Le e-mail sono un modo semplice e veloce per entrare in contatto con colleghi e altri soci in affari e sono uno strumento efficace per programmare tutti i tipi di riunioni. Sia che tu stia cercando di fissare un appuntamento con un collega, un superiore o un perfetto sconosciuto, devi prima formattare l'e-mail con una riga dell'oggetto e un testo del corpo chiari. Dopo aver firmato l'e-mail e inviato il messaggio, attendi 3-5 giorni prima di inviare una risposta di follow-up.
Passi
Metodo 1 di 2: formattazione dell'e-mail
Passaggio 1. Menziona nella riga dell'oggetto che vorresti incontrare
Indica chiaramente il tuo scopo nella riga dell'oggetto dell'e-mail, in modo che il destinatario sappia immediatamente che vorresti incontrarlo. Evita di usare un linguaggio vago come "Riunione" o "Possibile orario di incontro". Utilizza invece date e intervalli di tempo specifici nella riga dell'oggetto in modo che il destinatario sappia subito cosa aspettarsi.
Ad esempio, digita qualcosa del genere: "Richiesta di riunione per il 17/5 alle 11:00"
Passaggio 2. Usa un saluto appropriato per iniziare la tua email
Prova a usare un saluto standard e formale quando inizi a scrivere il tuo messaggio. Se stai contattando un funzionario pubblico o un altro individuo illustre che non hai mai incontrato, utilizza il titolo completo nell'intestazione. Se stai contattando un collega o un superiore, usa un titolo onorifico come "Mr.", "Mrs.", "Mx." o "Miss". Come regola generale, prova a utilizzare saluti come "Caro", "Ciao" e "Ciao" per iniziare la tua email.
- Se ti rivolgi a un ufficio generale o a un gruppo anziché a un individuo, usa invece "A chi può interessare".
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Ad esempio, se ti stavi rivolgendo al tuo superiore, prova a redigere il saluto in questo modo:
“Caro signor Jackson, Spero che questo messaggio ti trovi bene! Volevo contattarti in merito a un possibile incontro.”
Passaggio 3. Presentati se stai incontrando un perfetto sconosciuto
Dedica il tuo primo paragrafo a una breve introduzione se stai scrivendo a un pubblico ufficiale o a un'altra persona che non hai mai incontrato prima. Concentrati sul tuo nome, posizione e connessione professionale, in modo che il destinatario sappia chi sei e perché lo stai contattando. Se stai contattando qualcuno che già conosci, come un capo o un collega, non sentirti obbligato a includere un paragrafo introduttivo.
- La tua introduzione non dovrebbe richiedere molto tempo per essere letta.
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Prova a scrivere qualcosa del genere:
Gentile signora Atkins, Mi chiamo Sarah Clement e lavoro per il Jones County Animal Shelter.
Passaggio 4. Descrivi il motivo dell'incontro e la sua importanza complessiva
All'inizio dell'e-mail (dopo la tua introduzione, se hai scelto di includerne una), indica il tipo di incontro che vorresti avere con il destinatario e se sarà un affare formale o casuale. Dopo aver spiegato a cosa serve la riunione, spiega perché la riunione è importante per l'attività che stai cercando di completare. Cerca di mantenere la tua spiegazione breve, poiché il tuo destinatario potrebbe non avere molto tempo per leggere la tua email.
Ad esempio, prova a scrivere qualcosa del genere: "Puoi incontrarmi la prossima settimana per discutere dell'imminente campagna di adozione? Dato che sei l'attuale consulente finanziario per il rifugio per animali, credo che potresti fornire molte informazioni sul budget di lavoro dell'organizzazione per l'evento"
Passaggio 5. Suggerisci un luogo e un orario possibili per la riunione
Prova a pensare a un luogo noto e facilmente accessibile al destinatario. Se lavori nello stesso edificio o in un luogo generico della persona a cui stai inviando l'email, verifica se puoi incontrarti durante una pausa pranzo. Se tu e il destinatario non vivete o lavorate in un luogo vicino, prova a suggerire un ristorante o un'altra area pubblica dove potresti incontrarti. Inoltre, menziona una serie di orari che funzionano per te, in modo che il destinatario possa comunicarti la sua disponibilità più facilmente.
- Se entrambi avete molti impegni, considerate di programmare una riunione telefonica o in videoconferenza.
- Ad esempio, abbozza qualcosa del genere: "Potresti fare un salto al rifugio per animali questa settimana? Sarò alla reception tutti i giorni dalle 9 alle 17.”
Passaggio 6. Chiedi al destinatario di rispondere al tuo messaggio
Dal momento che stai programmando tecnicamente un evento, chiedi gentilmente al destinatario di rispondere con la sua disponibilità. Se stai contattando una persona particolarmente impegnata, ricorda che potrebbero volerci un giorno o due per rispondere. Indietro.
