Come scrivere un'e-mail (con immagini)

2024 Autore: Gilbert Ryder | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-16 17:34

Scrivere un'e-mail è abbastanza semplice, ma c'è un formato generale che dovresti tenere a mente. Inoltre, tieni presente le differenze tra e-mail informali e formali. Ecco cosa devi sapere.

Come scrivere la presentazione delle migliori e-mail

Passi

Parte 1 di 5: E-mail essenziali

Passaggio 1. Imposta un indirizzo email

Se non disponi già di un indirizzo e-mail, dovrai registrarti con un provider di posta elettronica prima di procedere. Per fortuna, ci sono molti provider di posta elettronica gratuiti basati sul Web con cui puoi ottenere un indirizzo e-mail gratuito senza alcun costo. Alcuni dei più popolari includono:

Gmail
Hotmail
Yahoo Mail

Passaggio 2. Fare clic su "Componi" o "Nuovo

"Prima di poter scrivere un'e-mail, dovrai aprire una nuova casella di messaggio vuota in cui scrivere l'e-mail. Il metodo esatto varia a seconda del servizio che utilizzi, ma di solito nella parte superiore della pagina è presente un pulsante con un'etichetta come "Componi", "Nuovo" o "Nuovo messaggio".

Se non sei sicuro su come creare un nuovo messaggio, controlla le pagine di aiuto per il tuo servizio di posta elettronica per saperne di più in modo più dettagliato

Passaggio 3. Elenca gli indirizzi email dei destinatari

Non è necessario indicare il proprio indirizzo e-mail, ma è necessario specificare l'indirizzo e-mail della persona o delle persone a cui si intende inviare l'e-mail.

Uno spazio è spesso sufficiente per separare più indirizzi e-mail, ma alcuni servizi richiedono di separare più indirizzi con una virgola o qualche altra forma di punteggiatura. Se questo è il caso, queste istruzioni dovrebbero essere specificate dal tuo provider di posta elettronica specifico.
Digitare l'indirizzo e-mail del destinatario o dei destinatari principali nel campo "A:". Il destinatario principale di solito si riferisce a chiunque sia diretto o indirizzato all'e-mail nel corpo dell'e-mail.
Digita altri indirizzi email nel campo "CC:". Questo è il campo "copia". Un destinatario dovrebbe essere elencato nel campo "CC:" se l'e-mail non li menziona direttamente ma fa riferimento a qualcosa di cui l'individuo dovrebbe essere a conoscenza.
Usa il campo "Ccn:" per nascondere gli indirizzi email. Se non vuoi che i destinatari di un'e-mail vedano un elenco di indirizzi e-mail a cui è stato inviato il messaggio, devi digitare tali indirizzi e-mail nel campo "copia nascosta".

Passaggio 4. Includi un argomento informativo

Ogni servizio di posta elettronica ti consentirà di digitare un oggetto o un titolo per la tua email nella casella "Oggetto".

L'oggetto dovrebbe essere breve, ma dovrebbe anche dare al destinatario un'idea di cosa tratta l'e-mail.
- Ad esempio, un'e-mail casuale a un amico potrebbe semplicemente dire "Che succede?" Se stai inviando un'email con una domanda su un compito, tuttavia, la riga dell'oggetto potrebbe leggere qualcosa come "Compiti di matematica".
- Allo stesso modo, una domanda a un supervisore o professore potrebbe essere etichettata con una riga dell'oggetto come "Domanda" o "Domanda su…" seguita da una breve etichetta che descrive l'argomento in questione.
Tieni presente che un messaggio senza oggetto verrà visualizzato nella posta in arrivo di un destinatario con l'etichetta "(nessun oggetto)".

Passaggio 5. Scrivi il corpo della tua email

Il corpo della tua email dovrebbe essere scritto nella grande casella di testo sotto la riga dell'oggetto.

Il corpo di ogni e-mail dovrebbe in genere includere un saluto, un messaggio e una chiusura.
La natura dell'e-mail è veloce, quindi dovresti generalmente mantenere la lunghezza del tuo messaggio abbastanza breve.

Passaggio 6. Premi il pulsante "Invia"

Dopo aver finito di digitare la tua email, rivedila per verificare che non ci siano errori di ortografia o grammatica e che il messaggio affronti chiaramente l'argomento che volevi sollevare. Se l'e-mail è pronta, premi il pulsante "Invia" nella finestra del messaggio per inviarla ai destinatari elencati.

Parte 2 di 5: scrivere un'e-mail amichevole

Passaggio 1. Sapere quando un'e-mail amichevole è appropriata

Le e-mail amichevoli dovrebbero essere riservate ai propri cari, inclusi amici, familiari e partner romantici. Se il messaggio è di natura casuale e lo stai inviando a qualcuno con cui hai rapporti informali, puoi inviare un'e-mail amichevole.

