Se devi spostare un elenco o una tabella di dati da Word a Excel, non devi copiare e incollare ogni singola informazione nella propria cella del foglio di calcolo. Formattando correttamente prima il documento di Word, puoi facilmente importare l'intero documento in Excel con pochi clic.
Passi
Metodo 1 di 2: Conversione di un elenco
Passaggio 1. Comprendere come verrà convertito il documento
Quando importi un documento in Excel, verranno utilizzati determinati caratteri per determinare quali dati devono essere inseriti in ciascuna cella del foglio di calcolo Excel. Eseguendo alcuni passaggi di formattazione prima dell'importazione, sarai in grado di controllare come appare il foglio di calcolo finale e ridurre al minimo la quantità di formattazione manuale che devi eseguire. Ciò è particolarmente utile se si importa un elenco di grandi dimensioni da un documento di Word in Excel.
Questo metodo funziona meglio quando si dispone di un elenco di più voci, ciascuna formattata allo stesso modo (elenco di indirizzi, numeri di telefono, indirizzi e-mail, ecc.)
Passaggio 2. Scansiona il documento per eventuali errori di formattazione
Prima di iniziare il processo di conversione, assicurati che ogni voce sia formattata nello stesso modo. Ciò significa correggere eventuali errori di punteggiatura o riorganizzare le voci che non corrispondono al resto. Ciò garantirà che i dati vengano trasferiti correttamente.
Passaggio 3. Visualizza i caratteri di formattazione nel documento di Word
La visualizzazione dei caratteri di formattazione normalmente nascosti ti aiuterà a determinare il modo migliore per suddividere le voci. Puoi visualizzarli facendo clic sul pulsante "Mostra/Nascondi segni di paragrafo" nella scheda Home o premendo Ctrl+⇧ Maiusc+*
La maggior parte degli elenchi avrà un segno di paragrafo alla fine di ogni riga o uno alla fine della riga e uno nella riga vuota tra le voci. Utilizzerai i segni per inserire i caratteri utilizzati da Excel per differenziare le celle
Passaggio 4. Sostituisci i segni di paragrafo tra ogni voce per eliminare lo spazio extra
Excel utilizzerà lo spazio tra le voci per determinare le righe, ma per ora dovrai liberartene per aiutare il processo di formattazione. Non preoccuparti, lo riaggiungerai tra un po'. Funziona meglio quando hai un segno di paragrafo alla fine di una voce e uno nello spazio tra le voci (due di fila).
- Premi Ctrl+H per aprire la finestra Trova e sostituisci.
- Digita ^p^p nel campo Trova. Questo è il codice per due segni di paragrafo di fila. Se ogni voce è una singola riga e non ci sono righe vuote tra di loro, usa invece un singolo ^p.
- Immettere un carattere di delimitazione nel campo Sostituisci. Assicurati che non sia un carattere che appare ovunque nel documento, come ~.
- Fare clic su Sostituisci tutto. Noterai che le voci possono combinarsi tra loro, ma non è un problema in questo momento purché il carattere di delimitazione sia nel posto giusto (tra ogni voce)
Passaggio 5. Separare ogni voce in campi separati
Ora che le tue voci sono separate in modo che appaiano nelle righe successive, ti consigliamo di definire quali dati verranno visualizzati in ciascun campo. Ad esempio, se ogni voce è un nome sulla prima riga, un indirizzo sulla seconda riga e uno stato e un codice postale sulla terza riga, è possibile
- Premi Ctrl+H per aprire la finestra Trova e sostituisci.
- Rimuovi uno dei segni ^p nel campo Trova.
- Cambia il carattere nel campo Sostituisci in una virgola,.
- Fare clic su Sostituisci tutto. Questo sostituirà i restanti simboli di paragrafo con il separatore di virgole, che separerà ogni riga in un campo.
Passaggio 6. Sostituire il carattere di delimitazione per completare il processo di formattazione
Dopo aver eseguito i due passaggi Trova e sostituisci sopra, l'elenco non avrà più l'aspetto di un elenco. Tutto sarà sulla stessa riga, con virgole tra ogni pezzo di dati. Questo passaggio finale Trova e sostituisci restituirà i tuoi dati a un elenco mantenendo le virgole che definiscono i campi.
