Un'e-mail di condivisione delle conoscenze è un'e-mail progettata per condividere informazioni, in particolare sul posto di lavoro o in un altro ambiente professionale. La condivisione delle conoscenze è un ottimo modo per mostrare ai tuoi colleghi che tieni a loro e vuoi condividere ciò che sai con loro, nella speranza che possa aiutarli in futuro. Può anche aiutare a rafforzare le tue connessioni professionali. Cerca di rendere le tue e-mail di condivisione delle conoscenze il più chiare e digeribili possibile. Questo li renderà facili da comprendere e assorbire per gli altri.
Passi
Metodo 1 di 2: composizione della tua email
Passaggio 1. Indica lo scopo della tua email in modo chiaro e breve nella riga dell'oggetto
Scrivi una riga dell'oggetto che dia al tuo pubblico un'anteprima chiara di cosa aspettarsi quando aprono la tua email. Cerca di mantenere la lunghezza della riga dell'oggetto a circa 7 parole.
- Ad esempio, se desideri condividere le conoscenze acquisite durante la partecipazione a una conferenza di programmazione, puoi inserire nell'oggetto qualcosa del tipo: "Key Takeaways from Miami Coders Conference 2020".
- Le email con oggetti vaghi o eccessivamente lunghi hanno molte meno probabilità di essere aperte. Allontanati da brevi righe dell'oggetto di appena 1-2 parole che non indicano in modo efficace di cosa tratta l'e-mail.
Consiglio: se desideri che le persone leggano la tua e-mail di condivisione delle conoscenze entro un determinato periodo di tempo, includi una data nella riga dell'oggetto. Ad esempio, potresti inserire "Progressi del settore da discutere nella riunione del 2 agosto".
Passaggio 2. Inizia l'e-mail con un saluto diretto al tuo pubblico specifico
Pensa al pubblico a cui intendi inviare la tua e-mail di condivisione delle conoscenze e scegli un saluto con un livello appropriato di formalità. Rendi il saluto comprensivo di tutti coloro che riceveranno l'e-mail.
- Ad esempio, se stai inviando l'e-mail a un piccolo team di programmatori con cui lavori a stretto contatto e che conosci bene, potresti iniziare l'e-mail con qualcosa di super informale e amichevole come: "Buon pomeriggio, miei compagni ninja di programmazione".
- Se stai inviando un'e-mail di condivisione delle conoscenze a livelli superiori o a qualche tipo di gruppo che contiene persone che non conosci personalmente, potresti scegliere un saluto più formale sulla falsariga di: "Cari membri del comitato esecutivo" o " Buongiorno, team di marketing."
- Se stai condividendo la conoscenza con solo 1 o 2 persone, puoi indirizzarle per nome nel messaggio di saluto della tua e-mail.
- In caso di dubbio, puoi semplicemente usare qualcosa di generico come: "Ciao a tutti" o "Buon pomeriggio".
Passaggio 3. Scrivi un breve background o contesto all'inizio dell'e-mail
Inizia con un breve paragrafo, proprio sotto il tuo saluto, che spiega cosa condividerai nella tua email. Ciò fornirà ai lettori più contesto per ciò che stanno per leggere rispetto alla riga dell'oggetto.
Ad esempio, se stai condividendo gli insegnamenti di una conferenza sulla programmazione, puoi scrivere qualcosa del tipo: "La scorsa settimana ho avuto la fortuna di partecipare all'edizione 2020 della Miami Coders Conference. Vorrei condividere con voi alcuni dei punti salienti della conferenza di 2 giorni, durante la quale abbiamo appreso dell'intelligenza artificiale e delle tendenze della codifica per il 2021. Spero che questa conoscenza sia utile e interessante per voi quanto lo è per me.”
Passaggio 4. Suddividi il corpo dell'e-mail in sezioni
Dividi i punti principali che vuoi condividere in sezioni coerenti, in modo che sia più facile da seguire e digerire. Metti i titoli all'inizio di ogni sezione di informazioni per chiarire di cosa tratta il testo sottostante. Suddividi sezioni lunghe in più paragrafi più brevi per suddividere le informazioni, invece di scaricare semplicemente un mucchio di informazioni in un lungo blocco di testo.
