutano a migliorare il flusso della tua scrittura. Le transizioni possono aiutarti a chiarire quando i lettori dovrebbero fare le cose nel tuo processo. Ad esempio, potresti consigliare ai tuoi lettori di impostare il timer correttamente PRIMA di aggiungere la pasta all'acqua bollente. Oppure, potresti consigliare ai tuoi lettori di indossare guanti da forno E POI versare la pasta nello scolapasta nel lavandino. Alcune altre buone parole di transizione da utilizzare in un documento di processo includono:
- prossimo
- dopo
- primo
- Ultimo
- anche
Passaggio 2. Semplifica la tua lingua
Quando si descrive un processo per un vasto pubblico, è importante assicurarsi che le parole usate siano abbastanza semplici da essere comprese dalla maggior parte delle persone. Usare un sacco di gergo (linguaggio tecnico) può rendere difficile per i lettori capire le istruzioni. Prenditi un minuto per leggere le tue istruzioni e cercare modi per semplificare la lingua.
Se hai bisogno di usare una parola speciale per descrivere il tuo processo, assicurati di definirlo per i tuoi lettori. Ad esempio, se descrivi come fare la pasta, dovresti spiegare cosa significa "al dente"
Passaggio 3. Testare il processo
È importante assicurarsi che il processo che hai descritto possa essere eseguito con successo seguendo le tue istruzioni. Prova a completare il processo che hai descritto seguendo ogni passaggio nell'ordine in cui li hai inseriti e utilizzando solo le informazioni che hai incluso.
- Mentre provi il tuo processo, prova a identificare le informazioni mancanti o tutto ciò che potrebbe non essere chiaro ai tuoi lettori.
- Chiedi a qualcun altro di testare anche il tuo processo. Far testare il tuo processo a qualcun altro può garantire una precisione ancora maggiore nel documento di processo. Chiedi a un amico o un familiare di seguire i tuoi passi per completare il processo che hai descritto.
Passaggio 4. Formatta il documento
A seconda di come si prevede di utilizzare il documento di processo, potrebbe essere necessario formattarlo. Ad esempio, se il tuo documento di processo deve essere formattato come un saggio in stile MLA per un compito in classe, dovrai rivedere le linee guida del tuo istruttore e assicurarti che il tuo documento le soddisfi. Se stai utilizzando il tuo documento per un sito web, dovrai formattare il documento per soddisfare le tue esigenze.