L'unica volta che non invii un'e-mail amichevole a un familiare o un amico sarebbe se invii un'e-mail di gruppo di natura ufficiale, come una richiesta di donazioni o un annuncio di vendita. Poiché queste e-mail verranno probabilmente inviate anche a persone con cui non hai rapporti occasionali, devi indirizzare l'e-mail verso di loro

Passaggio 2. Mantieni la riga dell'oggetto casuale

Una riga dell'oggetto non è strettamente essenziale, ma è comunque una buona idea includere un oggetto. Sii breve, dolce e al punto.

Se stai solo scrivendo un'e-mail per parlare con un amico, potresti includere una riga dell'oggetto divertente o una semplice come "È da tanto che non ci vediamo!"
Se stai scrivendo con uno scopo, menziona qual è lo scopo. Ad esempio, se decidi di scrivere un'e-mail su un'uscita di gruppo, etichetta l'e-mail con un oggetto che menzioni specificamente quell'uscita.

Passaggio 3. Considerare l'indirizzamento al destinatario per nome

Per un'e-mail amichevole, questo non è strettamente necessario, ma è comunque un modo educato per iniziare il corpo del tuo messaggio.

Il tuo saluto può essere semplice come indicare il nome della persona:

"Bob",
In alternativa, puoi includere anche un saluto amichevole con quel nome:
- "Ehi Bob!"
- "Ciao Bob,"
- "Buongiorno Bob!"

Passaggio 4. Scrivi il tuo messaggio in modo chiaro, ma mantieni il linguaggio informale

Il corpo del tuo messaggio dovrebbe essere facile da capire, ma il tono dovrebbe essere informale e colloquiale.

Leggi la tua e-mail e chiediti se il contenuto dell'e-mail suona come il modo in cui parli di persona. Se è così, hai ottenuto un buon tono per un'e-mail amichevole.
Usa le contrazioni. Le contrazioni non fanno parte della scrittura formale, ma sono una parte comune della conversazione quotidiana, rendendole appropriate per un'e-mail amichevole.
Sentiti libero di usare lo slang. Se lo desideri, puoi includere lo slang di Internet: "thx" invece di "thanks", " "4" invece di "for", " "l8r" invece di "più tardi", ecc.
Usa anche le emoticon quando appropriato.:)

Passaggio 5. Considera la possibilità di firmare il tuo nome

Come i saluti, una chiusura o una firma non è strettamente necessaria per un'e-mail amichevole, ma può essere un buon modo per terminare il messaggio.

La tua chiusura può essere semplice come il tuo nome:
- "Gen"
- "-Jen"
Puoi anche diventare un po' più creativo con la tua chiusura:
- "Più tardi! Jen"
- "Questa email si autodistruggerà tra 3…2…1…"

Parte 3 di 5: scrivere un'e-mail formale

Passaggio 1. Capire quando sono necessarie e-mail formali

Dovresti usare un'e-mail formale quando scrivi a qualcuno con cui non hai rapporti occasionali. Ciò include, tra gli altri, supervisori, collaboratori, clienti e clienti, istruttori e funzionari della comunità o politici.

Nota che potresti scoprire che non sono necessarie e-mail formali rigorose con qualcuno che rientra in una di queste categorie una volta instaurato un rapporto di lavoro con quella persona. Quando un'e-mail "formale" diventa un po' troppo rigida, dovresti scrivere un'e-mail "semi-formale".
- Il tono del tuo messaggio può essere un po' più colloquiale, ma dovresti stare lontano dal gergo di Internet.
- Dovresti comunque includere la tua firma, ma potrebbe non essere necessario fornire tutte le informazioni di contatto sotto il tuo nome.

Passaggio 2. Includere un argomento informativo

L'argomento deve essere breve ma accurato. Vai direttamente alla questione in questione.

Esempio:
- "Domanda del saggio" (quando si scrive un'e-mail a un professore chiedendo dettagli su un compito di saggio)
- "Domanda per annuncio di lavoro di gestione" (quando si invia un'e-mail in risposta a un annuncio di lavoro)
- "Problema con parte #00000" (quando si digita un'e-mail per richiedere il servizio clienti o per segnalare un problema tecnico)

Passaggio 3. Digitare un saluto formale

Un saluto formale dovrebbe includere la parola "Caro" seguita dal nome del destinatario. Usa il cognome del destinatario e un titolo appropriato e segui il saluto con i due punti.

Esempio:
- "Egregio Signor Smith:"
- "Cara signora Jones:"
- "Caro dottor Evans:"

Passaggio 4. Assicurati che il corpo della tua email sia conciso e accurato

Limita il contenuto della tua email a pochi paragrafi che trattano direttamente l'oggetto della tua email. Usa un linguaggio formale e assicurati che l'ortografia e la grammatica siano accurate.

Evitare l'uso delle contrazioni.
Non usare il gergo di Internet o le emoticon.

Passaggio 5. Includere una chiusura appropriata

La chiusura più comune è "Cordiali saluti", ma ce ne sono anche altre che possono funzionare. Mantieni la chiusura gentile e seguila con una virgola.