- Premi Ctrl+H per aprire la finestra Trova e sostituisci.
- Inserisci ~ (o qualunque carattere tu abbia scelto originariamente) nel campo Trova.
- Inserisci ^p nel campo Sostituisci.
- Fare clic su Sostituisci tutto. Ciò suddividerà le tue voci in singoli raggruppamenti separati da virgole.
Passaggio 7. Salva il file come file di testo normale
Ora che la formattazione è completa, puoi salvare il documento come file di testo. Ciò consentirà a Excel di leggere e analizzare i dati in modo che vadano nei campi corretti.
- Fare clic sulla scheda File e selezionare "Salva con nome".
- Fare clic sul menu a discesa "Salva come" e selezionare "Testo normale".
- Assegna un nome al file come preferisci e fai clic su Salva.
- Se viene visualizzata la finestra Conversione file, fai clic su OK.
Passaggio 8. Apri il file in Excel
Ora che hai salvato il file in formato testo, puoi aprirlo in Excel.
- Fare clic sulla scheda File e selezionare Apri.
- Fare clic sul menu a discesa "Tutti i file Excel" e selezionare "File di testo".
- Fare clic su Avanti > nella finestra Importazione guidata testo.
- Seleziona "Virgola" nell'elenco Delimitatore. Puoi vedere come verranno separate le voci nell'anteprima in basso. Fare clic su Avanti >.
- Seleziona il formato dei dati per ciascuna delle colonne e fai clic su Fine.
Metodo 2 di 2: Conversione di una tabella
Passaggio 1. Crea una tabella in Word con i tuoi dati
Se hai un elenco di dati in Word, puoi convertirlo in un formato tabella in Word e quindi copiare rapidamente quella tabella in Excel. Se i tuoi dati sono già in formato tabella, vai al passaggio successivo.
- Seleziona tutto il testo che desideri convertire in una tabella.
- Fare clic sulla scheda Inserisci e quindi fare clic sul pulsante Tabella.
- Seleziona "Converti testo in tabella".
- Immettere il numero di righe per record nel campo "Numero di colonne". Se hai una riga vuota tra ogni record, aggiungine uno al totale.
- Fare clic su OK.
Passaggio 2. Controlla la formattazione della tabella
Word genererà una tabella in base alle tue impostazioni. Ricontrollalo per assicurarti che tutto sia dove dovrebbe essere.
Passaggio 3. Fare clic sul piccolo pulsante "+" che appare nell'angolo in alto a sinistra della tabella
Questo apparirà quando passi il mouse sul tavolo. Facendo clic su questo verranno selezionati tutti i dati nella tabella.
Passaggio 4. Premere
Ctrl+C per copiare i dati.
Puoi anche fare clic sul pulsante "Copia" nella scheda Home.
Passaggio 5. Apri Excel
Una volta che i dati sono stati copiati, puoi aprire Excel. Se vuoi inserire i dati in un foglio di calcolo esistente, caricalo. Posiziona il cursore nella cella in cui vuoi che appaia la cella in alto a sinistra della tabella.
Passaggio 6. Premere
Ctrl+V per incollare i dati.
Le singole celle della tabella di Word verranno inserite in celle separate nel foglio di calcolo di Excel.
Passaggio 7. Dividi le colonne rimanenti
A seconda del tipo di dati che stai importando, potresti avere bisogno di formattazione aggiuntiva. Ad esempio, se stai importando indirizzi, la città, l'abbreviazione dello stato e il codice postale potrebbero trovarsi tutti nella stessa cella. Puoi fare in modo che Excel li divida automaticamente.
- Fare clic sull'intestazione della colonna che si desidera dividere per selezionare l'intera colonna.
- Seleziona la scheda "Dati" e fai clic sul pulsante "Testo in colonne".
- Fare clic su Avanti > e quindi selezionare la "Virgola" nel campo Delimitatori. Se stai usando l'esempio sopra, questo separerà la città dall'abbreviazione dello stato e dal codice postale.
- Fare clic su Fine per salvare le modifiche.
- Seleziona la colonna che deve ancora essere divisa e ripeti il processo, selezionando "Spazio" invece di "Virgola" come delimitatore. Questo separerà l'abbreviazione dello stato dal codice postale.
