Questo articolo spiega come creare una riunione Zoom che si verifica in una data e un'ora specifiche. Indipendentemente da dove accedi a Zoom, puoi pianificare rapidamente una riunione facendo clic su Programma icona e compilando un semplice modulo.
Passi
Metodo 1 di 3: utilizzo dell'app Zoom su un computer
Passaggio 1. Apri l'applicazione Zoom sul tuo PC o Mac
Sarà nel menu di Windows su un PC e nella cartella Applicazioni su un Mac. Se non hai già effettuato l'accesso, ti verrà chiesto di farlo ora.
Passaggio 2. Fare clic sull'icona blu Pianificazione
È l'icona del calendario nell'angolo in basso a sinistra di Zoom.
Passaggio 3. Immettere un argomento per la riunione
Nel campo Argomento, digita un nome descrittivo per l'evento, ad esempio Riunione del personale o Performance dal vivo.
Passaggio 4. Immettere l'ora, la data e la durata della riunione
Seleziona un'ora e una data di inizio per la riunione, quindi scegli una durata dal menu a discesa per creare automaticamente un'ora di fine. Se la riunione si svolge più di una volta, seleziona la casella accanto a "Riunione ricorrente" e scegli ulteriori preferenze di orario.
Passaggio 5. Compila la sezione "Sicurezza"
In questa sezione puoi modificare le tue preferenze relative alla password e controllare se utilizzare una sala d'attesa per i partecipanti:
- Le password sono abilitate e create per impostazione predefinita. Puoi cambiare la password con qualcos'altro, se lo desideri, o disabilitarla del tutto rimuovendo il segno di spunta dalla casella "Passcode". Se disponi di un account Zoom gratuito, devi utilizzare una password.
- Se desideri che i partecipanti attendano in una sala d'attesa virtuale prima di consentire loro di partecipare alla riunione, lascia selezionata l'opzione "Sala d'attesa" (consigliata). Se preferisci che le persone con la password possano partecipare senza il tuo intervento, rimuovi il segno di spunta.
Passaggio 6. Selezionare un'opzione ID riunione
Se desideri utilizzare il tuo ID riunione personale per impostare questa riunione, seleziona ID riunione personale in "ID riunione". Ciò ti consentirebbe di applicare le modifiche apportate qui a tutte le riunioni che utilizzano questo ID. Se questo è un tipo di riunione una tantum, seleziona Genera automaticamente per creare un ID univoco.
Passaggio 7. Scegli chi può trasmettere immediatamente il video
Nella sezione "Video", puoi scegliere se l'organizzatore e/oi partecipanti devono condividere il video non appena inizia la riunione. Entrambi sono impostati su "off" per impostazione predefinita, il che significa che la videocamera di nessuno sarà abilitata all'inizio, chiunque può abilitare le proprie videocamere in seguito, se lo desidera.
Passaggio 8. Seleziona le tue preferenze audio e di chiamata
Se il tuo account consente alle persone di telefonare alle riunioni, puoi consentire le chiamate da telefoni, audio del computer e/o dispositivi di terze parti. È inoltre possibile selezionare quali numeri di chiamata in ingresso regionali includere nella riunione.
Passaggio 9. Selezionare un'opzione del calendario
Se desideri aggiungere immediatamente la riunione al tuo calendario e inviare rapidamente un invito, scegli Google Calendar, Veduta, o Altri calendari come necessario. Dopo aver creato la riunione, verrai indirizzato a un nuovo evento di calendario precompilato che puoi modificare e utilizzare per gli inviti.
Passaggio 10. Fare clic su Opzioni avanzate per espandere più opzioni per i partecipanti
Ciò include l'opzione per consentire ai partecipanti di unirsi prima dell'organizzatore, nonché l'opzione per disattivare l'audio dei partecipanti immediatamente dopo l'ingresso. A seconda del tipo di account, qui puoi trovare anche alcune o tutte le seguenti opzioni:
- Per limitare l'accesso, seleziona l'opzione per consentire l'accesso solo agli utenti autenticati.
- Se disponi dei privilegi di pianificazione per qualcun altro nella tua organizzazione, puoi selezionare quella persona dal menu a discesa. L'opzione Host alternativi ti consente anche di aggiungere l'indirizzo e-mail per un altro utente Zoom con licenza che dovrebbe anche avere accesso completo all'host.
- Se l'interpretazione linguistica è disponibile, puoi configurare le tue impostazioni qui.
- Per aggiungere un host aggiuntivo dalla tua organizzazione, inserisci l'indirizzo email dell'altro host nella sezione "Host alternativi".
- Per consentire ai partecipanti di partecipare prima dell'organizzatore, abilitare "Partecipa prima dell'organizzatore". Con questa impostazione, puoi anche avviare la riunione con tutti i partecipanti disattivati fino all'arrivo dell'ospite selezionando Disattiva i partecipanti all'ingresso.
Passaggio 11. Fare clic su Salva per creare la riunione
Ora che la riunione è pianificata, il servizio di calendario selezionato si aprirà, consentendoti di aggiungere la riunione al tuo calendario, aggiungere ospiti e impostare orari di riunione ricorrenti (se applicabile).
