Access è un gestore di database relazionali che ti consente di importare uno o più database Excel nel suo sistema in modo da poter abbinare campi comuni tra di loro o tra di loro. Poiché un singolo file di Access può contenere più fogli di calcolo Excel, il programma è anche un ottimo modo per aggregare o analizzare grandi quantità di informazioni. Prima, però, devi importare il foglio di calcolo di Excel in Access. Ciò richiede solo alcuni passaggi chiave.
Passi
Parte 1 di 3: Preparazione all'importazione di Excel in Access
Passaggio 1. Apri entrambi i programmi sul tuo computer
Dovrai acquistare e scaricare un pacchetto Microsoft Office che include sia Excel che Access. Puoi farlo online tramite il sito Microsoft.
- Una volta scaricati i programmi, fai clic su "Start" in Windows e seleziona "Tutti i programmi".
- Fare clic su "Microsoft Office", quindi selezionare "Accesso" (o "Excel") dal menu a discesa. Potresti avere già creato un foglio di calcolo Excel che qualcun altro ti ha inviato o che hai scaricato da altrove. Avere Office sul tuo computer ti consente di aprirlo.
Passaggio 2. Pulisci il foglio di calcolo Excel prima di importarlo in Access
Sarà più semplice eseguire alcuni semplici passaggi prima di importare il foglio di calcolo Excel in Access. La chiave è che i tuoi dati devono essere coerenti tra i fogli di calcolo importati.
- È una buona idea assicurarsi che la prima riga del foglio di calcolo di Excel contenga le intestazioni delle colonne (o i nomi dei campi) e che siano molto chiare e facili da capire. Ad esempio, per una colonna che contiene i cognomi delle persone, potresti voler chiamare l'intestazione della colonna/il nome del campo "cognome". Sii chiaro e preciso perché sarà più facile quando proverai ad abbinare le intestazioni di colonna in un foglio Excel con un altro.
- L'accesso consente di collegare campi comuni tra due o tra molti fogli di calcolo. Supponiamo che tu abbia un foglio Excel che contiene informazioni sul libro paga. Include nome e cognome, indirizzi e stipendi delle persone. Supponiamo, per amor di discussione, di voler abbinare quel foglio all'interno di Access a un secondo foglio Excel che contiene informazioni sui contributi finanziari della campagna. Questo secondo foglio contiene i nomi, gli indirizzi e le donazioni delle persone. Ciò che Access ti consente di fare è abbinare tra loro intestazioni di colonna diverse. Ad esempio, puoi collegare le intestazioni dei nomi per vedere quali persone con lo stesso nome appaiono in entrambi i database.
- Scansiona i fogli di Excel per assicurarti che ogni tipo di dati venga gestito allo stesso modo e puliscilo prima di importarlo in Access. Deve essere ciò che Access chiama "relazionale". Ad esempio, se l'ipotetico foglio di calcolo per il libro paga conteneva il nome, il cognome e l'iniziale del secondo posto in una colonna, ma il secondo foglio di calcolo conteneva solo il nome e il cognome in colonne separate, Access lo registrerà come nessuna corrispondenza. È necessario che ci siano intestazioni/campi di colonna corrispondenti.
Passaggio 3. Dividi le informazioni all'interno di una colonna in Excel
Per risolvere questo problema, potresti voler dividere le informazioni in una colonna all'interno di Excel, in modo che non si registri erroneamente come "nessuna corrispondenza" in Access.
- Ad esempio, potresti voler dividere il nome nella propria colonna, l'iniziale centrale nella propria colonna e il cognome nella propria colonna. Se è già stato fatto allo stesso modo nel secondo foglio di calcolo, quando colleghi, ad esempio, cognome con cognome in Access, dovrebbe generare corrispondenze quando i nomi sono gli stessi.
- Per dividere una colonna in Excel, evidenzia la colonna che contiene le informazioni che desideri suddividere. Fare clic su "dati" nella barra degli strumenti all'interno del programma Excel. Fare clic su "testo in colonne". Generalmente, sceglierai l'opzione "delimitato". Fare clic su Avanti.
Passaggio 4. Continua a utilizzare la procedura guidata per dividere le colonne unite
Ora sei pronto per completare il processo di suddivisione delle informazioni unite in una colonna in più colonne.
- Scegli come i dati all'interno della colonna sono "delimitati". Ciò significa che ogni informazione nella colonna è separata da qualcosa. Le scelte più comuni includono uno spazio, una virgola o un punto e virgola. Spesso le informazioni sono semplicemente separate da uno spazio. Come nell'esempio seguente: supponiamo che il nome "John A. Doe" appaia in una singola colonna. Il nome John è separato dall'iniziale centrale A da uno spazio. Il cognome Doe è separato dall'iniziale centrale A da uno spazio. Quindi scegli lo spazio nella procedura guidata delimitata.