Ad esempio, dì qualcosa del genere: "Se potessi farmi sapere la tua disponibilità per la prossima settimana, te ne sarei davvero grato!"
Passaggio 7. Utilizzare un linguaggio di chiusura cordiale quando si termina l'e-mail
Disegna una frase conclusiva che riformula lo scopo della tua email, in modo che il destinatario capisca chiaramente lo scopo della riunione. Usa un tono amichevole per firmare la tua e-mail, usando frasi come "Cordiali saluti", "Grazie" o "I migliori auguri". Dopo aver scritto la firma, lascia una firma sotto il tuo nome, che riaffermi la tua posizione o carriera attuale.
- Rivolgi la tua lingua al destinatario. Se stai parlando con un collega, una conclusione come "Ci vediamo presto" avrebbe più senso di "Cordiali saluti". Se stai contattando un superiore, "Cordiali saluti" o "I migliori auguri" sarebbe più appropriato di una firma casuale come "Ci vediamo".
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Ad esempio, scrivi qualcosa del genere:
Non vedo l'ora di incontrarti presto, perché voglio che questa campagna di adozione abbia il maggior successo possibile.
Cordiali saluti, Sara Clemente
Coordinatore delle attività, Jones County Animal Shelter
Passaggio 8. Includere eventuali allegati pertinenti relativi alla riunione
Allega eventuali documenti, fogli di calcolo o altri file pertinenti che potrebbero aiutare a preparare il destinatario per la riunione. Se stai contattando qualcuno riguardo a un argomento complesso, includi tutti gli opuscoli o le schede tecniche necessarie per aiutare il destinatario a comprendere l'argomento della riunione.
Ad esempio, se stai discutendo delle modifiche al budget per un evento imminente, potresti voler includere un foglio di calcolo del budget dell'anno precedente
Passaggio 9. Utilizzare un linguaggio professionale e una grammatica corretta in tutta l'e-mail
Correggi il tuo messaggio per eventuali errori grammaticali e ortografici evidenti, in modo che la tua bozza finale appaia il più lucida e pulita possibile. Inoltre, rimuovi eventuali abbreviazioni o slang che fanno sembrare il messaggio più casuale o più difficile da capire. Se la tua bozza finale non ha un aspetto e un suono professionale, il destinatario potrebbe non prendere sul serio la tua richiesta.
Sebbene gli emoji possano essere divertenti da usare in messaggi di testo ed e-mail casuali, non dovresti usarli per richiedere un incontro
Metodo 2 di 2: Seguire il destinatario
Passaggio 1. Scrivi un'email di follow-up se il destinatario non ti risponde entro 3-5 giorni
Concedi al destinatario alcuni giorni per leggere e rispondere alla tua richiesta. Se non ricevi risposta entro una settimana lavorativa, invia alla persona un'e-mail veloce per ricordare loro che stai aspettando una risposta. Sottolinea che sei grato per l'opportunità di incontrarli e che sei grato per il loro tempo.
- Le chiamate di follow-up sono anche un modo efficiente per fare il check-in con la persona con cui stai cercando di incontrare.
- Ad esempio, abbozza qualcosa del genere: "Volevo solo ricontattarti in merito alla mia richiesta di riunione. Quando hai un momento libero, potresti dirmi la tua disponibilità per un incontro la prossima settimana?"
Passaggio 2. Appianare le specifiche della riunione in un'e-mail aggiuntiva
Negozia con il programma dell'altra persona una volta che risponde. Prendi nota della disponibilità dell'altra persona e conferma l'orario della riunione in una data in cui entrambi siete disponibili. Prova a confermare una data e un'ora entro 1-2 e-mail per evitare confusione e disordine nella tua casella di posta.
- Cerca di essere il più flessibile possibile. Se stai contattando una persona impegnata, potrebbe non essere in grado di incontrarti subito.
- Non programmare una riunione all'ultimo minuto. Se il destinatario è occupato, potresti non essere in grado di concordare una data per l'incontro.
Passaggio 3. Invia un promemoria o una conferma alcuni giorni prima della riunione
Se desideri essere più preparato prima della riunione programmata, prova a inviare un'email di conferma al destinatario come promemoria. Non rendere questa e-mail troppo lunga, invece, indica il giorno, l'ora e il luogo in cui prevedi di incontrarti per ricontrollare che la riunione sia ancora programmata.
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Ad esempio, scrivi qualcosa del genere:
Volevo solo confermare che ci incontreremo ancora il 17 maggio alle 11:00 al Jones County Animal Shelter.