- Se desideri visualizzare o modificare la riunione, fai clic su Incontri scheda in alto, quindi seleziona la riunione.
- Per inviare inviti senza utilizzare il calendario, fai clic su Copia invito, quindi incollare il contenuto copiato in un'e-mail, messaggio o post.
Metodo 2 di 3: utilizzo del portale Web Zoom
Passaggio 1. Vai su https://zoom.us/meeting in un browser web
Se hai effettuato l'accesso a Zoom, viene visualizzata la pagina Riunioni. Se non hai effettuato l'accesso, segui le istruzioni sullo schermo per farlo ora.
Passaggio 2. Fare clic sul pulsante Pianifica una riunione
È il pulsante blu vicino all'angolo in alto a destra dell'elenco delle riunioni.
Le opzioni visualizzate nel modulo variano in base al tipo di account e alle impostazioni dell'organizzazione/gruppo
Passaggio 3. Immettere un argomento e una descrizione per la riunione
Nel campo Argomento, digita un nome descrittivo per l'evento, ad esempio Riunione di tutto il personale o Lettura di poesie. Puoi anche digitare una descrizione dell'evento nel campo "Descrizione": non è facoltativo, ma può essere utile.
Passaggio 4. Immettere l'ora e la data della riunione
- Digita la data nel campo o fai clic sull'icona del calendario per utilizzare il calendario visivo.
- Seleziona l'ora di inizio della riunione dai menu a discesa. Se non utilizzi il formato 24 ore, ricordati di selezionare SONO o pomeridiano come necessario.
- Utilizza i menu a discesa "Durata" per impostare la durata della riunione.
- Scegli il fuso orario in cui si applica l'ora di inizio della riunione.
- Se la riunione si svolgerà più di una volta, seleziona la casella accanto a "Riunione ricorrente" e scegli le tue preferenze.
Passaggio 5. Personalizza la password
Le password sono abilitate e create per impostazione predefinita, ma puoi cambiare la password con qualcos'altro se lo desideri. Se non desideri richiedere una password, rimuovi il segno di spunta dalla casella "Passcode".
- Se disponi di un account Zoom gratuito, ti viene richiesta una password per la riunione.
- Per gestire le preferenze relative alla password, fai clic su Impostazioni scheda nel pannello di sinistra e regola le tue preferenze sotto l'intestazione "Sicurezza".
Passaggio 6. Selezionare una preferenza per la sala d'attesa
Se desideri che i partecipanti attendano in una sala d'attesa virtuale prima di consentire loro di partecipare alla riunione, lascia selezionata l'opzione "Sala d'attesa" (consigliata). Se preferisci che le persone con la password possano partecipare senza il tuo intervento, rimuovi il segno di spunta.
Passaggio 7. Scegli ulteriori opzioni di riunione
Le restanti opzioni variano a seconda del tipo di account che possiedi.
- Nella sezione "Video", puoi scegliere se l'organizzatore e/oi partecipanti devono condividere il video non appena inizia la riunione. Entrambi sono impostati su "off" per impostazione predefinita, il che significa che la fotocamera di nessuno sarà abilitata all'inizio, le persone possono abilitare le proprie fotocamere in un secondo momento, se lo desiderano.
- Se ti è stato chiesto di pianificare la riunione per qualcun altro, puoi selezionare l'organizzatore da un menu a discesa.
- Se la tua riunione richiede la registrazione, individua la sezione "Registrazione" e seleziona la casella accanto a "Obbligatorio". Le riunioni che richiedono la registrazione devono essere partecipate dall'app Zoom desktop o mobile (non dal portale web).
- Usa le opzioni nella sezione "Audio" per scegliere l'audio e le preferenze di ingresso del telefono.
- Abilita "Partecipa prima dell'organizzatore" se desideri consentire ai partecipanti di partecipare alla riunione prima di partecipare (o senza la tua approvazione).
Passaggio 8. Fare clic su Salva per pianificare la riunione
Questo salva le tue preferenze e mostra i dettagli della tua riunione.
- Puoi trovare il tuo incontro in Incontri scheda sul lato sinistro di Zoom.
- Per apportare modifiche, fare clic su Modifica questo incontro pulsante in basso.
- Per salvare la riunione nel tuo calendario, fai clic su una delle opzioni del calendario (ad es. Google Calendar) in cima.
Passaggio 9. Invita altri alla riunione
Vedrai un indirizzo web molto lungo accanto a "Link di invito" circa a metà pagina. Per condividere questo link insieme a tutte le informazioni necessarie per l'adesione, fare clic su Copia invito collegamento a destra del collegamento per aprire un invito preimpostato.
Per copiare l'invito, fai clic su Copia invito alla riunione pulsante nella parte inferiore del testo dell'invito. Quindi, incollalo in un'e-mail, messaggio o post facendo clic con il pulsante destro del mouse sull'area di digitazione e selezionando Impasto.
Metodo 3 di 3: utilizzo dell'app Zoom su un telefono o tablet
Passaggio 1. Apri l'app Zoom sul tuo Android, iPhone o iPad
È un'icona blu con una videocamera bianca all'interno. Di solito lo trovi nella schermata principale, nell'elenco delle app o effettuando una ricerca.