- Fare clic su Avanti. Fare clic su Fine. Il programma dovrebbe dividere John, A. e Doe in tre colonne. È quindi possibile assegnare alle nuove colonne nuovi nomi di intestazione per indicare il tipo di informazioni in esse contenute (cognome, nome, ecc.). È una buona idea creare diverse colonne vuote a destra dei dati che stai suddividendo prima di farlo perché spingerà i dati nelle nuove colonne vuote (anziché nelle colonne che contengono già informazioni).
Parte 2 di 3: importazione di Excel in Access
Passo 1. Apri il programma Access sul tuo computer
Vai al menu Start, scegli Microsoft Office e fai clic su Microsoft Access. È necessario aprire un nuovo database di Access vuoto per importare il foglio Excel al suo interno.
- Scegli "database desktop vuoto" per creare un nuovo database all'interno del programma Access.
- Dagli un nuovo nome se vuoi. Fai clic su "crea".
Passaggio 2. Importa un foglio di calcolo Excel in Access
Il passaggio successivo consiste nell'estrarre il foglio di calcolo Excel (o più di uno) nel database di Access.
- Fare clic su "Dati esterni" nella barra degli strumenti una volta che si è all'interno del gestore di database di Access. Scegli "Excel". In alcune versioni di Access, troverai questa funzione facendo clic su "file" nella barra degli strumenti e su "Ottieni dati esterni".
- Dove dice "nome file", fai clic su "sfoglia". Questo ti permetterà di trovare il tuo foglio Excel sul tuo computer.
- Lascia selezionata la casella che dice "importa i dati di origine in una nuova tabella nel database corrente". Verrà selezionato per impostazione predefinita.
- Quando trovi il foglio di calcolo Excel che desideri importare sul tuo computer, fai clic su di esso. Fare clic su "OK". Questo ti porterà nella procedura guidata per l'importazione di Excel in Access.
Parte 3 di 3: utilizzo della procedura guidata per completare il processo di importazione
Passaggio 1. Seguire i passaggi della procedura guidata che appare in Access
Per completare il processo di importazione del foglio di calcolo, è necessario completare i passaggi della procedura guidata.
- Scegli il foglio di lavoro all'interno del foglio di calcolo Excel che desideri importare. A volte, questo è semplice perché il foglio di calcolo di Excel è solo un foglio. Tuttavia, a volte le persone creano più pagine all'interno di un singolo foglio di calcolo Excel, che puoi vedere facendo clic sulle schede nella parte inferiore del foglio di calcolo. In tal caso, è necessario indicare alla procedura guidata di accesso quale foglio di calcolo si sta scegliendo. Fare clic su Avanti.
- La pagina successiva ha una casella che chiede se la prima riga nel foglio Excel ha intestazioni di colonna. Ciò significa la riga in un foglio di calcolo che identifica i dati in ciascuna colonna (come cognome, indirizzo, stipendio, ecc.). È una buona idea se prima hai ripulito il foglio Excel per assicurarti che la prima riga abbia intestazioni di colonna chiaramente definite. Quindi, controlla sì che la prima riga contenga le intestazioni delle colonne. Questo è l'approccio più semplice. Fare clic su Avanti.
- Se la tua prima riga non contiene intestazioni di colonna, la pagina successiva ti chiede se desideri rinominare quelli che vengono chiamati "campi" in Access (queste sono intestazioni di colonna). Se non hai già nominato ogni campo in modo chiaro e facile da riconoscere prima dell'importazione (consigliato), puoi farlo qui.
Passaggio 2. Completa il processo di importazione
Sono rimasti solo pochi passaggi nel processo di importazione. La pagina successiva della procedura guidata ti chiederà se desideri identificare una chiave primaria.
- Non devi farlo, ma puoi farlo. Una chiave primaria significa che il programma per computer assegnerà a ciascuna riga di informazioni un numero univoco. Questo può essere utile in seguito quando si ordinano i dati. Fare clic su Avanti.
- La schermata finale della procedura guidata ha uno spazio che fornisce un nome predefinito. Puoi cambiare il nome del foglio Excel che stai importando (diventerà una "tabella" in Access sul lato sinistro della pagina quando finisci di importarlo).
- Fai clic su "importa". Fare clic su "chiudi". Vedrai il tuo tavolo sul lato sinistro dello schermo. Ora è importato in Access.
- Se desideri collegare più di un set di dati, ripeti questo processo con un altro o più fogli di calcolo Excel. Ora sei pronto per abbinare i dati nei fogli all'interno di Access.
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Avvertenze
- Se il file Excel proviene da una versione di Office diversa da Access, potresti avere problemi a importare i file senza problemi.
- Non può essere sottolineato abbastanza: è necessario ripulire il foglio di calcolo Excel prima di importarlo. In parte questo significa analizzare i dati che hai per i problemi.
- Conserva sempre una copia dei fogli di calcolo originali, quindi se li sbagli, puoi ripetere il processo.
- Non puoi importare più di 255 campi in Access.