- Assicurati che ognuno dei tuoi paragrafi contenga punti correlati. Se stai iniziando un nuovo pensiero, inizia a scrivere un nuovo paragrafo.
- Ad esempio, se desideri condividere ciò che hai appreso sull'intelligenza artificiale e sulle tendenze di codifica in una recente conferenza a cui hai partecipato, potresti strutturare la tua email in questo modo: un'intestazione di sezione che dice "Aggiornamenti del settore dell'intelligenza artificiale", quindi scrivere alcuni paragrafi sull'argomento, seguito da un'altra sezione che dice "Tendenze di codifica per il 2021", seguita da qualche altro paragrafo.
Passaggio 5. Concludi il corpo dell'email con un paragrafo di riepilogo
Scrivi un breve paragrafo prima della tua firma che ribadisca alcune delle informazioni principali contenute nella tua email. Fai sapere ai tuoi lettori cosa speri che ottengano dalla conoscenza condivisa e includi eventuali elementi di azione pertinenti.
- Ad esempio, puoi dire qualcosa del tipo: "Come puoi vedere, ci sono molti nuovi entusiasmanti sviluppi nell'intelligenza artificiale per quanto riguarda il marketing e ci sono alcune nuove tendenze di programmazione interessanti a cui prestare attenzione nel 2021. Spero che applicherai queste informazioni ai nostri progetti di sviluppo e pensare a modi in cui possiamo migliorare i nostri prodotti nel prossimo anno”.
- Un esempio di azione potrebbe essere qualcosa del tipo: "Abbiamo in programma di condividere alcuni dei nostri pensieri su tutte queste informazioni nella riunione di venerdì. Per favore, vieni preparato con almeno 1 punto da discutere.”
Passaggio 6. Termina la tua email con un segno di chiusura seguito dal tuo nome e titolo
Scegli una conclusione breve e amichevole con un livello appropriato di formalità per il tuo pubblico. Includi il tuo nome e titolo alla fine, in modo che le persone sappiano esattamente da chi proviene l'email che hanno appena letto, il che è particolarmente importante se non conosci personalmente tutti i membri del tuo pubblico.
- Esempi di approvazioni casuali che funzionano per quasi tutte le email sono: "Grazie", "Saluti" e "Cordiali saluti".
- Alcune firme più formali sono: "Cordiali saluti" e "Cordiali saluti".
- Alcune idee per firme ancora più casuali, che potresti usare per un'e-mail alle persone con cui lavorare o vedere ogni giorno, sono: "Ci vediamo domani" e "Cin cin".
- Se condividi conoscenze al di fuori della tua organizzazione, includi anche il nome della tua organizzazione dopo il tuo nome e titolo, in modo che le persone sappiano da dove le stai scrivendo.
Metodo 2 di 2: rendere la tua email facile da leggere
Passaggio 1. Mantieni la tua email il più breve possibile
Cerca di includere tutte le informazioni che desideri condividere con il minor numero di parole possibile. Più lunga è la tua email, meno è probabile che le persone con cui vuoi condividere le tue conoscenze le leggano per intero.
- Se stai scrivendo su un argomento particolarmente complesso, puoi sempre includere collegamenti a fonti esterne o allegati per fornire informazioni più dettagliate. In questo modo, coloro che sono interessati a ciò che condividi possono approfondire l'argomento.
- Non esiste una regola fissa per quanto tempo dovrebbe essere un'e-mail di condivisione della conoscenza e dipenderà molto dal tipo di informazioni che stai condividendo e dalla complessità dell'argomento. Una buona regola pratica è quella di non scrivere un'e-mail più a lungo di quanto vorresti leggere da solo.
Passaggio 2. Evidenzia le informazioni importanti con elenchi puntati o numerati
Ripeti le informazioni chiave dei paragrafi di testo in elenchi puntati o numerati. Questo aiuta a ribadire la conoscenza che stai condividendo e offre ai lettori qualcosa a cui dare un'occhiata rapidamente per ottenere alcuni dei punti principali della tua email.
