Considerando il fatto che ogni giorno vengono inviati e ricevuti oltre 300 miliardi di e-mail, non sorprende che le persone abbiano sviluppato una "fatica da posta elettronica". Ecco perché è così importante scrivere e-mail efficaci che trasmettano il tuo punto di vista in modo chiaro e conciso: non vuoi che le persone non leggano completamente l'e-mail di invito alla riunione perché è troppo lunga o poco chiara. Non preoccuparti: questo wikiHow ti guiderà attraverso tutto ciò che dovresti fare quando scrivi un'e-mail per un invito a una riunione, ad esempio come scrivere un oggetto forte, cosa dovresti dire nel corpo dell'e-mail e come puoi usare un app calendario per semplificare le cose.
Passi
Metodo 1 di 3: scrivere un oggetto forte
Passaggio 1. Scrivi un oggetto breve e pertinente con la data e l'argomento della riunione
Includere questi dettagli significa che le persone sapranno quando è e cosa deve essere discusso senza nemmeno aprire l'e-mail. Ad esempio, potresti scrivere "Riunione dell'8 dicembre: nuove linee guida per i rapporti".
Avvertimento:
Tralasciare l'argomento della riunione probabilmente farà sì che le persone rispondano, chiedendo se è rilevante per il loro dipartimento o se la loro presenza è obbligatoria, quindi assicurati di indicare l'argomento!
Passaggio 2. Chiedi conferma della partecipazione nella riga dell'oggetto
Se hai bisogno di sapere chi verrà alla riunione, chiedi conferma nell'oggetto. In questo modo, sapranno che devono rispondere il prima possibile anche prima di aprire l'e-mail. Potresti scrivere: "Riunione delle risorse umane di venerdì 10/6, per favore conferma al più presto".
Potresti anche scrivere "Per favore rispondi: riunione delle risorse umane 10/6"
Passaggio 3. Fagli sapere se si tratta di una riunione di emergenza nella riga dell'oggetto
Se è un problema urgente o urgente che giustifica un incontro subito, aggiungi un senso di urgenza all'oggetto. Ad esempio, potresti scrivere qualcosa sulla falsariga di "Riunione di emergenza lunedì 2/31: Cybersecurity".
È importante notare anche l'oggetto della riunione per dare loro un'idea di cosa aspettarsi
Passaggio 4. Indica se la frequenza è obbligatoria o suggerita
Se lavori per una grande azienda, la presenza di alcune persone potrebbe non essere richiesta per ogni riunione. Indicare il dipartimento competente nella riga dell'oggetto o far sapere ai destinatari se devono partecipare. Ad esempio, potresti scrivere "Riunione di marketing obbligatoria 10/6".
Se l'incontro non è necessario, potresti scrivere: "Incontro suggerito 10/6 su tattiche di ricerca efficienti"
Passaggio 5. Utilizzare parole complete nella riga dell'oggetto per evitare qualsiasi confusione
Le abbreviazioni possono sembrare efficienti, ma non sono specifiche come le parole complete e possono causare confusione. Ad esempio, "SAP" potrebbe significare "sistemi ed elaborazione" o "piano di campionamento e analisi" a seconda di chi ha e non ha familiarità con il tuo gergo.
Tuttavia, è possibile utilizzare abbreviazioni comuni come "RSVP", "HR" e "Mer"
Metodo 2 di 3: Creare il corpo della tua email
Passaggio 1. Scrivi una breve introduzione amichevole e una breve nota
Presentarsi è necessario se lavori per una grande azienda o se non conosci ancora tutti. È anche importante menzionare in questa breve introduzione se è necessario completare e/o portare alla riunione documenti o forniture.
Rendi la tua presentazione personale o pertinente al lavoro. Ad esempio, "Ciao team, non vedo l'ora che venga lanciato il nuovo programma la prossima settimana!"
Consiglio:
Ricorda ai destinatari se devono completare qualsiasi attività o portare qualcosa con sé alla riunione. Ad esempio, "Come promemoria, porta 4 copie stampate dei tuoi elenchi di contatti dei fornitori".
Passaggio 2. Elencare la data e l'ora della riunione sulla propria riga in modo che si distingua
Queste sono informazioni essenziali per consentire alle persone di partecipare alla riunione, quindi vuoi che siano chiare e si distinguano dal resto del testo. Rientra 2 righe sopra e sotto e/o mettilo in grassetto.
- Esempio: "6 ottobre, 10:30 - 11:45"
- Se la riunione è online, elenca il fuso orario in modo che le persone in fusi orari diversi non si perdano a causa di problemi di comunicazione. Ad esempio, potresti scrivere: "6 ottobre, 10:30 - 11:45 (PST)"
Passaggio 3. Elenca la posizione dopo la data e l'ora
Fai risaltare la posizione tanto quanto la data e l'ora, specialmente se ti incontri in un nuovo posto, se è difficile da trovare o se sai che alcuni dei destinatari non hanno familiarità con la posizione. Per le riunioni virtuali (tramite un forum dal vivo o una chat video), fornire un collegamento al forum o una videochiamata per un facile accesso.