Altre possibili chiusure includono:
- Saluti
- Distinti saluti
- Distinti saluti
- Grazie
- Auguri

Passaggio 6. Fornisci le informazioni di contatto nella tua firma, quando appropriato

Includi il tuo nome completo sotto la chiusura della tua email. Sotto il tuo nome, potresti voler includere il tuo titolo ufficiale e tutte le informazioni di contatto che ti tornano utili.

Il tuo titolo, se ne hai uno, dovrebbe includere la tua posizione e il nome dell'azienda o dell'istituzione di cui fai parte.
Includi almeno il tuo numero di telefono, numero di fax e indirizzo e-mail. Potresti anche voler includere il tuo indirizzo postale e l'URL del sito web.

Parte 4 di 5: tipi specifici di e-mail amichevoli

Passo 1. Scrivi un'e-mail a un amico che si è trasferito.

Se un amico, un parente o una persona cara si è recentemente trasferito in una nuova posizione, scrivi un'e-mail per fare il check-in chiedendo come è andato il trasloco, com'è il nuovo quartiere e così via.

Passaggio 2. Invia un'e-mail amichevole a un amico che non ti ha mai fornito un indirizzo e-mail

Se hai ricevuto l'indirizzo e-mail di un amico occasionale da una terza parte, è importante che utilizzi la tua e-mail per verificare che l'indirizzo sia corretto e che chiarisci rapidamente chi sei.

Passaggio 3. Impara a scrivere un'email a un ragazzo.

Se sei una ragazza che scrive un'email a un ragazzo per la prima volta, potresti sentirti un po' innervosita. Questo è particolarmente vero se il ragazzo a cui stai scrivendo è un potenziale materiale per una cotta. Prova a scrivere un'email che sembri casuale ma intelligente e composta.

Sebbene sia una mossa piuttosto rischiosa, puoi anche usare l'e-mail per dire a un ragazzo che ti piace

Passaggio 4. Impara come scrivere un'email a una ragazza.

Se sei un ragazzo che scrive un'e-mail a una ragazza per la prima volta, il compito può sembrare piuttosto scoraggiante. Mantieni la calma e scrivi un messaggio che sia allo stesso tempo informale e ben strutturato.

Passaggio 5. Componi un'e-mail civettuola

Se vuoi essere carino e giocoso con il destinatario della tua email, usa lo stesso tipo di linguaggio che useresti per flirtare con quella persona nella realtà. Anche le emoticon e gli "abbracci e baci" (xoxo) sono utili.

Allo stesso modo, scrivi un'e-mail civettuola a qualcuno su un sito di incontri. Per un'e-mail come questa, tuttavia, devi essere sia civettuolo che informativo in modo che il destinatario abbia una buona idea di chi sei

Passaggio 6. Scrivi un'e-mail d'amore

In questa era digitale, l'e-mail d'amore può essere vista come l'equivalente della lettera d'amore. Se il tuo partner romantico è assente e vuoi inviare una breve nota che esprima il tuo amore, l'e-mail è il modo più veloce per farlo.

Parte 5 di 5: tipi specifici di e-mail formali

Passaggio 1. Candidati per un lavoro via e-mail

Quando invii il tuo curriculum e la tua domanda di lavoro via e-mail, devi spiegare per quale lavoro ti stai candidando, perché lo vuoi e quali qualifiche hai che ti rendono adatto per il lavoro. Dovresti anche includere il tuo curriculum come allegato.

Allo stesso modo, puoi anche scrivere un'e-mail per richiedere uno stage. Descrivi che tipo di tirocinio stai cercando e come ti aiuterà a raggiungere i tuoi obiettivi di carriera. Fornisci anche i motivi per cui dovresti essere selezionato per il tirocinio.
Invia un'e-mail di follow-up se non hai ancora ricevuto una risposta sulla posizione per cui ti sei candidato.

Passaggio 2. Impara a scrivere un'email al tuo professore

Inviare un'e-mail a un professore può sembrare intimidatorio, ma non è più difficile di qualsiasi altra e-mail formale. Il tuo professore è probabilmente una persona impegnata, quindi mantieni le tue domande il più concise possibile.

Se il tuo professore ti conosce abbastanza bene, puoi anche inviare un'e-mail al tuo professore quando chiedi una lettera di raccomandazione

Passaggio 3. Scrivi una lettera di richiesta via e-mail

Una lettera di richiesta è una lettera che chiede a un editore se prenderebbe in considerazione l'idea di accettare un lavoro di scrittura per la pubblicazione. Devi descrivere il lavoro in questione abbastanza bene da dare all'editore una buona idea di cosa si tratta.

Passaggio 4. Utilizzare l'e-mail per contattare le risorse umane

Se hai un problema relativo alle risorse umane sulla tua azienda, il modo più veloce per risolverlo è inviare un'e-mail alle persone corrette nelle risorse umane. Assicurati che l'e-mail affronti chiaramente il problema.