Passaggio 2. Tocca Pianifica
È l'icona blu con un calendario bianco all'interno. Si apre la schermata Pianifica riunione.
Passaggio 3. Assegna un nome alla riunione
Per impostazione predefinita, il nome della riunione include il tuo nome seguito da "Zoom riunione". Per cambiarlo, tocca il nome in alto e inserisci il tuo titolo. Dovrebbe essere qualcosa che descriva l'incontro, come Rapporti trimestrali o Letture di poesie.
Passaggio 4. Imposta l'ora di inizio e di fine della riunione
- Rubinetto Inizia per inserire la data e l'ora della riunione. Se non stai utilizzando l'orario di 24 ore/militare, assicurati di selezionare SONO o pomeridiano come necessario.
- Rubinetto Durata per impostare la durata della riunione. Questo determina l'ora di fine della riunione.
- Se la riunione deve svolgersi più di una volta, toccare Ripetere e scegli un programma di ripetizione. In caso contrario, vattene Nessuno selezionato.
- Per aggiungere la riunione al tuo calendario subito dopo averlo creato, tocca Calendario e seleziona la tua app di calendario.
Passaggio 5. Selezionare un'opzione ID personale
Se desideri utilizzare l'ID personale della riunione per impostare questa riunione, sposta l'interruttore "Usa ID riunione personale" su On. Ciò ti consentirebbe di applicare le modifiche apportate qui a tutte le riunioni che utilizzano questo ID.
Passaggio 6. Imposta le tue preferenze di sicurezza
Nella sezione sicurezza, puoi controllare quanto segue:
- Per impostazione predefinita, è necessaria una password per partecipare alla riunione. Se il tuo account lo consente, puoi disattivare l'interruttore per disabilitare una password. Se lo desideri, puoi anche modificare la password.
- Se desideri che i partecipanti attendano in una sala d'attesa virtuale prima di consentire loro di partecipare alla riunione, assicurati che l'interruttore "Sala d'attesa" sia in posizione On. Se preferisci che le persone con la password possano partecipare senza il tuo intervento, rimuovi il segno di spunta.
Passaggio 7. Seleziona le impostazioni video iniziali
Puoi scegliere se l'organizzatore e/oi partecipanti possono condividere il video non appena inizia la riunione. Entrambi gli interruttori sono disattivati per impostazione predefinita, il che significa che la fotocamera di nessuno sarà inizialmente abilitata. Sia gli organizzatori che i partecipanti possono comunque abilitare le loro videocamere in un secondo momento, se lo desiderano.
Passaggio 8. Scegli le opzioni audio/chiamata
Se supportato dal tipo di account, vedrai le opzioni per le connessioni audio. Puoi consentire ai partecipanti di chiamare tramite Solo telefono, Telefono e dispositivo audio, o Audio di terze parti. Puoi anche gestire i numeri di accesso della regione da mostrare nell'invito.
Passaggio 9. Seleziona le opzioni avanzate
Potresti visualizzare opzioni aggiuntive a seconda del tipo di account, ad esempio:
-
Consenti l'accesso prima dell'host:
Attiva o disattiva questa opzione a seconda che si desideri consentire ai partecipanti di accedere alla riunione prima dell'organizzatore.
-
Registra automaticamente la riunione:
Questa opzione è disabilitata per impostazione predefinita, ma puoi abilitarla se desideri registrare l'intera riunione sul tuo telefono o tablet.
-
Host alternativi:
Se desideri designare qualcun altro della tua organizzazione per ospitare la riunione con te, puoi selezionare quella persona qui.
Passaggio 10. Tocca Salva per pianificare la riunione
Questo crea un incontro con le preferenze selezionate. Puoi trovare l'incontro (e apportare modifiche se lo desideri) nel Incontri scheda nella parte inferiore di Zoom.
Se hai scelto l'opzione per aggiungere la riunione al tuo calendario, apparirà la finestra Nuovo evento del tuo calendario in modo da poter completare l'operazione
Passaggio 11. Invita altri alla riunione
Se il tuo calendario si è aperto con una schermata Nuovo evento, usa i controlli del tuo calendario per inviare gli inviti direttamente dalla finestra Nuovo evento. Puoi anche inviare inviti dalla riunione in Zoom seguendo questi passaggi:
- Clicca il Incontri scheda nella parte inferiore di Zoom.
- Tocca la riunione.
- Rubinetto Aggiungi invitati.
- Scegli come invitare gli altri (di E-mail, Messaggio (testo), o Copia negli appunti (che ti consente di incollare i dettagli della riunione in qualsiasi messaggio o app).
- Segui le istruzioni sullo schermo per inviare l'invito.
Suggerimenti
- Se stai utilizzando il livello gratuito di Zoom, puoi pianificare una riunione fino a 40 minuti con tre o più partecipanti.
- Gli ID riunione non ricorrenti scadono dopo 30 giorni dalla data della riunione pianificata, ma è possibile riavviare l'ID riunione prima della fine del periodo di 30 giorni.
- È possibile avviare una riunione prima dell'orario programmato.