Quando dai indicazioni, sii il più dettagliato possibile. Ad esempio: “Vieni alla sala conferenze 592 nell'edificio Timaren (209 Nix St.). La stanza 592 si trova al secondo piano dell'edificio, quindi dovrai prendere l'ascensore dal piano terra, uscire al 12 e usare gli ascensori sul lato sud dell'edificio (alla tua sinistra) per salire al 59° piano”
Passaggio 4. Condividi lo scopo della riunione
Fai sapere ai destinatari cosa porterà a termine l'incontro. Offrire una breve agenda per la riunione li aiuterà a riconoscere quali attività devono essere svolte in anticipo. Puoi semplicemente indicare l'argomento (come "Aggiornamento sicurezza informatica") oppure puoi fornire una sequenza temporale:
- 10:30 - 10:45 Condividi gli aggiornamenti di stato per il progetto
- 10:45 - 11:10 Confronta e seleziona offerte valide
- 11:10 - 11:30 Brainstorming e obiettivi per il lancio
Passaggio 5. Correggi la tua email per errori grammaticali e di fatto
Le cose più importanti da correggere sono la data, l'ora e il luogo della riunione, quindi assicurati di averle corrette! Puoi anche rileggere la tua introduzione, l'agenda o altre note che potresti aver incluso per assicurarti di aver coperto tutte le nozioni di base.
Leggi la tua email ad alta voce per assicurarti che la tua scrittura sia chiara e concisa prima di inviarla
Metodo 3 di 3: utilizzo di Outlook o un'applicazione di calendario integrata
Passaggio 1. Fare clic su "Nuova riunione" nella scheda Home in Outlook
Se la tua azienda utilizza un database di comunicazione con un calendario integrato, come Outlook, utilizzalo per impostare la riunione. Questo è in genere il punto di contatto preferito per le persone con cui lavori.
Se la tua azienda non utilizza Outlook o qualcosa di simile, puoi utilizzare la tua email relativa al lavoro per inviare l'invito
Passaggio 2. Selezionare un'ora e una data dalla finestra "Assistente pianificazione"
Dopo aver creato una nuova riunione, verrà visualizzata la finestra del calendario. Fare clic su "Assistente di pianificazione" ed evidenziare un'ora e una data disponibili per la riunione.
Assicurati che sia un momento in cui tu e i partecipanti previsti siete disponibili. A seconda dell'applicazione della tua azienda, potresti dover modificare le impostazioni di visualizzazione per mostrare il programma di tutti (oltre al tuo)
Passaggio 3. Aggiungi i partecipanti digitando i loro nomi o utilizzando la tua rubrica
Fare clic sulla barra di testo per inserire manualmente i nomi o scorrere la rubrica e selezionare i nomi dall'elenco. Utilizza la funzione "Assistente alla pianificazione" per verificare la disponibilità di altre persone.
Se le persone non sono disponibili, i loro nomi verranno evidenziati. L'assistente mostrerà anche le fasce orarie consigliate in base alle tue esigenze e ai programmi dei partecipanti
Passaggio 4. Impostare l'ora di inizio e di fine della riunione
Assicurati che la data della riunione sia la data selezionata in precedenza e fai clic sul pulsante del calendario per apportare eventuali modifiche, se necessario. Quindi utilizzare le frecce a discesa a destra degli elenchi di orari per selezionare l'ora di inizio e di fine corretta.
L'aggiunta degli orari di fine è più rispettosa del tempo delle persone in modo che sappiano cosa aspettarsi e possano pianificare il loro tragitto giornaliero o aggirare la riunione
Passaggio 5. Fare clic su "Appuntamento" nella scheda "Riunione" nella parte superiore dello schermo
Facendo clic su questo pulsante si tornerà alla schermata dell'appuntamento generale e si dovrebbe vedere l'ingresso programmato. Da qui, sarai in grado di aggiungere un oggetto, un luogo e delle note.
Se non vedi la tua voce pianificata nella schermata dell'appuntamento, torna indietro e ripeti la procedura finché non viene visualizzata
Passaggio 6. Sii specifico quando inserisci l'oggetto, la posizione e le note
Fai sapere ai destinatari di cosa tratta l'incontro in poche parole (ad es. "Prossimo test del prodotto"). Sii specifico sulla posizione, fornendo indicazioni se non è un tipico luogo di incontro o se è difficile da raggiungere. Aggiungi eventuali note aggiuntive (come qualsiasi lavoro di preparazione) che siano rilevanti per la riunione.
- Fornisci l'indirizzo del luogo, anche se pensi che lo sappiano già.
- Fai clic su "Invia" quando hai finito.
Consiglio:
Evita argomenti troppo ampi come il "brainstorming" perché questo non dice molto alle persone sullo scopo della riunione. Invece, potresti dire "brainstorming fornitori per un nuovo prodotto".
Suggerimenti
- Quando correggi la tua e-mail o il tuo invito, mantienilo breve e al punto.
- Usa un tono di scrittura amichevole e professionale.
- Ricontrolla l'elenco dei destinatari per assicurarti che tutti coloro che devono essere presenti siano invitati.
- Digita gli indirizzi nella riga "ccn" se desideri che tutti gli indirizzi rimangano nascosti ai destinatari.
Avvertenze
- Non inviare l'invito o l'e-mail senza data, ora e luogo. Probabilmente frustrerà i tuoi invitati e riceverai una sfilza di risposte che richiedono tali informazioni.
- Non scrivere tutto in maiuscolo, verrà interpretato come un grido ed è altamente poco professionale.