Ad esempio, potresti creare un elenco con un titolo come "Top 5 tendenze di marketing per il 2021" e scrivere le tendenze da 1 a 5 in un elenco numerato sottostante. I lettori possono facilmente vedere quali sono le tendenze, quindi leggere il testo della tua email se desiderano informazioni più approfondite
Passaggio 3. Utilizza il più possibile un linguaggio semplice e di facile comprensione
Evita di usare parole grosse e gergo per spiegare i tuoi punti a meno che non sia assolutamente necessario. Ciò renderà la tua email molto più facile da leggere e comprendere da un pubblico più ampio che probabilmente non ha familiarità con l'argomento di cui stai scrivendo quanto te.
Considera anche il tuo pubblico quando scegli quale lingua usare. Se stai scrivendo a un piccolo gruppo di programmatori, ad esempio, puoi probabilmente farla franca utilizzando più gergo di codifica nella tua e-mail rispetto a se stai scrivendo a un pubblico variegato
Consiglio: se hai assolutamente bisogno di usare una parola che le persone potrebbero non conoscere per spiegare un punto, fornisci una definizione la prima volta che usi la parola nel contenuto della tua email.
Passaggio 4. Scrivi con un tono professionale
Sii educato, usa la grammatica e la punteggiatura corrette e scegli le parole con attenzione. Evita di scrivere in un tono casuale e non usare lo slang o un linguaggio poco professionale. Questo ti aiuterà a sembrare professionale e ben informato sull'argomento di cui stai condividendo le informazioni.
- Ad esempio, non scrivere parole tutte in maiuscolo e usa i punti esclamativi con parsimonia, così non ti sembrerà di urlare al tuo pubblico.
- Non usare parole o frasi gergali come "yo", "che succede" o "y'all", per citarne alcuni.
Passaggio 5. Attenersi a caratteri, caratteri e formattazione e-mail standard
Non utilizzare caratteri o caratteri speciali che alcuni sistemi non hanno. Usa un carattere di sistema standard integrato nel tuo server di posta elettronica, attieniti all'utilizzo di caratteri che si trovano su una tastiera standard e non scherzare con la formattazione predefinita della tua e-mail.
Ciò garantirà che praticamente chiunque riceva la tua email su un computer diverso o tramite un server di posta diverso vedrà esattamente ciò che hai visto quando hai scritto la tua email
Suggerimenti
- Considera sempre il tuo pubblico quando scrivi un'e-mail di condivisione delle conoscenze. Questo ti aiuterà a determinare il livello di formalità, il tono e il linguaggio da usare.
- Assicurati di inviare un'e-mail di condivisione delle conoscenze alle persone che ne trarranno i maggiori benefici. Ad esempio, un programmatore potrebbe non essere interessato alle tendenze e agli sviluppi del settore del marketing, ma potrebbe farlo qualcuno nel servizio clienti.
- Prima di comporre un'e-mail di condivisione delle conoscenze, chiediti se è il modo migliore per condividere le informazioni. In alcuni casi, potresti decidere che una riunione di persona o una presentazione in videoconferenza sarebbe più efficace.
- Crea uno schema di ciò che desideri condividere prima di scrivere la tua email. Ad esempio, se desideri condividere alcune tecniche di marketing apprese in un webinar a cui hai partecipato, potresti annotare i punti principali come "nuove tecniche SEO", "strategie di email marketing" e "migliori pratiche di content marketing".
Avvertenze
- Assicurati che la lingua che usi nella tua e-mail sia comprensibile da tutti i membri del tuo pubblico. Ad esempio, non usare un sacco di gergo di programmazione se stai scrivendo a tutta la tua azienda.
- Rileggi sempre le bozze e controlla l'ortografia delle tue e-mail prima di inviarle. Se la tua e-mail contiene errori, non ti imbatterai in una fonte di conoscenza affidabile.
